Ei ole yhtä kokoa, joka sopii kaikille. Excelin osalta oletusasetukset toimivat useimmissa tapauksissa hyvin. Mutta tarvittaessa voit helposti muokata monia Excel -asetuksia.
Tässä blogikirjoituksessa näytän sinulle, miten voit muokata työkirjasi ja saada paremman laskentataulukkokokemuksen Excel -asetusten avulla.
Excel -asetusten käyttäminen
Excel -asetukset -valintaikkunan avaaminen:
Excel 2010/13: Siirry kohtaan Tiedosto -> Asetukset.
Excel 2007: Valitse Valikot -> Työkalut -> Excel -asetukset.
Älä hukkua kaikkiin Excel -asetukset -valintaikkunan luokkiin ja valintaruutuihin. Sinun ei tarvitse muuttaa kaikkea, ja useimmissa tapauksissa oletusasetus toimii hyvin. Mutta tässä on joitain ominaisuuksia, joiden avulla voit hallita paremmin Excel -laskentataulukoidesi käyttäytymistä.
#1 Muuta oletusfontin tyyppi ja koko
Excel käyttää oletusarvoisesti Calibri -kirjasinkokoa 11. Jos sinä tai organisaatiosi käytät eri kirjasintyyppiä ja kokoa, voit muuttaa oletusasetusta seuraavasti:
- Valitse Excel -asetuksissa Yleiset.
- Vaihda Yleiset asetukset -kohdassa Kun luot uusia työkirjoja -osiossa oletusfontin tyyppi ja kirjasinkoko.
Kun avaat uuden työkirjan, se käyttää oletusarvoisesti uutta fonttiasetusta.
#2 Tallenna tiedostot aina .xls -muodossa
Jos jaat Excel -työkirjasi ihmisten kanssa, joilla on vuoden 2003 versio, sinun on vaihdettava muoto manuaalisesti .xls -muotoon. Sen sijaan, että teet tämän manuaalisesti joka kerta, voit muuttaa oletustiedostomuodon Tallenna -asetusta.
Tässä on seuraavat vaiheet:
- Valitse Excel -asetuksissa Tallenna.
- Muuta Tallenna-vaihtoehdon Tallenna työkirjat -osiossa Tallenna tiedostomuoto Excel 97-2003 -työkirjaksi.
Voit myös asettaa oletusasetukseksi Excelin makrotukikirjan, jos käytät makroja.
Nyt kun tallennat työkirjan, se tallennetaan .xls -muodossa.
#3 Vaihda laskentatila automaattisesta manuaaliseksi
Automaattisessa laskennassa uudelleenlaskenta käynnistyy aina, kun solussa/arvossa tapahtuu muutoksia, jotka vaikuttavat kaavoihin (varsinkin haihtuviin kaaviin). Laskentataulukoissa, joissa on paljon tietoja ja kaavoja, tämä uudelleenlaskenta voi tuhlata paljon aikaa (ja useimmiten se on tarpeetonta) ja hidastaa työkirjamme.
Voit säästää aikaa muuttamalla laskenta -asetuksen manuaaliseksi. Tehdä tämä:
- Valitse Excel -asetuksissa Kaavat.
- Muuta Kaavat -asetuksissa laskutoimituksiksi Manuaalinen.
Kun manuaalinen tila on valittu, sinun on pakotettava uudelleenlaskenta manuaalisesti painamalla F9 -näppäintä.
#4 Pidä aktiivinen solu valittuna Enter -näppäimen painamisen jälkeen
Jos valitset oletuksena solun ja painat enter, valinta laskee. Monissa tapauksissa saatat haluta pitää saman solun valittuna Enter -näppäimen painamisen jälkeen.
Voit tehdä tämän muutoksen seuraavasti:
- Valitse Excel -asetuksissa Lisäasetukset.
- Poista Editointiasetukset -valintaruutu kohdasta "Siirrä valinta Enter -painikkeen painamisen jälkeen".
VIHJE: Voit saavuttaa saman vaikutuksen myös painamalla Control + Enter (Enter -näppäimen sijaan).
#5 Lisää desimaalipisteet automaattisesti tietojen syöttämisen aikana
Jos työsi sisältää paljon numeerisia tietoja desimaaleilla, tämä olisi erittäin hyödyllistä.
Näin se toimii - Jos joudut syöttämään numeerisia arvoja kahdella datapisteellä, kirjoita 123,45, voit kirjoittaa vain 12345 ja Excel lisää automaattisesti kaksi desimaalia.
Voit ottaa tämän käyttöön seuraavasti:
- Valitse Excel -asetuksissa Lisäasetukset.
- Valitse muokkausvaihtoehdoista Lisää automaattisesti desimaalipiste ja määritä paikat.
Varoitus: Muista, että aina kun annat numeron, siinä on kaksi desimaalia. Joten jos tarvitset arvon 1, sinun on kirjoitettava 100 (ottaen huomioon, että on kaksi desimaalia).
#6 Näytä kaikki kommentit kerralla
Kun lisäät kommentin, solun vasemmassa yläkulmassa näkyy oletuksena pieni punainen kolmio. Vaikka tämä on riittävän hyvä indikaattori, todennäköisesti unohdat kommentteja, jos sinulla on paljon dataa/kommentteja.
Yksi kiertotapa voisi olla kaikkien kommenttien näyttäminen kerralla.
Tehdä tämä:
- Valitse Excel -asetuksissa Lisäasetukset.
- Valitse Näyttö -osion Näytä solut, joissa on kommentteja: -vaihtoehdosta Kommentit ja indikaattorit.
VINKKI: Tämä olisi hyödyllistä myös, jos muokkaat kommentteja. Napsauta vain kommenttia ja muokkaa sitä.
#7 Piilota kaikki 0
Voit piilottaa kaikki laskentataulukon 0 -arvot yhdellä napsautuksella (kuulit oikein!).
Voit tehdä tämän seuraavasti:
- Valitse Excel -asetuksissa Lisäasetukset.
- Vieritä alas ja siirry kohtaan - "Tämän laskentataulukon näyttöasetukset".
- Poista valinta kohdasta Näytä nolla soluissa, joilla on nolla -arvo.
#8 Avaa valitut työkirjat aina, kun käynnistät Excelin
Jos aloitat työt samalla Excel-työkirjasarjalla (esimerkiksi tehtävälistalla, projektiseurannalla jne.), Excel avaa nämä työkirjat automaattisesti aina, kun käynnistät ne. Voit tehdä tämän seuraavasti:
- Valitse Excel -asetuksissa Lisäasetukset.
- Vieritä alas ja siirry Yleiset -osioon.
- Kentällä. "Avaa käynnistyksen yhteydessä kaikki tiedostot:", kirjoita sen kansion polku, jossa on tiedostot, jotka haluat avata aina, kun käynnistät Excelin.
Huomautus: Voit lisätä kansioon lisää tiedostoja ja se avautuu automaattisesti, kun avaat Excelin seuraavaksi.
Katso myös: Excelin tietojen syöttövihjeitä.
#9 Täytä lyhenteet automaattisesti
Excelissä on ominaisuus, jossa voit määrittää pikatekstin ja Excel suorittaa sen automaattisesti puolestasi. Esimerkiksi aina, kun kirjoitat ABC, Excel korvaa sen automaattisesti ABC Technology Corporation Limitedillä. Jotain alla olevan kuvan mukaisesti:
Voit ottaa tämän käyttöön seuraavasti:
- Valitse Excel -asetuksissa Tarkista
- Napsauta Automaattisen korjauksen asetukset -painiketta
- Kirjoita Automaattinen korjaus -valintaikkunaan, mitä haluat korvata (Korvaa -kentässä) sillä, jonka haluat korvata (Sisältö -kentässä)
- Napsauta Lisää ja sitten OK
Aina kun kirjoitat ABC ja painat Enter (tai välilyöntiä), se korvataan automaattisesti ABC Technology Corporation Limitedillä.
Huomautus: tämä muutos tapahtuu kaikille toimistosovelluksille, kuten Wordille ja PowerPointille).
On olemassa monia muita ominaisuuksia, joita voidaan myös muokata Excel -asetusten avulla. Jos saat vapaa -aikaa, käy se läpi ja saatat löytää lisävaihtoehtoja, joita voit käyttää.
Kokeile näitä vaihtoehtoja, kerro minulle mielipiteesi. #5 ja #9 ovat suosikkejani. Entä sinä?
Saatat pitää seuraavista Excel -opetusohjelmista:
- 100+ Excel -haastattelukysymystä + vastausta.
- 20 Excel -pikanäppäintä, jotka vaikuttavat pomollesi.
- Kokoelma ILMAISIA Excel -malleja päivittäiseen käyttöön.
- 200+ Excel -pikanäppäintä
- Avaa tietyt Excel -tiedostot automaattisesti käynnistyksen yhteydessä
