Tietojen syöttölomakkeen luominen Excelissä (vaiheittainen opas)

Katso video tietojen syöttölomakkeiden käyttämisestä Excelissä

Alla on yksityiskohtainen kirjallinen opetusohjelma Excelin tietojen syöttölomakkeesta, jos haluat lukea enemmän kuin katsoa videota.

Excelissä on monia hyödyllisiä ominaisuuksia tietojen syöttämisessä.

Ja yksi tällainen ominaisuus on Tietojen syöttölomake.

Tässä opetusohjelmassa näytän sinulle, mitä ovat tietojen syöttölomakkeet ja kuinka luoda ja käyttää niitä Excelissä.

Miksi sinun on tiedettävä tietojen syöttölomakkeista?

Ehkä et!

Mutta jos tietojen syöttäminen on osa päivittäistä työtäsi, suosittelen, että tarkistat tämän ominaisuuden ja näet, miten se voi auttaa sinua säästämään aikaa (ja tehostamaan sinua).

Olen kohdannut kaksi yleistä ongelmaa (ja nähnyt ihmisten kohtaavan), kun kyse on tietojen syöttämisestä Exceliin:

1. Se vie aikaa. Sinun on syötettävä tiedot yhteen soluun ja siirryttävä seuraavaan soluun ja syötettävä sen tiedot. Joskus sinun täytyy vierittää ylöspäin ja nähdä, mikä sarake se on ja mitä tietoja on syötettävä. Tai vieritä oikealle ja palaa sitten alkuun, jos sarakkeita on paljon.
2. Se on altis virheille. Jos sinulla on valtava tietojoukko, joka tarvitsee 40 merkintää, saatat joutua syöttämään jotain, jota ei ole tarkoitettu kyseiselle solulle.

Tietojen syöttölomake voi auttaa nopeuttamalla prosessia ja vähentämään virheitä.

Ennen kuin näytän sinulle, miten voit luoda tietojen syöttölomakkeen Excelissä, näytän nopeasti, mitä se tekee.

Alla on tietojoukko, jota organisaation palkkaustiimi yleensä ylläpitää.

Aina kun käyttäjän on lisättävä uusi tietue, hänen on valittava seuraavan tyhjän rivin solu ja siirryttävä solu kerrallaan syöttämään kullekin sarakkeelle.

Vaikka tämä on aivan hieno tapa tehdä se, tehokkaampi tapa olisi käyttää tietojen syöttölomaketta Excelissä.

Alla on tietojen syöttölomake, jonka avulla voit tehdä merkintöjä tähän tietojoukkoon.

Korostetut kentät ovat kohtia, joihin haluat syöttää tiedot. Kun olet valmis, paina Enter -näppäintä, jotta tiedoista tulee osa taulukkoa ja siirryt seuraavaan kohtaan.

Alla on demo siitä, miten se toimii:

Kuten näette, tämä on helpompaa kuin tavallinen tietojen syöttö, koska siinä on kaikki yhdessä valintaikkunassa.

Tietojen syöttölomake Excelissä

Tietojen syöttölomakkeen käyttäminen Excelissä vaatii hieman esityötä.

Huomaat, että Excelissä ei ole vaihtoehtoa käyttää tietojen syöttölomaketta (ei valintanauhan millä tahansa välilehdellä).

Jos haluat käyttää sitä, sinun on ensin lisättävä se Pikatyökalupalkkiin (tai valintanauhaan).

Tietojen syöttölomakkeen lisäys pikakäyttötyökaluriville

Alla on ohjeet tietojen syöttämislomakkeen lisäämiseen pikakäytön työkalupalkkiin:

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa Quick Access Toolbar -kuvaketta.
2. Napsauta "Mukauta pikakäyttötyökaluriviä".
3. Valitse avautuvassa Excel-asetukset-valintaikkunassa avattavasta valikosta Kaikki komennot.
4. Vieritä komentojen luetteloa alaspäin ja valitse "Lomake".
5. Napsauta 'Lisää' -painiketta.
6. Napsauta OK.

Yllä olevat vaiheet lisäisivät lomakekuvakkeen pikakäyttötyökaluriville (kuten alla).

Kun olet saanut sen QAT: ssa, voit napsauttaa mitä tahansa tietojoukon solua (johon haluat tehdä merkinnän) ja napsauttaa Lomake -kuvaketta.

Huomautus: Jotta tietojen syöttölomake toimisi, tietojen on oltava Excel -taulukossa. Jos se ei ole jo, sinun on muunnettava se Excel -taulukkoksi (pikanäppäin - Control + T).

Tietojen syöttölomakkeen osat

Excelin tietojen syöttölomakkeessa on monia erilaisia ​​painikkeita (kuten näet alla).

Tässä on lyhyt kuvaus jokaisesta painikkeesta:

• Uusi: Tämä poistaa kaikki lomakkeen tiedot ja voit luoda uuden tietueen.
• Poistaa: Tämän avulla voit poistaa olemassa olevan tietueen. Jos esimerkiksi painan Delete -näppäintä yllä olevassa esimerkissä, se poistaa Mike Banesin tietueen.
• Palauttaa: Jos muokkaat olemassa olevaa merkintää, voit palauttaa lomakkeen aiemmat tiedot (jos et ole napsauttanut Uusi tai paina Enter).
• Etsi Edellinen: Tämä löytää edellisen merkinnän.
• Etsi seuraava: Tämä löytää seuraavan merkinnän.
• Kriteeri: Tämän avulla voit etsiä tiettyjä tietueita. Jos esimerkiksi etsin kaikkia tietueita, joista ehdokas palkattiin, minun on napsautettava Ehdot -painiketta, kirjoitettava Tila -kenttään "palkattu" ja käytettävä sitten etsintäpainikkeita. Esimerkki tästä on käsitelty myöhemmin tässä opetusohjelmassa.
• kiinni: Tämä sulkee lomakkeen.
• Vierityspalkki: Voit selata tietueita vierityspalkin avulla.

Käydään nyt läpi kaikki asiat, joita voit tehdä Excelin tietojen syöttölomakkeella.

Huomaa, että sinun on muunnettava tietosi Excel -taulukkoksi ja valittava mikä tahansa taulukon solu, jotta voit avata Tietojen syöttölomake -valintaikkunan.

Jos et ole valinnut solua Excel -taulukossa, se näyttää alla olevan kehotteen:

Uuden merkinnän luominen

Alla on ohjeet uuden merkin luomiseen Excelin tietojen syöttölomakkeella:

1. Valitse mikä tahansa Excel -taulukon solu.
2. Napsauta Lomake -kuvaketta Pikatyökalurivillä.
3. Kirjoita tiedot lomakekenttiin.
4. Paina Enter -näppäintä (tai napsauta Uusi -painiketta) syöttääksesi tietueen taulukkoon ja saadaksesi tyhjän lomakkeen seuraavaa tietuetta varten.

Olemassa olevien tietueiden selaaminen

Yksi tietojen syöttölomakkeen käytön eduista on se, että voit helposti navigoida ja muokata tietueita poistumatta ikkunasta.

Tämä voi olla erityisen hyödyllistä, jos sinulla on tietojoukko, jossa on monia sarakkeita. Tämä voi säästää paljon vieritystä ja edestakaisin kulkemista.

Alla on vaiheet tietueiden selaamiseen ja muokkaamiseen tietojen syöttölomakkeella:

1. Valitse mikä tahansa Excel -taulukon solu.
2. Napsauta Lomake -kuvaketta Pikatyökalurivillä.
3. Jos haluat siirtyä seuraavaan kohtaan, napsauta "Etsi seuraava" -painiketta ja siirry edelliseen kohtaan napsauttamalla "Etsi edellinen" -painiketta.
4. Jos haluat muokata merkintää, tee muutos ja paina enter. Jos haluat palata alkuperäiseen kohtaan (jos et ole painanut Enter -näppäintä), napsauta Palauta -painiketta.

Voit myös selata merkintöjä yksitellen vierityspalkin avulla.

Yllä oleva kuva näyttää perusnavigoinnin, jossa käydään läpi kaikki tietueet peräkkäin.

Mutta voit myös nopeasti selata kaikkia tietueita kriteerien perusteella.

Jos haluat esimerkiksi käydä läpi kaikki merkinnät, joiden tila on ”Käynnissä”, voit tehdä sen seuraavasti:

• Valitse mikä tahansa Excel -taulukon solu.
• Napsauta Lomake -kuvaketta Pikatyökalurivillä.
• Napsauta Tietojen syöttölomake -valintaikkunassa Ehdot -painiketta.
• Kirjoita Tila-kenttään "Käynnissä". Huomaa, että tämä arvo ei erota kirjainkokoa. Joten vaikka aloittaisit IN-PROGRESS-ohjelman, se toimisi silti.
• Etsi Edellinen/Etsi seuraava -painikkeilla voit selata kohteita, joiden tila on käynnissä.

Kriteerit on erittäin hyödyllinen ominaisuus, kun sinulla on valtava tietojoukko ja haluat nopeasti käydä läpi tietueet, jotka täyttävät tietyt kriteerit.

Huomaa, että voit selata tietoja useilla kriteerikentillä.

Jos haluat esimerkiksi käydä läpi kaikki käynnissä olevat tietueet 07.08.2018 jälkeen, voit käyttää päivämäärän kentän ehtoja '> 07-08-2018' ja arvo tilakentässä. Nyt kun selaat käyttämällä Etsi edellinen/Etsi seuraava -painikkeita, se näyttää tietueet vain 07.08.2018 jälkeen, jolloin tila on käynnissä.

Voit myös käyttää yleismerkkejä ehdoissa.

Jos esimerkiksi olet ollut epäjohdonmukainen tietojen syöttämisessä ja käyttänyt sanan muunnelmia (kuten Käynnissä, käynnissä, kesken ja kesken), sinun on käytettävä yleismerkkejä näiden tietueiden hankkimiseen.

Alla on vaiheet tämän tekemiseen:

1. Valitse mikä tahansa Excel -taulukon solu.
2. Napsauta Lomake -kuvaketta Pikatyökalurivillä.
3. Napsauta Ehdot -painiketta.
4. Kirjoita Tila -kenttään *edistystä
5. Käytä Etsi edellinen/Etsi seuraava -painikkeita selataksesi merkintöjä, joiden tila on käynnissä.

Tämä toimii tähdenä (*) on yleismerkki, joka voi edustaa mitä tahansa merkkiä Excelissä. Joten jos tila sisältää "edistymisen", se haetaan Etsi Edellinen/Etsi seuraava -painikkeilla riippumatta siitä, mitä on ennen sitä).

Tietueen poistaminen

Voit poistaa tietueet itse tietojen syöttölomakkeesta.

Tästä voi olla hyötyä, kun haluat löytää tietyn tyyppisiä tietueita ja poistaa ne.

Alla on vaiheet tietueen poistamiseksi tietojen syöttölomakkeella:

1. Valitse mikä tahansa Excel -taulukon solu.
2. Napsauta Lomake -kuvaketta Pikatyökalurivillä.
3. Siirry poistettavaan tietueeseen
4. Napsauta Poista -painiketta.

Vaikka saatat tuntea, että tämä kaikki näyttää paljon työtä vain tietueiden syöttämiselle ja selaamiselle, se säästää paljon aikaa, jos työskentelet paljon tietoja ja joudut syöttämään tietoja usein.

Tietojen syöttämisen rajoittaminen sääntöjen perusteella

Voit käyttää solujen tietojen validointia varmistaaksesi, että syötetyt tiedot ovat muutamien sääntöjen mukaisia.

Jos haluat esimerkiksi varmistaa, että päivämääräsarake hyväksyy vain päivämäärän tietojen syöttämisen aikana, voit luoda tietojen validointisäännön vain päivämäärien sallimiseksi.

Jos käyttäjä syöttää tietoja, jotka eivät ole päivämääriä, niitä ei sallita ja käyttäjälle näytetään virhe.

Voit luoda nämä säännöt tietoja syötettäessä seuraavasti:

1. Valitse solut (tai jopa koko sarake), joihin haluat luoda tietojen validointisäännön. Tässä esimerkissä olen valinnut sarakkeen A.
2. Napsauta Data -välilehteä.
3. Napsauta Tietojen vahvistus -vaihtoehtoa.
4. Valitse Tietojen validointi -valintaikkunan Asetukset -välilehden avattavasta Salli -valikosta Päivämäärä.
5. Määritä aloitus- ja lopetuspäivä. Tämän ajanjakson merkinnät olisivat päteviä ja loput kaikki hylättäisiin.
6. Napsauta OK.

Jos syötät tietoja päivämääräsarakkeeseen tietojen syöttölomakkeella, mutta jos se ei ole päivämäärä, sitä ei sallita.

Näet alla olevan viestin:

Samoin voit käyttää tietojen validointia tietojen syöttölomakkeilla varmistaaksesi, että käyttäjät eivät syötä vääriä tietoja. Esimerkkejä, joissa voit käyttää tätä, ovat numerot, tekstin pituus, päivämäärät jne.

Tässä on muutamia tärkeitä asioita, jotka sinun on tiedettävä Excelin tietojen syöttölomakkeesta:

1. Voit käyttää yleismerkkejä tietueita selatessasi (ehtovaihtoehdon kautta).
2. Sinulla on oltava Excel -taulukko, jotta voit käyttää tietojen syöttölomaketta. Sinun on myös valittava solu, jotta voit käyttää lomaketta. Tähän on kuitenkin yksi poikkeus. Jos sinulla on nimetty alue, jonka nimi on "Tietokanta", Excel -lomake viittaa myös tähän nimettyyn alueeseen, vaikka sinulla olisi Excel -taulukko.
3. Tietojen syöttölomakkeen kentän leveys riippuu tietojen sarakkeen leveydestä. Jos sarakkeen leveys on liian kapea, sama näkyy lomakkeessa.
4. Voit myös lisätä luettelomerkkejä tietojen syöttölomakkeeseen. Voit tehdä tämän käyttämällä pikanäppäintä ALT + 7 tai ALT + 9 numeronäppäimistöstä. Tässä on video luodipisteistä.