Kommenttien lisääminen / poistaminen Excelissä (mukaan lukien pikakuvakkeet)

Kommentit ovat varsin hyödyllisiä, kun haluat lisätä tietoja solusta/datapisteestä muuttamatta solun sisältöä.

Käytän niitä usein käyttäessäni kaavoja ja minun on määritettävä, mitä kaava tekee ja mitä solun arvo tarkoittaa. Jos teet yhteistyötä muiden kanssa, voit myös lisätä kommentteja muiden ihmisten viitteiksi.

Tässä opetusohjelmassa näytän sinulle kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää kommenteista - mukaan lukien kommenttien lisääminen Exceliin, kommenttien muokkaaminen/poistaminen, kommenttien poistaminen koko taulukosta tai työkirjasta jne.

Mutta ennen kuin näytän, kuinka voit lisätä kommentteja Exceliin (tai poistaa/muokata kommentteja), sinun on tiedettävä jotain tärkeää.

Microsoftilla on Office-365: ssä Nimeä kommenttitoiminto muistiinpanoiksi. Joten perinteisiä kommentteja, joita tiedät (sellainen, jossa näkyy keltainen laatikko ja pieni punainen kolmio oikeassa yläkulmassa olevassa solussa) kutsutaan nyt muistiinpanoiksi. Ja kommentit viittaavat nyt uuteen ominaisuuteen, jonka avulla voit luoda keskusteluketjuja. Tässä on artikkeli muistiinpanojen ja kommenttien välisestä erosta

Bottom line - Jos et käytä Office 365: tä, sinun ei tarvitse huolehtia mistään ja kommentti pysyy muuttumattomana. Jos käytät Office 365: tä, kommentteja kutsutaan nyt muistiinpanoiksi

Kommenttien lisääminen Exceliin (pikakuvake)

Jos haluat lisätä kommentin Excelin soluun, voit käyttää alla olevaa pikanäppäintä:

VAIHTO + F2 Windowsissa

ja

Komento + F2 Macissa

Voit käyttää tätä pikanäppäintä kommentin lisäämiseen seuraavasti:

1. Valitse solu, johon haluat lisätä kommentin
2. Pidä Shift -näppäintä (tai Komento -näppäintä, jos käytät Mac -tietokonetta)
3. Paina F2 -näppäintä

Yllä olevat vaiheet lisäisivät välittömästi kommentin valittuun soluun.

Nyt voit kirjoittaa kommenttiin haluamasi tekstin ja painaa Esc -näppäintä tai napsauttaa mitä tahansa laskentataulukon kohtaa, jotta kommentti tallennetaan soluun.

Jos valitset solualueen ja käytät yllä olevaa pikakuvaketta, se lisää kommentin vain aktiiviseen soluun.

Jos et halua pikavalintamenetelmää, alla on toinen tapa lisätä kommentti:

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella solua, johon haluat lisätä kommentin
2. Napsauta Uusi kommentti (tai Uusi huomautus, jos käytät Office 365: tä)

Näytä kaikki kommentit/muistiinpanot

Jos haluat kaikkien kommenttien laajenevan ja näyttävän siinä olevan tekstin, voit tehdä sen helposti yhdellä napsautuksella:

1. Siirry Tarkista -välilehdelle
2. Napsauta Kommentit -ryhmässä Näytä kaikki kommentit

Tämä näyttää välittömästi kaikki laskentataulukon kommentit.

Tämä toimii kuin vaihtopainike. Joten jos napsautat sitä uudelleen, se piilottaa kaikki laskentataulukon kommentit.

Jos käytät Office 365: tä, sinun on napsautettava Muistiinpanot -vaihtoehtoa ja sitten Näytä kaikki muistiinpanot

Kommenttien selaaminen (Edellinen/Seuraava)

Jos haluat käydä läpi kaikki kommentit yksitellen, voit tehdä sen myös. Tästä voi olla hyötyä, kun sinulla on paljon kommentteja ja haluat varmistaa, ettet missaa mitään näitä kommentteja käydessäsi.

Alla on ohjeet kommenttien läpikäymiseen yksitellen:

1. Napsauta Tarkista -välilehteä
2. Napsauta Kommentit -ryhmässä Seuraava -vaihtoehtoa siirtyäksesi seuraavaan kommenttiin (ja Edellinen, jos haluat siirtyä edelliseen kommenttiin).

Kun selaat näitä kommentteja, vain aktiivinen kommentti näytetään. Loput piilotetaan. Kun napsautat Seuraava, siirryt seuraavaan kommenttiin ja piilottaa kaikki muut kommentit.

Jos käytät Office 365: tä (jossa kommentteja kutsutaan nyt muistiinpanoiksi), sinun on napsautettava Tarkista -välilehteä, sitten Muistiinpanot -vaihtoehtoa ja sitten Seuraava/edellinen -muistiinpanovaihtoehtoja. Tämä on tehty hieman vaikeaksi, jos joudut käyttämään tätä vaihtoehtoa paljon (koska se vaatii nyt enemmän napsautuksia). Yksi tapa ratkaista tämä voisi olla lisätä Seuraava/Edellinen muistiinpanot -vaihtoehto QAT: ään (tämä vaihtoehto tulee näkyviin, kun napsautat hiiren kakkospainikkeella Seuraava/Edellinen huomautus -vaihtoehtoja).

Kopioi kommentit

Kun teet yksinkertaisen kopioinnin ja liittämisen, se kopioi kaiken, mukaan lukien arvot, kaavat, muotoilun ja kommentit. Joten jos haluat kopioida ja liittää kaiken, tarvitset vain tavalliset Control-C ja Control-V

Mutta entä jos sinun tarvitsee vain kopioida kommentit (eikä mitään muuta).

Excelin avulla voit tehdä tämän käyttämällä Liitä erikoisasetuksia.

Alla on ohjeet kommenttien kopioimiseen ja liittämiseen vain Excelissä:

1. Valitse kaikki solut, joissa on kommentit, jotka haluat kopioida
2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa valinnan solua ja napsauta sitten Kopioi (tai käytä Control + C -pikanäppäintä)
3. Siirry soluun, johon haluat liittää kommentit.
4. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Paste Special.
5. Napsauta Liitä erikoisvalintaikkunassa Kommentit (se on "Kommentit ja muistiinpanot", jos käytät Office 365: tä)
6. Napsauta OK

Yllä olevat vaiheet liittäisivät vain kommentit eivätkä arvot/muotoilu/kaavat.

Tästä voi olla hyötyä, kun sinulla on kaksi versiota samasta tiedostosta ja eri kommentit. Voit kopioida ja liittää kaikki uusimman version kommentit varmistaaksesi, että sinulla on kaikki yhdessä paikassa.

Poista kommentit

Voit poistaa kommentteja Excelistä eri tavoilla. Valitsemasi tapa riippuu siitä, mitä kommentteja haluat poistaa.

Jos haluat esimerkiksi poistaa kommentteja vain valinnasta tai koko laskentataulukosta, voit käyttää helppoa tapaa - pikakuvaketta tai valintanauhan vaihtoehtoa.

Mutta jos haluat poistaa kommentit kaikista laskentataulukoista kerralla, sinun on käytettävä VBA: ta.

Katsotaanpa molemmat skenaariot.

Poista kommentit valitulta alueelta tai koko laskentataulukosta

Tämä on yksinkertainen.

Voit poistaa kaikki valinnan kommentit seuraavasti:

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa valinnan kohtaa
2. Napsauta Poista kommentti (tai Poista muistiinpano, jos käytät Office 365: tä)

Jos haluat poistaa kommentteja koko laskentataulukosta, toimi seuraavasti:

1. Napsauta harmaata kolmiota Excel-sovelluksen vasemmassa yläkulmassa. Tämä valitsee koko laskentataulukon (tai voit käyttää sitä Control + A + A)
2. Napsauta Etusivu -välilehteä
3. Napsauta Muokkaus -ryhmässä Tyhjennä
4. Napsauta Tyhjennä kommentit

Yllä olevat vaiheet poistaisivat kaikki laskentataulukon kommentit.

Huomaa, että kun valitset koko laskentataulukon ja napsautat hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa solua, et voi poistaa kaikkia kommentteja (tai muistiinpanoja)

Poista kommentit kaikista laskentataulukoista kerralla

Kommenttien poistaminen koko työkirjasta on hieman hankalaa. Voit siirtyä jokaiseen taulukkoon ja poistaa kaikki kommentit jokaiselta taulukolta, mutta tästä voi tulla väsyttävää, jos työkirjassa on paljon arkkeja.

Yksinkertainen VBA -koodi voi tässä tapauksessa tehdä kaiken raskaan.

Alla on koodi, joka kulkee työkirjan jokaiselle arkille ja poistaa kommentit koko taulukosta:

Jokaiselle työkirjan ws: ws.cells.ClearComments: Seuraava ws

Yllä oleva koodi käyttää jokaisen seuraavan silmukan läpi työkirjan jokaisen laskentataulukon. Ja jokaisen taulukon kohdalla se poistaa ClearComments -menetelmän poistaa kaikki kommentit kerralla.

Koska Microsoft on nimennyt kommentit uudelleen Office 365: n muistiinpanoiksi, yllä oleva koodi saattaa tulevaisuudessa poistaa kommentteja (uusi ominaisuus O365: ssä) ja sinun on ehkä käytettävä alla olevaa koodia muistiinpanojen poistamiseen (aiempien versioiden kommentit)

Jokaiselle työkirjan ws: ws.cells.ClearNotes: Seuraava ws

Toistaiseksi molemmat koodit toimivat ja poistavat kommentit määritetyistä soluista.

Anna minun nyt näyttää, kuinka tätä koodia käytetään.

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa välilehteä
2. Napsauta Näytä koodi. Tämä avaa VB -editorin (voit myös avata pikanäppäimen ALT + F11)
3. Jos et näe VB -editorissa välitöntä ikkunaa, napsauta valikon Näytä -vaihtoehtoa ja napsauta sitten Välitön ikkuna
4. Kopioi ja liitä yllä oleva VBA -makrokoodi välittömään ikkunaan.
5. Aseta kohdistin rivin loppuun välittömässä ikkunassa
6. Paina Enter -näppäintä

Yllä olevat vaiheet poistavat kaikki kommentit koko työkirjasta.

Kopioi kaikki kommentit erilliseen laskentataulukkoon

Olisi hienoa saada luettelo kaikista kommenteista ja koko teksti jokaisessa kommentissa laskentataulukon luettelona. Tämä helpottaa kommenttien selaamista yksitellen (sen sijaan, että navigoit ja hyppäät taulukon solujen yli).

Vaikka tätä ei voida tehdä sisäänrakennetulla ominaisuudella, voit tehdä tämän käyttämällä VBA: ta.

Tässä on yksityiskohtainen opetusohjelma, joka näyttää kuinka saada luettelo kaikista kommenteista erilliselle laskentataulukolle.

Muunna muistiinpanot kommentteiksi (vain Office 365)

Tämä ominaisuus on vain Office 365: n käyttäjien käytettävissä.

Koska kommentteja on nyt kahdenlaisia ​​- kommentteja ja muistiinpanoja, voit vaihtaa muistiinpanot kommentteiksi (ei päinvastoin).

Joten jos sinulla on perinteisiä kommentteja (joita kutsutaan nyt muistiinpanoiksi O365: ssä), voit helposti muuttaa ne kommentteiksi käyttämällä seuraavia vaiheita:

1. Napsauta Tarkista -välilehteä
2. Napsauta Muistiinpanot -vaihtoehtoa
3. Napsauta Muunna kommentteiksi
4. Napsauta avautuvassa valintaikkunassa Muunna kaikki muistiinpanot

Yllä olevat vaiheet muuntaisivat kaikki kommentit muistiinpanoiksi.

Huomaa, että jos sinulla on muotoilua tai kuvia kommenteissa, se poistetaan automaattisesti.

Et myöskään voi muuntaa joitain muistiinpanoja kommentteiksi ja jättää muita sellaisiksi. Yllä olevat vaiheet muuttavat kaikki muistiinpanot kommentteiksi koko laskentataulukossa.

Joten tämä on kaikki mitä sinun tarvitsee tietää kommenttien lisäämisestä ja poistamisesta Excelissä.

Toivottavasti pidit tätä opetusohjelmaa hyödyllisenä!