Oikeinkirjoituksen tarkistus Excelissä - missä se on ja miten sitä käytetään?

Katso opetusvideo - oikeinkirjoituksen tarkistus Excelissä

Oikeinkirjoituksen tarkistus Excelissä jätetään usein huomiotta, koska Excel -käyttäjät työskentelevät usein numeroiden kanssa verrattuna tekstiin. Mutta se on silti yksi tärkeimmistä tarkastuksista, jotka pitäisi tehdä.

Verrattuna MS Wordiin tai PowerPointiin, jossa näet visuaalisesti punaisen alleviivauksen väärin kirjoitetun sanan alapuolella, mitään tällaista ei tapahdu Excelissä.

Kuvittele, että laskentataulukossasi näkyy tuhoisa kirjoitusvirhe, kun lähetät sen asiakkaallesi. Riippumatta siitä, kuinka paljon työtä teet tietojen murskaamiseen ja analysointiin, kaikki uskottavuutesi heikkenee.

No - EI enää.

Tässä opetusohjelmassa näytän sinulle, kuinka käyttää oikeinkirjoituksen tarkistusta Excelissä ja kuinka voit maksimoida ponnistelusi käytettävissä olevien vaihtoehtojen avulla.

Mistä löytää oikeinkirjoituksen tarkistuksen Excelistä

Löydät oikeinkirjoituksen tarkistuksen Excelin valintanauhan tarkistusvälilehdeltä.

Kun napsautat tarkistusvälilehden Oikeinkirjoitus -vaihtoehtoa, se avaa Oikeinkirjoituksen tarkistus -valintaikkunan.

Pikanäppäin Excelin oikeinkirjoituksen suorittamiseen

Voit myös käyttää oikeinkirjoituksen tarkistusta Excelissä pikanäppäimellä F7. Voit käyttää tätä aktivoimalla laskentataulukon, jossa haluat suorittaa oikeinkirjoituksen tarkistuksen, valitsemalla solun/solualueen ja painamalla näppäimistön F7 -näppäintä.

Kuinka oikeinkirjoituksen tarkistus toimii Excelissä

Tärkeä asia, joka kannattaa tietää, on Excelin oikeinkirjoituksen tarkistus.

Jos valitset solun A1, se käy läpi kaikki ensimmäisen rivin solut, siirtyy sitten toiselle riville ja tarkistaa kaikki toisen rivin solut (vasemmalta oikealle) ja siirtyy sitten kolmannelle riville ja niin edelleen. Jos se tunnistaa kirjoitusvirheen sisältävän solun, se näyttää Oikeinkirjoitus -valintaikkunan.

Jos valitset solun jonnekin muualta laskentataulukosta, esimerkiksi B3, se kulkee oikealla olevien solujen läpi ja sitten sen alapuolella olevalle riville. Kun kaikki solut on tarkistettu B3: n jälkeen, se näyttää kehotteen, joka kysyy käyttäjältä, haluaako hän jatkaa tarkistusta taulukon alussa. Jotain alla olevan kuvan mukaisesti:

Jos käyttäjä valitsee Kyllä, se palaa taaksepäin ja tarkistaa jäljellä olevat solut (jotka esimerkissä ovat A1 - B2).

Saadaksesi paremman käsityksen, katso alla olevaa esimerkkiä (solun varjostetut ovat oikeinkirjoitusvirheitä sisältävät):

Kuten osoitetaan, kun aloitamme oikeinkirjoituksen tarkistuksen A1: llä, se suorittaa kaikkien solujen oikeinkirjoituksen tarkistuksen loppuun. Mutta kun aloitamme solulla B3, se tarkistaa kaikki solut B3: sta ja kysyy sitten käyttäjältä, haluaako hän jatkaa tarkistusta alusta alkaen.

Oikeinkirjoituksen tarkistuksen valintaikkunan ymmärtäminen

Aina kun suoritat oikeinkirjoituksen tarkistuksen Excelissä ja se löytää virheen, se näyttää Oikeinkirjoituksen tarkistus -valintaikkunan (kuten alla):

Ymmärrämme nopeasti oikeinkirjoituksen valintaikkunan eri vaihtoehdot:

• Ohita Kerran: Jos oikeinkirjoituksen tarkistus kohtaa sanan, jonka se tunnistaa virheeksi, mutta haluat pitää sen sellaisena, voit napsauttaa Ohita kerran. Tämä ohittaa virheen kerran.
• Sivuuttaa kaikki: Jos Excel tunnistaa sanan virheeksi, mutta haluat säilyttää kaikki sanan esiintymät (sellaisenaan), napsauta Ohita kaikki.
• Lisää sanakirjaan: Jos Excel merkitsee sanan virheeksi, mutta se on oikea sana (ehkä se on nimi tai lyhenne, jota käytät yrityksessäsi), voit lisätä sen sanakirjaan. Kun tällainen sana merkitään virheeksi ja napsautat Lisää sanakirjaan, Excel tekee siitä osan hyväksyttävistä sanoista eikä merkitse sitä uudelleen. Huomaa, että tämä sana on nyt osa Excel -sanakirjaa, eikä sitä koskaan merkitä missään työkirjassa.
• Muuttaa: Kun Excel korostaa virheen, se näyttää myös joitakin ehdotuksia (esimerkiksi se ehdottaa hyvää Gooodin sijasta). Ehdotuksia voi olla yksi tai useampi. Valitse ehdotus, jota haluat käyttää, ja napsauta Muuta soveltaaksesi sitä.
• Muuta kaikki: Jos napsautat tätä painiketta, se muuttaa väärin kirjoitetun sanan esiintymisen valitun ehdotuksen kanssa.
• Automaattinen korjaus: Excelin automaattinen korjaus -vaihtoehto muuttaa väärin kirjoitetun sanan valitun ehdotuksen kanssa ja lisää sen myös automaattisen korjauksen luetteloon. Tämä tarkoittaa, että kun seuraavan kerran kirjoitat saman väärin kirjoitetun sanan, Excel muuntaa sen automaattisesti valitsemallesi ehdotukselle.
• Sanakirjan kieli: Voit vaihtaa sanakirjan kielen tämän avattavan valikon avulla.

Tässä muutamia Excelin oikeinkirjoituksen oletusasetuksia:

1. Se jättää huomiotta isot kirjaimet. Jos sinulla on esimerkiksi sana HELLOOO, sitä ei merkitä virheeksi.
2. Se jättää huomiotta sanat, jotka sisältävät numeroita. Jos sinulla on esimerkiksi sana Hello123, sitä ei merkitä virheeksi.
3. Se ohittaa Internet- ja tiedostoosoitteet.
4. Se EI ohita toistuvia sanoja. Jos sinulla on esimerkiksi teksti - Hei, miten voit? - silloin lisäalueet merkitään virheiksi.

Voit muuttaa näitä oletusasetuksia napsauttamalla Oikeinkirjoituksen valintaikkunan Vaihtoehto -painiketta. Se avaa Asetukset -valintaikkunan, jossa voit tehdä tarvittavat muutokset.

Toivottavasti tämä opetusohjelma oli hyödyllinen. Kerro mielipiteesi jättämällä kommentti alla.