Kahden Excel -taulukon vertaaminen (erojen vuoksi)

Katso video - Kuinka vertailla kahta Excel -taulukkoa eroihin

Kahden Excel -tiedoston vertaaminen (tai kahden arkin vertailu samaan tiedostoon) voi olla hankalaa, koska Excel -työkirja näyttää vain yhden arkin kerrallaan.

Tästä tulee vaikeampaa ja altis virheille, kun sinulla on paljon vertailtavaa tietoa.

Onneksi Excelissä on hienoja ominaisuuksia, joiden avulla voit avata ja vertailla helposti kahta Excel -tiedostoa.

Tässä Excel -opetusohjelmassa näytän sinulle useita tapoja vertaa kahta eri Excel -tiedostoa (tai taulukkoa) ja tarkista eroja. Valitsemasi menetelmä riippuu siitä, miten tietosi on rakennettu ja millaista vertailua etsit.

Aloitetaan!

Vertaa kahta Excel-taulukkoa erillisissä Excel-tiedostoissa (vierekkäin)

Jos haluat verrata kahta erillistä Excel-tiedostoa rinnakkain (tai kahta arkkia samassa työkirjassa), Excelissä on sisäänrakennettu ominaisuus.

Se on Näytä vierekkäin vaihtoehto.

Tätä suositellaan vain, jos sinulla on pieni tietojoukko ja näiden tiedostojen manuaalinen vertailu on todennäköisesti vähemmän aikaa vievää ja altis virheille. Jos sinulla on suuri tietojoukko, suosittelen ehdollisen menetelmän tai kaavamenetelmän käyttöä, jota käsitellään myöhemmin tässä opetusohjelmassa.

Katsotaanpa, miten tätä käytetään, kun sinun on vertailtava kahta erillistä tiedostoa tai kahta arkkia samassa tiedostossa.

Oletetaan, että sinulla on kaksi tiedostoa kahden eri kuukauden ajan ja haluat tarkistaa, mitkä arvot eroavat näissä kahdessa tiedostossa.

Kun avaat tiedoston, oletusarvoisesti se vie koko näytön. Vaikka pienennät kokoa, näet aina yhden Excel -tiedoston yläreunassa.

Vierekkäin näkymä -vaihtoehdon avulla voit avata kaksi tiedostoa ja järjestää ne sitten vaaka- tai pystysuunnassa. Tämän avulla voit vertailla arvoja helposti vaihtamatta edestakaisin.

Alla on vaiheet kahden tiedoston rinnastamiseksi vierekkäin ja vertailuun:

1. Avaa tiedostot, joita haluat verrata.
2. Valitse jokaisessa tiedostossa arkki, jota haluat verrata.
3. Napsauta Näytä -välilehteä
4. Napsauta Windows -ryhmässä Näytä vierekkäin -vaihtoehtoa. Tämä on käytettävissä vain, kun sinulla on kaksi tai useampia Excel -tiedostoja auki.

Heti kun napsautat Näytä vierekkäin -vaihtoehtoa, Excel järjestää työkirjan vaakasuunnassa. Molemmat tiedostot näkyvät, ja voit vapaasti muokata/vertailla näitä tiedostoja, kun ne on järjestetty vierekkäin.

Jos haluat järjestää tiedostot pystysuunnassa, napsauta Järjestä kaikki -vaihtoehtoa (Näytä -välilehdessä).

Tämä avaa Järjestä Windows -valintaikkunan, jossa voit valita Pystysuora.

Tässä vaiheessa, jos vierität alas yhdessä laskentataulukoista, toinen jää sellaiseksi. Voit muuttaa tätä niin, että kun vierität yhtä arkkia, myös toinen vierittää samanaikaisesti. Tämä helpottaa rivikohtaista vertailua ja erojen havaitsemista.

Mutta tätä varten sinun on otettava käyttöön Synkroninen vieritys.

Ota synkroninen vieritys käyttöön napsauttamalla Näytä -välilehteä (missä tahansa työkirjassa) ja napsauttamalla sitten Synkroninen vieritys -vaihtoehtoa. Tämä on vaihtopainike (joten jos haluat poistaa sen käytöstä, napsauta sitä uudelleen).

Useiden arkkien vertailu erillisissä Excel-tiedostoissa (vierekkäin)

Näytä vierekkäin -vaihtoehdon avulla voit vertailla vain kahta Excel -tiedostoa kerralla.

Jos sinulla on useita Excel -tiedostoja auki, kun napsautat Näytä vierekkäin -vaihtoehtoa, näkyviin tulee Vertaa vierekkäin -valintaikkuna, jossa voit valita, mitä tiedostoa haluat verrata aktiiviseen työkirjaan.

Jos haluat verrata useampaa kuin kahta tiedostoa kerralla, avaa kaikki nämä tiedostot ja napsauta sitten Järjestä kaikki -vaihtoehtoa (se on Näytä -välilehdessä).

Valitse Järjestä Windows -valintaikkunassa Pystysuora/Vaakasuora ja napsauta sitten OK.

Tämä järjestää kaikki avoimet Excel -tiedostot valitussa järjestyksessä (pysty- tai vaakasuunnassa).

Vertaa kahta taulukkoa (vierekkäin) samassa Excel-työkirjassa

Jos haluat verrata kahta erillistä taulukkoa samassa työkirjassa, et voi käyttää Näytä vierekkäin -ominaisuutta (koska se toimii vain erillisissä Excel -tiedostoissa).

Mutta voit silti tehdä saman rinnakkaisen vertailun.

Tämä on mahdollista 'Uusi Windows -ominaisuus Excelissä voit avata kaksi esiintymää samassa työkirjassa. Kun sinulla on kaksi ilmentymää auki, voit järjestää nämä vierekkäin ja verrata niitä sitten.

Oletetaan, että sinulla on Excel -työkirja, jossa on kaksi arkkia kahdelle kuukaudelle (tammi -helmikuu) ja haluat verrata näitä vierekkäin nähdäksesi, kuinka myymälöittäin tapahtuva myynti on muuttunut:

Alla on vaiheet kahden taulukon vertaamiseen Excelissä:

1. Avaa työkirja, jossa on taulukot, joita haluat verrata.
2. Napsauta Näytä -välilehteä
3. Napsauta Ikkuna -ryhmässä "Uusi ikkuna" -vaihtoehtoa. Tämä avaa saman työkirjan toisen esiintymän.
4. Napsauta Näytä -välilehdessä Järjestä kaikki. Tämä avaa Järjestä Windows -valintaikkunan
5. Valitse Vertikaalinen, jos haluat verrata sarakkeiden tietoja (tai valitse Vaaka, jos haluat verrata tietoja riveillä).
6. Napsauta OK.

Yllä olevat vaiheet järjestävät työkirjan molemmat esiintymät pystysuoraan.

Tässä vaiheessa molemmille työkirjoille olisi valittu sama laskentataulukko. Valitse yhdessä työkirjassa toinen taulukko, jota haluat verrata aktiiviseen taulukkoon.

Miten tämä toimii?

Kun napsautat Uusi ikkuna, se avaa saman työkirjan uudelleen hieman eri nimellä. Jos esimerkiksi työkirjasi nimi on "Testi" ja napsautat Uusi ikkuna, se nimeää jo avoimen työkirjan "Testi - 1" ja toisen esiintymän "Testi - 2".

Huomaa, että nämä ovat edelleen sama työkirja. Jos teet muutoksia johonkin näistä työkirjoista, ne näkyvät molemmissa.

Ja kun suljet jonkin avoimen tiedoston ilmentymän, nimi palautuu alkuperäiseen.

Voit myös ottaa synkronisen vierityksen käyttöön halutessasi (napsauttamalla Näytä -välilehden Synkroninen vieritys -vaihtoehtoa)

Vertaa kahta taulukkoa ja korosta eroja (käyttämällä ehdollista muotoilua)

Vaikka voit yllä olevan menetelmän avulla kohdistaa työkirjat yhteen ja käydä tiedot manuaalisesti läpi rivi riviltä, ​​se ei ole hyvä tapa, jos sinulla on paljon tietoja.

Myös tämän tason vertailu manuaalisesti voi aiheuttaa paljon virheitä.

Joten sen sijaan, että teet tämän manuaalisesti, voit käyttää ehdollisen muotoilun voimaa korostaaksesi nopeasti kahden Excel -taulukon erot.

Tämä menetelmä on todella hyödyllinen, jos sinulla on kaksi versiota kahdessa eri taulukossa ja haluat nopeasti tarkistaa, mikä on muuttunut.

Huomaa, että sinä EI VOI vertaa kahta taulukkoa eri työkirjoissa.

Koska ehdollinen muotoilu ei voi viitata ulkoiseen Excel -tiedostoon, vertailtavien arkkien on oltava samassa Excel -työkirjassa. Jos nämä eivät ole, voit kopioida arkin toisesta tiedostosta aktiiviseen työkirjaan ja tehdä tämän vertailun.

Tässä esimerkissä oletetaan, että sinulla on alla kahden kuukauden (tammi -helmikuu) data -aineisto kahdessa eri taulukossa ja haluat vertailla nopeasti näiden kahden taulukon tietoja ja tarkistaa, ovatko näiden tuotteiden hinnat muuttuneet.

Alla on vaiheet tämän tekemiseen:

1. Valitse taulukosta tiedot, joihin haluat korostaa muutokset. Koska haluan tarkistaa, miten hinnat ovat muuttuneet tammikuusta helmikuuhun, olen valinnut helmikuun taulukon tiedot.
2. Napsauta Etusivu -välilehteä
3. Valitse Tyylit -ryhmässä Ehdollinen muotoilu
4. Napsauta näkyviin tulevissa vaihtoehdoissa "Uusi sääntö"
5. Napsauta "Uusi muotoilusääntö" -valintaikkunassa "Käytä kaavaa määritettävien solujen määrittämiseen"
6. Kirjoita kaava -kenttään seuraava kaava: = B2Jan! B2
7. Napsauta Muotoile -painiketta
8. Napsauta avautuvassa Muotoile solut -valintaikkunassa Täytä -välilehteä ja valitse väri, jolla haluat korostaa ristiriitaiset tiedot.
9. Napsauta OK
10. Napsauta OK

Yllä olevat vaiheet korostavat välittömästi kaikki muutokset tietojoukossa molemmissa arkeissa.

Miten tämä toimii?

Ehdollinen muotoilu korostaa solun, kun solun kaava palauttaa arvon TOSI. Tässä esimerkissä vertaamme jokaisen taulukon jokaista solua toisen arkin vastaavaan soluun (tehdään käyttämällä kaavan kaavaa, joka ei vastaa operaattoria).

Kun ehdollinen muotoilu havaitsee mitään eroa tiedoissa, se korostaa sitä Jan -taulukossa (siinä, jossa olemme soveltaneet ehdollista muotoilua.

Huomaa, että olen käyttänyt tässä esimerkissä suhteellista viittausta (A1 eikä $ A $ 1 tai $ A1 tai A $ 1).

Kun käytät tätä menetelmää kahden taulukon vertaamiseen Excelissä, muista seuraavat asiat:

• Tämä menetelmä on hyvä tunnistaa nopeasti erot, mutta et voi käyttää sitä jatkuvasti. Jos esimerkiksi kirjoitan uuden rivin mihin tahansa tietojoukkoon (tai poistan rivin), se antaa minulle vääriä tuloksia. Heti kun lisään/poistan rivin, kaikki seuraavat rivit katsotaan erilaisiksi ja korostetaan vastaavasti.
• Voit verrata vain kahta arkkia samassa Excel -tiedostossa
• Voit vertailla vain arvoa (ei eroa kaavassa tai muotoilussa).

Vertaa kahta Excel -tiedostoa/-arkkia ja selvitä erot käyttämällä kaavaa

Jos olet kiinnostunut vain kahden taulukon erojen nopeasta vertaamisesta ja tunnistamisesta, voit hakea kaavan avulla vain eri arvot.

Tätä menetelmää varten sinulla on oltava erillinen laskentataulukko, josta voit hakea erot.

Tämä menetelmä toimisi, jos haluat verrata kahta erillistä Excel -työkirjaa tai laskentataulukoita samassa työkirjassa.

Näytän sinulle esimerkin, jossa vertaan kahta taulukkoa (samassa työkirjassa).

Oletetaan, että sinulla on alla oleva tietojoukko Jan -nimisessä taulukossa (ja vastaavat tiedot helmikuun taulukossa) ja haluat tietää, mitkä arvot ovat erilaisia.

Jos haluat verrata kahta taulukkoa, lisää ensin uusi laskentataulukko (kutsutaan tätä taulukkoa "Ero").

Kirjoita soluun A1 seuraava kaava:

= JOS (tammikuu! A1. Helmikuu! A1, "tammikuun arvo:" & tammikuu! A1 & CHAR (10) & "helmikuun arvo:" ja helmikuu! A1, "")

Kopioi ja liitä tämä kaava alueelle niin, että se kattaa koko tietojoukon molemmilla arkeilla. Koska minulla on pieni tietojoukko, kopioin ja liitän tämän kaavan vain A1: B10 -alueelle.

Yllä oleva kaava käyttää IF -ehtoa erojen tarkistamiseen. Jos arvoissa ei ole eroa, se palauttaa tyhjän ja jos ero on, se palauttaa arvot molemmilta arkeilta samassa solussa erillisillä riveillä.

Tämän menetelmän hyvä puoli on se, että se antaa sinulle vain erot ja näyttää tarkalleen, mikä ero on. Tässä esimerkissä näen helposti, että solujen B4 ja B8 hinta ovat erilaiset (samoin kuin tarkat arvot näissä soluissa).

Vertaa kahta Excel -tiedostoa/-arkkia ja selvitä erot VBA: n avulla

Jos sinun täytyy verrata Excel -tiedostoja tai -arkkeja melko usein, kannattaa hankkia valmis Excel -makro -VBA -koodi ja käyttää sitä aina, kun haluat tehdä vertailun.

Voit myös lisätä makron pikakäyttötyökaluriville, jotta voit käyttää sitä yhdellä painikkeella ja tietää heti, mitkä solut eroavat eri tiedostoista/arkeista.

Oletetaan, että sinulla on kaksi arkkia tammikuu ja helmikuu ja haluat verrata ja korostaa eroja tammikuun taulukossa, voit käyttää alla olevaa VBA -koodia:

Sub CompareSheets () Dim rngCell As Range for each rngCell In Sheets ("Jan"). UsedRange If Not rngCell = Tehtävät ("Helmikuu"). Solut (rngCell.Row, rngCell.Column) Sitten rngCell.Interior.Color = vbKeltainen loppu Jos Seuraava rngCell End Sub

Yllä oleva koodi käy For Next -silmukan läpi jokaisen Jan -taulukon solun (koko käytetyn alueen) ja vertaa sitä helmikuun taulukon vastaavaan soluun. Jos se löytää eron (joka tarkistetaan If-then-lauseella), se korostaa nämä solut keltaisella.

Voit käyttää tätä koodia tavallisessa moduulissa VB Editorissa.

Ja jos sinun on tehtävä tämä usein, on parempi tallentaa tämä koodi Personal Macro -työkirjaan ja lisätä se sitten Quick Access -työkaluriville. Näillä tavoilla voit tehdä tämän vertailun napin painalluksella.

Tässä on vaiheet, joilla voit saada henkilökohtaisen makrotyökirjan Exceliin (se ei ole oletusarvoisesti käytettävissä, joten sinun on otettava se käyttöön).

Tässä on ohjeet tämän koodin tallentamiseen henkilökohtaiseen makro -työkirjaan.

Ja täältä löydät vaiheet tämän makrokoodin lisäämiseksi QAT: iin.

Kolmannen osapuolen työkalun käyttäminen - XL Comparator

Toinen nopea tapa vertailla kahta Excel-tiedostoa ja tarkistaa vastaavuudet ja erot on käyttämällä ilmaista kolmannen osapuolen työkalua, kuten XL Comparator.

Tämä on verkkopohjainen työkalu, johon voit ladata kaksi Excel-tiedostoa ja se luo vertailutiedoston, jossa on yleisiä tietoja (tai erilaisia ​​tietoja valitsemasi vaihtoehdon perusteella).

Oletetaan, että sinulla on kaksi tiedostoa, joilla on asiakastietoja (kuten nimi ja sähköpostiosoite), ja haluat nopeasti tarkistaa, mitkä asiakkaat ovat, tiedosto 1 ja ei tiedosto 2.

Alla voit vertailla kahta Excel -tiedostoa ja luoda vertailuraportin:

1. Avaa https://www.xlcomparator.net/
2. Käytä Valitse tiedosto -vaihtoehtoa ladataksesi kaksi tiedostoa (kunkin tiedoston enimmäiskoko voi olla 5 Mt)
3. Napsauta Seuraava -painiketta.
4. Valitse molempien tiedostojen yhteinen sarake. Työkalu käyttää tätä yleistä saraketta etsimään osumia ja eroja
5. Valitse yksi neljästä vaihtoehdosta, haluatko hakea vastaavia tietoja tai erilaisia ​​tietoja (perustuu tiedostoon 1 tai tiedostoon 2)
6. Napsauta Seuraava
7. Lataa vertailutiedosto, joka sisältää tiedot (sen mukaan, minkä vaihtoehdon valitsit vaiheessa 5)

Alla on video, joka näyttää XL Comparator -työkalun toiminnan.

Yksi huolenaihe, joka sinulla saattaa olla, kun käytät kolmannen osapuolen työkalua Excel-tiedostojen vertaamiseen, on yksityisyys. Jos sinulla on luottamuksellisia tietoja ja yksityisyys on todella tärkeää sille, on parempi käyttää muita yllä esitettyjä menetelmiä. Huomaa, että XL Comparator -sivustossa mainitaan, että ne poistavat kaikki tiedostot yhden tunnin vertailun jälkeen.

Nämä ovat joitakin menetelmiä, joilla voit verrata kahta eri Excel -tiedostoa (tai saman Excel -tiedoston laskentataulukoita). Toivottavasti pidit tätä Excel -opetusohjelmaa hyödyllisenä.