Ilmainen Excel Leave Tracker -malli (päivitetty vuodelle 2021)

Yksi joukkuetovereistani on vastuussa koko tiimille Excel -lomavahtimallin luomisesta. Tätä seurantamallia käytetään sitten loman/lomien ja tiimin jäsenten suunniteltujen lomien seuraamiseen.

Tähän asti hän käytti yksinkertaista Gantt -kaaviota Excelissä, mutta halusi jotain parempaa ja enemmän toimintoja.

Niinpä loin tämän Excel Leave Tracker -mallin helpottaaksesi lehtien hallintaa ja seurataksesi hänen tiiminsä jäsenten kuukausi- ja vuosilomia.

Voit halutessasi käyttää tätä myös lomaseurannan mallina tai opiskelijoiden läsnäolon seurannana.

Excel Leave Tracker -malli

Tätä Excel Leave Tracker -mallia voidaan käyttää työntekijöiden lomien tallentamiseen ja seurantaan vuoden ajan (varainhoitovuonna, jolloin voit valita vuoden alkukuukauden).

Voit seurata työntekijälle 10 erilaista lomakoodia - lomapäivät, sairauslomat, äitiys-/isyysvapaat, satunnaisloman seuranta, ylitöiden sijasta annetut lomat ja puoli päivää jne.

Se tarjoaa myös kuukausittain ja vuosittain yhteensä erityyppisiä lehtiä, joista voi olla apua projektisuunnittelussa ja lomien hallinnassa.

Se käyttää hieman ehdollista muotoilua, muutamia DATE -funktioita, matriisikaavoja ja yksinkertaista VBA -koodia.

Etsitkö Google Sheets -versiota tästä Poistetaanko seurantamalli? Klikkaa tästä!

Kuinka tämä Excel -lähtöselvitysmalli toimii?

• Käytä kuukauden nimen vieressä olevia kolmion kuvakkeita siirtyäksesi seuraavaan/edelliseen kuukauteen (malli päivittyy näyttämään valitun kuukauden päivämäärät). Taustalla näkyy lyhyt VBA -koodi aina, kun muutat kuukautta. Se näyttää vain valitun kuukauden ja piilottaa kaikki muut kuukaudet.
• Tätä Excel -mallia voidaan käyttää lehtien seurantaan yli vuoden ajan. Voit valita aloituskuukauden ja seurata lehtiä vuoden ajan. Jos esimerkiksi noudatat huhti-maaliskuun jaksoa, valitse aloituskuukaudeksi huhtikuu 2021.
  • merkintä: Solun A1 arvo on VAIN loma -seurannan ajanjakson muuttaminen. ÄLÄ käytä solua A1 siirtyäksesi seuraavaan kuukauteen tallennuksen aikana. Käytä kuukausien nimien vieressä olevia kolmion kuvakkeita siirtyäksesi seuraavaan/edelliseen kuukauteen ja merkitsemään lehdet.
• Voit määrittää työpäivät ja vapaapäivät (viikonloput). Vapaaseurannan oikealla puolella on toimintoja työpäivien määrittämiseksi valitsemalla avattavasta valikosta Kyllä. Jos valitset Ei, kyseinen päivä merkitään vapaapäivänä ei-työpäivään.
  • Heti kun määrität lepopäivät, nämä arkipäivät korostetaan harmaalla värillä loma-seurannassa.

• Voit päivittää lomalistan "Lomaluettelo" -laskentataulukossa. Se heijastuu automaattisesti seurantaan korostamalla ne päivät oranssinvärisinä.
• Syötä työntekijöiden lomarekisteri käyttämällä asianmukaisia ​​koodeja, jotka perustuvat loma -tyyppiin (voit muokata näitä lomakoodeja). Esimerkiksi sairausloman tapauksessa käytä S -näppäintä ja lomalla V -näppäintä.
  • Puolen päivän lomille on varattu kaksi koodia. voit syöttää H1 tai H2 puolen päivän lomalle.

• Heti kun annat minkä tahansa työntekijän lomakoodin, se korostuu punaisella (puolen päivän tapauksessa se korostetaan keltaisella). Jos päivä on viikonloppu tai loma, väri ei muutu.
  • Sarakkeessa NJ (korostettu vihreällä alla olevassa kuvassa) on kyseisen työntekijän lehtien määrä kyseisenä kuukautena. Se laskee lehdet vain työpäivinä (viikonloppuisin ja/tai juhlapyhinä ei lasketa). Puolen päivän lehdet lasketaan 0,5: ksi.
  • PÄIVITETTY: Sarakkeessa NK (korostettu vaaleanpunaisella alla olevassa kuvassa) on työntekijän vuosilomien määrä. Se laskee lehdet vain työpäivinä (viikonloppuisin ja/tai juhlapyhinä ei lasketa). Puolen päivän lehdet lasketaan 0,5: ksi.
  • Sarakkeet NL – NU ilmoittavat lomien jakamisen lomakoodin mukaan (koko vuodeksi). Tästä voi olla hyötyä, kun seurataan, millaista lomaa on käytetty. Huomaa, että vaikka puolet lehdistä lasketaan kokonaislukuna .5 lehdeksi, lomien jakamisen yhteydessä se lasketaan kokonaislukuina. Esimerkiksi kaksi puolilehteä johtaisi 1 lomamäärään, mutta näet kaksi puolilehteä lomien erossa.

Olen luonut tämän loma-/läsnäolon seurantapohjan 20 työntekijälle. Jos haluat lisätä lisää, kopioi ja liitä lisärivien muotoilu ja kaavat.

Lisäksi, koska siihen liittyy VBA -koodi, varmista, että tallennat sen aina .xls- tai .xlsm -laajennuksella.

merkintä: Jos haluat päivittää tämän mallin mille tahansa vuodelle, muuta vain vuoden arvo solussa A2. Jos haluat esimerkiksi tehdä kauden 2021–2022, muuta A2: n arvoksi 2021–2022. Sinun on myös päivitettävä lomalista tietylle vuodelle.

Lataustiedosto on avattu kokonaan, joten voit muokata sitä tarpeidesi mukaan.

Täällä on mallin toinen versio joka voi seurata lehtiä 50 työntekijää.

Haluatko oppia luomaan mahtavia malleja ja koontinäyttöjä? Tarkista Excel Dashboard -kurssi

Usein kysytyt kysymykset tämän Leave Tracker -mallin käytöstä

Siitä lähtien, kun olen luonut tämän loma-/lomaseurannan, minut on täynnä sähköposteja ja kommentteja. Näet nyt hienostuneen version, joka on ollut mahdollinen kaiken saamani palautteen vuoksi.

Toistuvasti saamieni kysymysten perusteella olen luonut tämän UKK -osion, jotta saat vastauksen nopeammin (sen sijaan, että odottaisit vastausta).

Tässä ovat yleisimmät kysymykset, joita saan Jätä seuranta -mallista: K: Yritin ladata tiedoston, mutta se ladattiin zip -muodossa. Miten käytän sitä? V: Olen korjannut tämän ongelman, ja nyt sinun pitäisi pystyä lataamaan Excel -tiedosto suoraan. K: Kun vaihdan kuukautta, poistuvat lehdet näkyvät myös muutetussa kuukaudessa. V: Tämä tapahtuu, kun käytät solua A1 kuukauden muuttamiseen. Käytä nuolikuvakkeita kuukausien vaihtamiseen. Solua A1 käytetään vain kalenterin aloituskuukauden asettamiseen. Jos esimerkiksi haluat kalenterin alkavan huhtikuusta, määritä solun A1 arvoksi 4. Siirry nyt maaliskuuhun käyttämällä kolmion kuvakkeita. K: Minun on seurattava useiden vuosien lehtiä. Pitääkö minun luoda uusi laskentataulukko kullekin vuodelle (tilikaudelle)? A: Kyllä! Tämä lomaseuranta voi seurata lehtiä vain 12 kuukauden ajan. Sinun on luotava kopio kullekin vuodelle. K: Voinko käyttää omia lomakoodejani? A: Kyllä! Voit muuttaa poistumiskoodia soluissa NX8: NX17. Sinun on myös määritettävä sama koodi soluissa NL5: NU5. Jos esimerkiksi muutat Work from Home -lomakoodiksi X, sinun on myös muutettava se NR5: ssä. 

Toivon, että pidät tätä loma-/lomaseurantaa hyödyllisenä.

Onko muilla alueilla Excel -mallista mielestäsi hyötyä? Olen nälkäinen ideoille ja sinä olet kultakaivokseni. Jaa ajatuksesi kommenttikentässä 🙂

• Lomakalenterimalli Excelissä.
• Työntekijän työaikataulukon laskimen malli.
• Välitilakaavio Excelissä.
• Pareto -kaavion tekeminen Excelissä.
• Histogrammin tekeminen Excelissä.
• Tehtävämatriisin tuottavuusmalli.