Excel on hämmästyttävä työkalu tietojen tallentamiseen ja analysointiin. Ja usein sinun on käsiteltävä tekstitietotyyppejä, kuten nimiä, alueita, osastoja tai tuotenimiä.
Tällaisissa tapauksissa on hyvä tietää, kuinka käsitellä tekstitietoja ja saada haluttu tulos.
Yksi yleisimmistä tehtävistä, joita useimmat Excel -käyttäjät joutuvat tekemään, on nimitietojoukon käyttö. Usein huomaat, että etu- ja sukunimi ovat erillisissä sarakkeissa, ja sinun on ehkä yhdistettävä nämä etu- ja sukunimet ja saatava ne yhdistetyksi nimeksi soluun.
Tässä Excel -opetusohjelmassa näytän sinulle useita eri tapoja yhdistää etu- ja sukunimi Excelissä.
Voit tehdä sen helposti käyttämällä yksinkertaisia kaavoja (kuten Concatenate tai TextJoin) ja ominaisuuksia, kuten Flash Fill ja Power Query
4 tapaa yhdistää etu- ja sukunimi Excelissä
Oletetaan, että sinulla on alla esitetyn kaltainen tietojoukko ja haluat yhdistää sarakkeen A etunimen ja sarakkeen B sukunimen.
Katsotaanpa joitain tapoja tehdä tämä.
CONCATENATE -toiminnon (tai vahvistin) käyttäminen
Eri tekstisarjojen yhdistäminen eri soluista on melko helppoa Excelissä. Excelissä on sisäänrakennettu Concatenate-kaava, joka on tehty vain tätä tarkoitusta varten.
Alla on kaava, joka yhdistää etu- ja sukunimen (erotettuna välilyönnillä):
= CONCAT (A2, "", B2)
CONCAT on uusi toiminto, joka otettiin käyttöön Excel 2016: ssa ja jonka tarkoituksena on korvata CONCATENATE -toiminto. Mutta toistaiseksi molemmat toiminnot ovat edelleen käytettävissä ja voit käyttää kumpaakin.
Alla on CONCATENATE -kaava, jos haluat käyttää sitä:
= KONCENTAATTI (A2, "", B2)
Yllä oleva kaava yksinkertaisesti ottaa etu- ja sukunimen ja yhdistää ne. Ja koska haluan, että nämä erotetaan välilyönnillä, olen käyttänyt ”” (välilyönti lainausmerkeissä) toisena argumenttina.
Voit myös käyttää yhdistelmää ampersand -operaattorilla.
Olettaen, että sinulla on sama tietojoukko, voit yhdistää etu- ja sukunimen alla olevan kaavan avulla:
= A2 & "" & B2
Ampersand -operaattori yhdistää tekstin ennen ja jälkeen. Yllä olevassa esimerkissä olen yhdistänyt kolme osaa - etunimen, välilyönnin ja sukunimen.
Nyt kun ymmärrät käsitteen, voit halutessasi yhdistää nimet eri muodoissa. Voit esimerkiksi käyttää sukunimeä ja sitten etunimeä tai pilkkua nimien välissä olevan välilyönnin sijasta.
Jos haluat vain yhdistetyn nimen ja haluat päästä eroon etu- ja sukunimestä, sinun on ensin muunnettava kaavan arvot staattisiksi arvoiksi. Kun olet valmis, voit poistaa/poistaa etu- ja sukunimen.
TEXTJOIN -toiminnon käyttäminen
TEXTJOIN on toiminto, joka on saatavana Excel2021-2022- ja Office 365 -versioissa.
Jos sinulla on pääsy tähän toimintoon, on parasta käyttää sitä solujen ja sarakkeiden yhdistämiseen (koska se on paljon parempi kuin yllä olevat CONCATENATE- ja ampersand -menetelmät).
Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko ja haluat yhdistää etu- ja sukunimen.
Alla on kaava tämän tekemiseen:
= TEXTJOIN ("", TRUE, A2: B2)
Yllä oleva TEXTJOIN -funktio sisältää kolme argumenttia:
- Erotin, joka on tässä esimerkissä välilyönti kaksoislainausmerkeissä (koska haluamme, että etu- ja sukunimi erotetaan välilyönnillä)
- Boolen arvo, jossa TOSI tarkoittaa, että jos tyhjiä soluja on, kaava jättää sen huomiotta
- Alue, jossa on yhdistettävät solut
Se on nopeampi kuin tavallinen yhdistämiskaava, ja sitä on myös helpompi luoda ja hallita. Joten jos sinulla on pääsy Excelin TEXTJOIN -toimintoon, on parempi käyttää sitä minkä tahansa muun kaavan päällä.
Flash Fillin käyttö
Flash Fill on älykäs toiminto, joka yrittää ymmärtää kuvion ja antaa sinulle tuloksen.
Selitän miten se toimii.
Oletetaan, että sinulla on alla esitetyn kaltainen tietojoukko ja haluat yhdistää etu- ja sukunimen.
Alla on vaiheet, joilla voit tehdä tämän käyttämällä Flash Fill -toimintoa
- Kirjoita haluamasi tulos soluun C2. Esimerkissämme se olisi "Bobby Baker"
- Aloita solussa C3 odotetun tuloksen kirjoittaminen. Huomaat, että Excel näyttää odotetun tuloksen kaikissa soluissa (vaaleanharmaalla tekstillä). Tämä on Flash Fill toiminnassa
- Paina Enter -näppäintä
Yllä olevat vaiheet täyttävät välittömästi kaikki solut yhdistetyllä nimellä.
Joissakin tapauksissa on mahdollista, että et näe salaman täyttöä, kun kirjoitat toiseen soluun.
Älä huoli, se tapahtuu joskus.
Tällaisessa tilanteessa alla muiden vaiheiden avulla voit saada Flash Fill -toiminnon toimimaan:
- Kirjoita haluamasi tulos soluun C2. Esimerkissämme se olisi "Bobby Baker"
- Valitse valitse C3
- Napsauta Etusivu -välilehteä
- Napsauta muokkausryhmässä Täytä -kuvaketta
- Napsauta Flash Fill
Yllä olevat vaiheet valitsisivat kuvion välittömästi yllä olevasta solusta ja täyttäisivät koko sarakkeen yhdistetyllä nimellä.
Jos Flash -täyttö ei pysty valitsemaan oikeaa mallia ja antaa väärän tuloksen, täytä kaksi solua manuaalisesti ja tee sitten yllä olevat vaiheet.
Voit myös käyttää pikanäppäintä Control + E. täytettävä Flash -täytöllä.
Etu- ja sukunimen (tai jopa etu-, keski- ja sukunimen) yhdistäminen on yksinkertainen toiminto, jonka Flash Fill voi helposti käsitellä.
Muista, että Flash Fill ei ole täydellinen. Se toimii tunnistamalla kuvioita ja käyttämällä samaa kaavaa kaikkien sarakkeen solujen täyttämiseen. Vaikka se todennäköisesti toimii odotetulla tavalla, on hyvä tarkistaa Flash Fillin tulos uudelleen.
Power Queryn käyttäminen
Power Query on hämmästyttävä työkalu, jota käytettiin tietojen poimimiseen ja muuntamiseen.
Tämän avulla voit myös yhdistää sarakkeet nopeasti ja yhdistää etu- ja sukunimen.
Jotta Power Query toimisi, tietojen on oltava Excel -taulukossa (tai ainakin nimetyllä alueella).
Tässä opetusohjelmassa muunnan tietojoukon, jolla on ensimmäinen ja sukunimi, Excel -taulukkoksi.
Oletetaan, että sinulla on alla olevan kuvan mukainen tietojoukko ja haluat yhdistää kaksi saraketta saadaksesi koko nimen.
Alla on vaiheet tietojen muuntamiseksi Excel -taulukkoksi:
- Valitse mikä tahansa tietojoukon solu
- Napsauta Lisää -välilehteä
- Napsauta Taulukko -kuvaketta
- Varmista Luo taulukko -valintaikkunassa, että alue on oikea
- Napsauta Ok
Yllä olevat vaiheet muuntavat tietoalueen Excel -taulukkoksi.
Katsotaan nyt, miten etu- ja sukunimi yhdistetään Power Queryn avulla:
- Valitse mikä tahansa solu taulukosta
- Napsauta Data -välilehteä
- Napsauta Hae ja muunna tiedot -ryhmässä Arkilta -vaihtoehtoa. Tämä avaa Power Query Editorin
- Varmista Power Query Editorissa, että oikea taulukko on valittu vasemmasta ruudusta. Jos sinulla on vain yksi taulukko, näet vasemmassa ruudussa vain yhden vaihtoehdon
- Valitse yhdistettävät sarakkeet (pidä Ctrl -näppäintä painettuna ja valitse sitten sarake napsauttamalla sarakeotsikkoa)
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Yhdistä sarakkeet -vaihtoehtoa
- Valitse avautuvasta Yhdistä sarakkeet -valintaikkunasta erotin (avattavasta valikosta)
- Kirjoita uuden yhdistetyn sarakkeen nimi. Menen "koko nimellä"
- Napsauta OK. Tämä poistaisi jo olemassa olevat kaksi saraketta ja korvaa ne uudella sarakkeella, jolla on koko nimi.
- Napsauta Tiedosto -välilehteä ja napsauta sitten Sulje ja lataa.
Yllä olevat vaiheet lisäisivät työkirjaan uuden laskentataulukon, jossa on taulukko, jossa on yksi sarake, jossa on koko nimi.
Jos haluat alkuperäiset sarakkeet ja uuden sarakkeen, joka sisältää koko nimen, sen sijaan, että valitsisit sarakkeet ja yhdistä ne, valitse ensin Lisää sarake -välilehti Power Query Editorissa, valitse sitten sarakkeet ja napsauta sitten Yhdistä Sarakkeet. Tämä lisää uuden sarakkeen, jolla on koko nimi.
Kaavamenetelmiin ja Flash Filliin verrattuna Power Query on varmasti hieman pidempi.
Tämän menetelmän käytön etu on kuitenkin se, että jos alkuperäiset tiedot muuttuvat, voit päivittää kyselyn nopeasti ja tuloksena olevat tiedot päivittyvät automaattisesti.
Lisäksi Power Queryä käytetään laajalti eri taulukoiden ja tietojen yhdistämiseen useista laskentataulukoista ja työkirjoista. Joten jos sinulla on yhdistettävät nimitiedot, se on yksi askel jo olemassa olevassa virrankyselyn työnkulussa.
Tässä opetusohjelmassa olen käsitellyt kuinka yhdistä etu- ja sukunimi Excelissä. Mutta jos sinulla on etu-, keski- ja sukunimi, voit käyttää sitä samoilla tavoilla.
Toivottavasti pidit tätä opetusohjelmaa hyödyllisenä.
