Ota ehdollinen tietojen syöttö käyttöön Excelissä tietojen validoinnin avulla

Excel on enemmän kuin tietojen syöttöväline. Mutta jos puhut vain tietojen syöttämisestä Excelissä, se on helvetin hyvä. Tietojen validoinnin avulla voit ottaa käyttöön tietojen syöttämisen soluun (soluihin) ennalta määritetyn ehdon perusteella.

Ehdollinen tietojen syöttö Excelissä tietojen validoinnin avulla

Tässä on muutamia esimerkkejä ehdollisten tietojen syöttösäännöistä:

• Salli tietojen syöttäminen vain ennalta määritetystä luettelosta (käyttämällä avattavia luetteloita).
• Salli tietojen syöttö vain, kun määritetyt solut on täytetty.
• Salli päivämäärä vain kahden määritetyn päivämäärän välillä.

Voit myös yhdistää useita ehtoja tietojen syöttösäännön luomiseksi.

Tämäntyyppinen ehdollinen tietojen syöttö Excelissä voidaan tehdä käyttämällä Excelin tietojen validointiominaisuutta. Se voi sallia tietojen syöttämisen määritettyihin soluihin vain, kun määritetyt ehdot täyttyvät, muuten se näyttää virheen.

Salli tietojen syöttäminen ennalta määritetystä luettelosta

Voit rajoittaa käyttäjän valinnan luettelosta luomalla avattavan luettelon. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on luettelo maista, kuten alla on esitetty, ja haluat sallia vain yhden näistä nimistä syöttämisen soluun C1:

Voit luoda avattavan luettelon, joka rajoittaa merkinnät vain luettelossa mainittuihin. Jos yrität syöttää mitä tahansa muuta tekstimerkkijonoa, se näyttää virheen (kuten alla):

Voit luoda avattavan luettelon seuraavasti:

• Valitse solu, jossa haluat näyttää avattavan luettelon. Tässä esimerkissä solut C1.
• Siirry kohtaan Data -> Datatyökalut -> Tietojen vahvistus.
  
• Valitse tietojen validointi -valintaikkunassa Asetukset -välilehti ja tee seuraavat muutokset:
  • Salli: Luettelo
  • Lähde: $ A $ 1: $ A $ 6 (voit käyttää tietoaluetta).
  • Ohita tyhjä: valittuna (poista valinta, jos et halua käyttäjän kirjoittavan tyhjää).
  • Solun sisäinen pudotusvalikko: valittuna (tämä mahdollistaisi avattavan ominaisuuden).
    

Tämä luo avattavan luettelon valittuun soluun.

Nyt voit valita ne avattavasta luettelosta tai syöttää tiedot manuaalisesti siihen. Jos syötät tietoja, jotka eivät ole lähdetiedoista, se näyttää virheen.

HUOMIO: Jos kopioit ja liität solun, jossa on tietojen validointisäännöt, tietojen validointisäännöt häviävät.

Tietojen syöttö, kun riippuvainen solu on täytetty

Näin voi olla silloin, kun haluat käyttäjän menevän järjestyksessä ja täyttävän lomakkeen/kyselylomakkeen/kyselyn.

Sanotaan, että minulla on jotain alla olevan kuvan mukaisesti:

Tässä tietojoukossa haluan, että käyttäjä täyttää ensin nimen (etu- ja sukunimi ovat pakollisia) ja siirtyy sitten täyttämään päivämäärä. Jos käyttäjä ohittaa nimen kirjoittamisen, haluan näyttää virheen (kuten alla):

Tämä voidaan tehdä helposti tietojen validoinnin avulla. Tehdä tämä:

• Valitse solu, jossa haluat käyttää tätä ehtoa. Yllä olevassa esimerkissä se on solu B5.
• Siirry kohtaan Data -> Datatyökalut -> Tietojen vahvistus
  Valitse tietojen validointi -valintaikkunassa Asetukset -välilehti ja tee seuraavat muutokset:
  • Salli: Mukautettu
  • Kaava: = JA ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””).
  • Ohita tyhjä: Ei valittuna (varmista, että tämä ei ole valittuna, muuten se ei toimi).

Tässä tapauksessa olemme käyttäneet AND -funktiota, joka tarkistaa, onko sekä B1 että B3 jo täytetty. Jos ei, se näyttää virheen.

HUOMIO: Jos kopioit ja liität solun, jossa on tietojen validointisäännöt, tietojen validointisäännöt häviävät.

Päivämäärämerkintä kahden määritetyn päivämäärän välillä

Tietojen validoinnissa on sisäänrakennettu ominaisuus, jonka avulla voit tehdä tämän. Voit määrittää ylä- ja alaraja -arvot, ja jos käyttäjä antaa päivämäärän, joka on tämän alueen ulkopuolella, hän saa virheilmoituksen.

Tehdä tämä:

• Valitse solu, jossa haluat käyttää tätä ehtoa. Yllä olevassa esimerkissä se on solu B5.
• Siirry kohtaan Data -> Datatyökalut -> Tietojen vahvistus
  Valitse tietojen validointi -valintaikkunassa Asetukset -välilehti ja tee seuraavat muutokset:
  • Salli: Päivämäärä
  • Data: välillä
  • Aloituspäivä: Kirjoita aloituspäivä tähän (mitään päivämäärää, joka on ennen tätä päivämäärää, ei hyväksytä).
  • Lopetuspäivä: Kirjoita lopetuspäivä tähän (mitään päivämäärää, joka on tämän päivämäärän jälkeen, ei hyväksytä).

Voit myös määrittää päivämäärän soluviittauksella tai kaavalla. Voit esimerkiksi käyttää TODAY () -toimintoa yhtenä päivämäärärajoista (jos haluat nykyisen päivämäärän alarajan).

Koska Excel tallentaa päivämäärät numeroina, voit käyttää myös numeroita päivämäärien sijasta. Voit esimerkiksi käyttää numeroa 42005 01.1.2015 sijasta.

HUOMIO: Jos kopioit ja liität solun, jossa on tietojen validointisäännöt, tietojen validointisäännöt häviävät.

Useita tietojen syöttöehtoja

Voit myös yhdistää useita ehtoja. Oletetaan esimerkiksi, että haluat syöttää päivämäärän soluun B5 seuraavin ehdoin:

• Käyttäjä on jo täyttänyt etunimen ja sukunimen.
• Syötetty päivämäärä on 1.1.2015-10.10.2015.

Tehdä tämä:

• Valitse solu, jossa haluat käyttää tätä ehtoa. Yllä olevassa esimerkissä se on solu B5.
• Siirry kohtaan Data -> Datatyökalut -> Tietojen vahvistus
• Valitse tietojen validointi -valintaikkunassa Asetukset -välilehti ja tee seuraavat muutokset:
  • Salli: Mukautettu
  • Kaava: = JA ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””, B5> = DATE (2015,10,1), B5 <= DATE (2015,10,10))
  • Ohita tyhjä: Ei valittuna (varmista, että tämä ei ole valittuna, muuten se ei toimi)

Tämä kaava tarkistaa neljä ehtoa - onko kaksi solua (B1 ja B3 jo täytetty ja onko soluun B5 syötetty päivämäärä määritetyn ajanjakson sisällä).

HUOMIO: Jos kopioit ja liität solun, jossa on tietojen validointisäännöt, tietojen validointisäännöt häviävät.

Samoin voit luoda ja testata useita ehtoja sallien tietojen syöttämisen Excelissä.

Saatat pitää myös seuraavista Excel -vihjeistä ja opetusohjelmista:

• Excelin tietojen syöttölomake.
• Avattavien luetteloiden käyttäminen Excelissä.
• 100+ Excel -haastattelukysymystä ja vastausta.