Kuinka vähentää Excelissä (vähennä solut, sarake, päivämäärät/aika)

Vaikka Excel on hämmästyttävä työkalu tietojen analysointiin, monet ihmiset käyttävät sitä perusaritmeettisiin laskelmiin, kuten yhteenlaskuun, vähennykseen, kertolaskuun ja jakoon.

Jos olet uusi Excelissä ja mietit, miten voit vähentää Excelissä, olet oikeassa paikassa.

Tässä opetusohjelmassa näytän sinulle, kuinka vähennät Excelissä (vähennä solut, alueet, sarakkeet ja paljon muuta).

Aloitan perusasioista ja kattan sitten joitain edistyneitä vähennystekniikoita Excelissä. Käsittelen myös päivämäärien, aikojen ja prosenttiosuuksien vähentämistä Excelissä.

Joten tartutaan asiaan!

Solujen/arvojen vähentäminen Excelissä

Aloitetaan todella yksinkertaisella esimerkillä, jossa minulla on kaksi arvoa (esimerkiksi 200 ja 100) ja haluan vähentää nämä ja saada tuloksen.

Voit tehdä tämän seuraavasti:

1. Valitse solu, josta haluat vähentää, ja syötä yhtäsuuri merkki (=)
2. Syötä ensimmäinen arvo
3. Anna vähennysmerkki (miinusmerkki -)
4. Syötä toinen numero
5. Paina Enter

Yllä olevat vaiheet suorittavat laskennan solussa ja näyttävät tuloksen.

Huomaa, että tätä kutsutaan Excelissä kaavaksi, jossa aloitamme yhtäsuuruusmerkillä ja saamme sitten kaavan tai yhtälön, jonka haluamme ratkaista.

Yllä olevassa esimerkissä koodasimme solun arvot. Tämä tarkoittaa, että annoimme arvot 200 ja 100 manuaalisesti soluun.

Voit myös käyttää samanlaista kaavaa, kun nämä arvot ovat soluissa. Siinä tapauksessa voit käyttää arvoja manuaalisesti sen sijaan, että käytät solun viitettä.

Oletetaan, että solussa B1 ja B2 on kaksi arvoa (kuten alla) ja haluat vähentää solun B2 arvon solun B1 arvosta

Alla on kaava, jolla tämä tehdään:

= B1-B2

Se on sama rakenne, mutta sen sijaan, että kaava kirjoittaisi arvot käsin, olemme käyttäneet soluviittausta, joka pitää arvon.

Tästä on hyötyä siinä, että jos solujen arvot muuttuvat, kaava päivittyy automaattisesti ja näyttää oikean tuloksen.

Arvon vähentäminen koko sarakkeesta

Siirrytään nyt hieman kehittyneempiin vähennyslaskelmiin.

Yllä olevassa esimerkissä meillä oli kaksi arvoa, jotka halusimme vähentää.

Mutta entä jos sarakkeessa on arvoluettelo ja haluat vähentää yhden arvon koko sarakkeesta.

Jälleen voit tehdä sen helposti Excelissä.

Oletetaan, että sinulla on alla esitetyn kaltainen tietojoukko ja haluat vähentää arvon 10 jokaisesta sarakkeen A solusta.

Alla on vaiheet tämän tekemiseen:

1. Kirjoita soluun B2 kaava: = A2-10

2. Kopioi solu B2
3. Valitse solu B3 - B12
4. Liitä kopioitu solu

Kun teet tämän, Excel kopioi kaavan solusta B2 ja soveltaa sitä sitten kaikkiin soluihin, joihin olet liittänyt kopioidun solun.

Ja koska käytämme soluviittausta kaavassa (A2), Excel säätää soluviittausta automaattisesti sen laskiessa.

Esimerkiksi solussa B3 kaavasta tulee = A3-10 ja solussa B4 kaavasta tulee A4-10.

Jos käytät Microsoft 365: tä

Edellä käsitelty menetelmä toimii kaikkien Excel -versioiden kanssa, mutta jos käytät Microsoft 365: tä, voit käyttää vieläkin helpompaa kaavaa.

Oletetaan, että sinulla on samat tiedot (tiedot sarakkeessa A) ja haluat vähentää 10 jokaisesta solusta, voit käyttää alla olevaa kaavaa solussa B2:

= A2: A12-10

Se siitä!

Sinun ei tarvitse huolehtia kaavan kopioimisesta ja liittämisestä muihin soluihin, koska Excel huolehtii siitä.

Tätä kutsutaan dynaamiseksi matriisikaavaksi, jossa tulos ei palauta yhtä arvoa, vaan arvoryhmän. Ja nämä arvot leviävät sitten muihin sarakkeen soluihin

Huomautus: Jotta nämä dynaamiset matriisikaavat toimisivat, sinun on varmistettava, että solut, joihin tulos täytetään, ovat tyhjiä. Jos näissä soluissa on jo paljon tekstiä, näet #SPILL! virhe solussa, johon kirjoitat kaavan.

Solun arvon vähentäminen koko sarakkeesta

Yllä olevassa esimerkissä vähensin 10 sarakkeen useista soluista.

Voimme käyttää samaa käsitettä vähentämään solun arvon koko sarakkeesta.

Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko, josta haluat vähentää solun D2 arvon kaikista sarakkeen A soluista.

Alla on vaiheet tämän tekemiseen:

1. Kirjoita soluun C2 kaava: = A2- $ D $ 2

2. Kopioi solu C2
3. Valitse solu C3 - C12
4. Liitä kopioitu solu

Tässä esimerkissä olen käyttänyt kaavaa A2- $ D $ 2, joka varmistaa, että kun kopioin kaikkien muiden sarakkeen C solujen kaavan, vähennettävä arvo pysyy samana eli solu B2.

Kun lisäät dollarin ennen sarakkeen aakkosia ja rivinumeroa, se varmistaa, että jos kopioit solun, jossa on tämä viite, ja liitä se muualle, viittaus pysyy silti $ D $ 2. Tätä kutsutaan absoluuttiseksi viitearvoksi (koska nämä eivät muutu).

Kun kopioit tämän kaavan soluun C3, siitä tulee A3- $ D $ 2, ja solussa C4 siitä tulee A4- $ D $ 2.

Joten vaikka viittauksen ensimmäinen osa muuttuu A3: sta A4: ksi, kun kopioimme sen alas, absoluuttinen viite ei muutu,

Näin voimme vähentää saman arvon kaikista sarakkeen A soluista.

Jos käytät Microsoft 365: tä

Jos käytät Microsoft 365: tä ja sinulla on pääsy dynaamisiin matriiseihin, voit käyttää myös seuraavaa kaavaa:

= A2: A12-D2

Dynaamisten matriisien avulla sinun ei tarvitse huolehtia viitteiden muuttumisesta. Se huolehtii siitä itse.

Vähennä useita soluja yhdestä solusta

Kuten yllä olevassa esimerkissä, voit myös poistaa koko sarakkeen arvot yhdestä arvosta tai solusta, joka pitää arvon.

Oletetaan, että sinulla on alla esitetyn kaltainen tietojoukko ja haluat vähentää kaikki sarakkeen B arvot solun A2 arvosta.

Alla on vaiheet tämän tekemiseen:

1. Kirjoita soluun C2 kaava: = $ A $ 2-B2
2. Kopioi solu C2
3. Valitse solu C3 - C12
4. Liitä kopioitu solu

Tässä käytetty logiikka on täsmälleen sama kuin edellä, jossa olen lukinnut viitteen $ A $ 2 lisäämällä $ -merkin sarakkeen aakkosen ja rivinumeron eteen.

Tällä tavalla soluviittaus $ A $ 2 ei muutu, kun kopioimme sen sarakkeeseen C, mutta kaavan (B2) toinen viite muuttuu jatkuvasti, kun siirrymme solua alaspäin.

Jos käytät Microsoft 365: tä

Jos käytät Microsoft 365: tä ja sinulla on pääsy dynaamisiin matriiseihin, voit käyttää myös seuraavaa kaavaa:

= A2-B2: B12

Solujen vähentäminen kahdessa sarakkeessa

Useimmissa käytännön tapauksissa sinulla on kaksi saraketta, joista haluat vähentää kunkin sarakkeen solut (samalla rivillä) ja saada tuloksen.

Oletetaan esimerkiksi, että Tulot ja kulut -arvot ovat kahdessa sarakkeessa ja haluat laskea nettotulot (mikä on tulojen ja kulujen ero)

Voit tehdä tämän seuraavasti:

1. Kirjoita soluun C2 kaava: = B2-C2

2. Kopioi solu C2
3. Valitse solu C3 - C12
4. Liitä kopioitu solu

Yllä oleva kaava säätää automaattisesti viitettä, kun se kopioidaan alaspäin, ja saat tulojen ja kulujen eron kyseisellä rivillä.

Jos käytät Microsoft 365: tä

Edellä käsitelty menetelmä toimii kaikkien Excel -versioiden kanssa, mutta jos käytät Microsoft 365: tä, voit käyttää vieläkin helpompaa kaavaa.

Oletetaan, että sinulla on samat tiedot ja haluat vähentää nämä kaksi saraketta, voit käyttää alla olevaa kaavaa:

= B2: B11-C2: C11

Huomaa, että tämä on mahdollista, koska Microsoft 365: n Excelissä on jotain nimeltä Dynamic Arrays. Jos sinulla ei ole näitä, se ei voi käyttää tätä kaavaa.

Vähennä päivämääriä Excelissä

Päivämäärät ja aika -arvot tallennetaan numeroina Excelin taustaohjelmaan.

Esimerkiksi 44197 edustaa päivämäärää 1. tammikuuta 2021 ja 44198 päivämäärää 2. tammikuuta 2021.

Näin voimme helposti poistaa päivämäärät Excelissä ja löytää eron.

Jos sinulla on esimerkiksi kaksi päivämäärää, voit vähentää niistä ja selvittää, kuinka monta päivää näiden kahden päivämäärän välillä on kulunut.

Oletetaan, että minulla on alla esitetyn kaltainen tietojoukko, jossa minulla on alkamispäivä ja lopetuspäivä, ja haluan selvittää näiden kahden päivämäärän väliset päivät.

Yksinkertainen vähennyskaava antaisi minulle tuloksen.

= B2-A2

On mahdollista, että Excel antaa sinulle tuloksen päivämäärän muodossa edellä esitetyn numeron sijaan.

Tämä tapahtuu joskus, kun Excel yrittää olla hyödyllinen ja poimia muodon viereisestä sarakkeesta.

Voit helposti säätää tätä ja saada arvot numeroina siirtymällä Etusivu-välilehteen ja valitsemalla avattavasta numeromuodosta Yleiset.

Huomautus: Tämä kaava toimii vain, jos käytät päivämäärää, jonka Excel tunnistaa kelvolliseksi päivämäärämuodoksi. Jos käytät esimerkiksi 01.01.2020, Excel ei tunnista sitä päivämääränä ja pitää sitä tekstimerkkijonona. Joten et voi vähentää päivämääriä tällaisessa muodossa

Voit lukea lisää päivämäärien vähentämisestä Excelissä täältä

Vähennä aika Excelissä

Aivan kuten päivämäärät, jopa aika -arvot tallennetaan numeroina Exceliin.

Vaikka päivämäärän päiväosaa edustaa kokonaisluku, aikaosaa edustaa desimaali.

Esimerkiksi 44197,5 edustaa 1.1.2021 klo 12.00 ja 44197.25 edustaa 1.1.2021 klo 9.00

Jos sinulla on aika -arvoja Excelissä, Excelin takaosassa on desimaalilukuja, jotka edustavat kyseistä aika -arvoa (jotka on muotoiltu näytettäväksi kellonaikana soluissa).

Ja koska nämä ovat numeroita, voit helposti vähentää ne.

Alla on tietojoukko, jossa minulla on alkamis- ja päättymisaika, ja haluan laskea näiden kahden ajan välisen eron.

Tässä on kaava, joka antaa meille eron näiden aika -arvojen välillä:

= B2-A2

On suuri mahdollisuus, että Excel muuttaa tulossarakkeen muotoa näyttääkseen eron aika -arvona (esimerkiksi se voi näyttää sinulle klo 9.00 0.375 sijasta). Voit helposti muuttaa tätä siirtymällä Koti -välilehteen ja valitsemalla avattavasta muodosta Yleiset.

Huomaa, että joskus saat arvon desimaaleina, mutta jos haluat sen tunteina, minuutteina ja sekunteina, voit tehdä sen kertomalla desimaaliluvun 24: llä (tuntien saamiseksi) tai 24*60 saada minuutteja ja 24*60*60 sekuntien saamiseksi.

Joten jos haluat tietää, kuinka monta tuntia tietojoukossamme on tiettynä aikana, voit käyttää alla olevaa kaavaa:

= (B2-A2)*24

Vähennä prosentit Excelissä

Prosenttien vähentäminen Excelistä on hieman eri asia kuin kahden kokonaisluvun tai desimaalin vähentäminen.

Oletetaan, että sinulla on kaksi prosenttiarvoa (kuten alla) ja haluat vähentää yhden toisistaan, voit käyttää yksinkertaista vähennyskaavaa

Mutta jos haluat vähentää prosentuaalisen arvon muusta kuin prosenttiluvusta, sinun on tehtävä se toisin.

Oletetaan, että solussa B1 on 100 ja haluat vähentää tästä arvosta 20% (eli vähentää 20% 100: sta 100: sta).

Tässä tapauksessa voit käyttää alla olevaa muodollista muotoa:

= B1*(1-20%)

Voit myös käyttää alla olevaa kaavaa:

= B1-B1*20%

Jos sinulla on prosenttiarvo solussa, voit käyttää myös soluviittausta. Jos sinulla on esimerkiksi alla esitetyn kaltainen tietojoukko ja haluat vähentää solun B2 prosenttiarvon B1: n numerosta.

Sitten voit käyttää alla olevaa kaavaa:

= B1-B1*B2

Vähennä käyttämällä Paste Special

Ja lopuksi voit myös käyttää Paste Special -temppua vähentääksesi Excelissä.

Tästä on hyötyä, kun haluat vähentää tietyn arvon nopeasti koko sarakkeesta.

Oletetaan, että sinulla on alla esitetyn kaltainen tietojoukko ja haluat vähentää 100 jokaisesta näistä numeroista.

Alla on vaiheet tämän tekemiseen:

1. Kirjoita tyhjään soluun arvo, jonka haluat vähentää koko sarakkeesta. Tässä esimerkissä kirjoitan tämän arvon soluun D1

2. Kopioi solu D1 (solu, johon olet syöttänyt tämän arvon, jonka haluat vähentää)

3. Valitse koko sarake, josta haluat vähentää kopioidun arvon
4. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Liitä erikoisvaihtoehto

5. Valitse erityisestä valintaikkunasta Liitä -asetukseksi Arvot

6. Valitse Toiminnot -kohdassa Vähennä

7. Napsauta OK
8. Poista arvo, jonka annoit soluun vaiheessa 1

Yllä olevat vaiheet, mutta vähennä valitsemastasi sarakkeesta kopioimasi arvo. Tuloksena saat staattisen arvon.

Tämän menetelmän etuna on, että et tarvitse ylimääräistä saraketta, jossa sinun on käytettävä kaavaa arvojen vähentämiseksi. Jos haluat säilyttää myös alkuperäiset arvot, luo kopio sarakkeesta ja toimi sitten yllä olevien ohjeiden mukaisesti

Joten nämä ovat erilaisia ​​tapoja, joilla voit käyttää Exceliä vähennä arvot/prosentit, solut ja sarakkeet.

Näiden peruskäsitteiden ymmärtäminen auttaa sinua käyttämään Excel -laskentataulukkotyökalua tehokkaimmin.

Toivottavasti pidit tätä opetusohjelmaa hyödyllisenä.