Excelin automaattinen korjaus: täydellinen opas + esimerkkejä ajan säästämisestä

Mitä tapahtuu, kun kirjoitat Excelissä sanan "Drnik" juoman sijasta?

Huomaat, että Excel korjaa virheellisesti kirjoitetun sanan juomaan automaattisesti (kuten alla on esitetty).

Jotenkin Excel tiesi, että tämä ei ole oikea kirjoitusasu, ja korjasi sen automaattisesti oikeaan.

Nyt se ei korjaa kaikkia väärin kirjoitettuja sanoja automaattisesti.

Vain muutama!

Kokeile esimerkiksi sanaa "dirnk".

Sitä ei korjata automaattisesti.

Jotkut sanat korjataan automaattisesti ja toiset eivät, koska jo on olemassa luettelo sanoista, jotka on esitäytetty Excelissä automaattisesti korjattavaksi.

Huomautus: Automaattinen korjaus on oletusarvoisesti käytössä Excelissä.

Tässä opetusohjelmassa selitän, mitä automaattisen korjauksen vaihtoehdot ovat, ja näytän sitten joitain esimerkkejä, joiden avulla voit säästää aikaa. Käsittelen myös, miten voit poistaa sen käytöstä (eli poistaa automaattisen korjauksen käytöstä)

Automaattisen korjauksen vaihtoehtojen ymmärtäminen

Automaattinen korjaus on luotu auttamaan sinua ratkaisemaan pieniä ongelmia, joita saatat kohdata kirjoittaessasi Excelissä tai syöttäessäsi tietoja (kuten korvaamalla joitakin yleisesti väärin kirjoitettuja sanoja oikeilla sanoilla).

Sen avulla voit myös saada enemmän hallintaa käyttäessäsi Exceliä (kuten näemme esimerkeissä myöhemmin tässä opetusohjelmassa).

Mutta ensin ymmärrämme, missä ovat automaattisen korjauksen vaihtoehdot ja mitä oletusarvoisesti on saatavana.

Saat automaattisen korjauksen vaihtoehdot napsauttamalla Tiedosto -välilehteä.

Napsauta Tiedosto -näytössä "Asetukset".

Napsauta Excelin asetukset -valintaikkunassa Todennus.

Napsauta Tarkastusasetuksissa Automaattisen korjauksen asetukset.

Tämä avaa Automaattisen korjauksen asetukset -valintaikkunan.

Selitän automaattisen korjauksen valintaikkunan eri välilehdet ja niiden vaihtoehdot.

Automaattisen korjauksen asetukset -välilehti

Automaattisen korjauksen asetukset -välilehdessä on joitain vaihtoehtoja, jotka ovat oletusarvoisesti käytössä ja hoitavat joitain yleisiä ongelmia.

• Näytä automaattisen korjauksen asetukset -painikkeet: Tämä ei liity Exceliin, mutta se koskee muita MS -sovelluksia. Kun tämä vaihtoehto on käytössä, näet automaattisen korjauksen vaihtoehdot MS Wordissa tai MS PowerPointissa (kuten alla).
• Korjaa kaksi alkukirjainta: Tämä vaihtoehto, kun se on käytössä, korjaa automaattisesti kaksi isoa alkukirjainta Excelissä. Jos kirjoitat esimerkiksi "HEllo", se muuttaa sen automaattisesti "Hei"
• Lauseiden ensimmäinen kirjain isolla alkukirjaimella: Kun tämä asetus on käytössä, tämä varmistaa, että uusi lause alkaa isolla kirjaimella. Jos esimerkiksi kirjoitat "Hei. miten voit? ”, se korjataan automaattisesti hei. Mitä kuuluu?'
• Kirjoita päivien nimet isoilla kirjaimilla: Tämä muuttaa automaattisesti päivän nimen ensimmäisen kirjaimen, jos kirjoitat pienillä kirjaimilla. Esimerkiksi, keskiviikko muutettaisiin keskiviikko.
• Caps Lock -avaimen oikea käyttö vahingossa: Jos Caps Lock on käytössä ja kirjoitat lauseen, se korjaa tekstin automaattisesti ja poistaa Caps Lockin käytöstä. Jos esimerkiksi kirjoitat HELLO, se muuttaa sen automaattisesti Hei.
• Korvaa teksti kirjoittaessasi: Tässä Excelissä on jo joitakin yleisesti väärin kirjoitettuja sanoja (tai joidenkin symbolien lyhytkoodeja). Jos esimerkiksi kirjoitat (c), se muuttuu automaattisesti tekijänoikeussymboliksi. Tämä johtuu siitä, että se on määritetty tämän vaihtoehdon luettelossa. Voit lisätä tai poistaa sanoja luettelosta (lisää tästä alla olevassa esimerkissä).

Automaattiset korjaukset

Vaikka nämä automaattisen korjauksen vaihtoehdot ovat hämmästyttäviä, joskus haluat ehkä, että se ei toimi erittäin älykkäästi ja korjaa ne automaattisesti.

Jos sinulla on esimerkiksi tuotenimi AT (jossa "s" on pienillä kirjaimilla), Excel muuntaa sen automaattisesti "Ats": ksi.

Vaikka pidät automaattisesta korjauksesta kaikissa muissa tapauksissa, jos haluat sulkea tämän nimenomaisen tapauksen pois, voit tehdä sen.

Napsauta Automaattinen korjaus -välilehden Poikkeukset -välilehteä.

Automaattisen korjauksen poikkeukset -valintaikkunassa voi olla kahdenlaisia ​​poikkeuksia:

1. Ensimmäinen kirjain: Oletusarvoisesti Excel kirjoittaa isot kirjaimet pisteen (piste) jälkeen. Voit antaa joitain poikkeuksia täällä (yleisimpien poikkeusten luettelo on jo olemassa).
2. Alkuperäiset korkit: Jos et halua, että AT: t muunnetaan Atsiksi, voit määrittää sen täällä.

Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa -välilehti

Tällä välilehdellä on kolme vaihtoehtoa (kaikki ovat käytössä). Pidän kaikkia näitä kolmea vaihtoehtoa hyödyllisenä.

1. Korvaa kirjoittaessasi: Kun syötät hyperlinkkejä soluun, se muunnetaan automaattisesti hyperlinkiksi. Joskus poistan tämän vaihtoehdon käytöstä, koska päädyn usein soluun, joka kestää muutaman sekunnin ja avaa sitten linkin selaimessa.
2. Hae töiden aikana: Tämä lisää automaattisesti uusia rivejä ja sarakkeita Excel -taulukkoon, kun kirjoitat mitä tahansa taulukon solun vieressä olevaan soluun.
3. Automaattisesti työsi: Kun kirjoitat kaavan Excel -taulukon sarakkeeseen, tämä vaihtoehto syöttää saman kaavan (soluviittaukset säädettyinä) kaikkiin sarakkeen soluihin.

Toiminnot -välilehti

Microsoft -sovelluksissa voit luoda toiminnon tietyn sanan tai tekstin perusteella.

Excelissä on käytettävissä vain yhden tyyppinen toiminto - päivämäärätoiminto.

Päivämäärätoiminto tarkoittaa, että jos sinulla on päivämäärä Excelin solussa, voit napsauttaa sitä hiiren kakkospainikkeella ja saat muutamia toimintoja, jotka voit tehdä kyseiselle päivämäärälle (kuten näyttää päivämäärän kalenterissa tai ajoittaa kokouksen Outlookissa) ).

Tästä voi olla hyötyä, jos sinulla on päivämääräluettelo ja haluat nopeasti tallentaa osan kalenteristasi tai haluat ajoittaa kokouksen (Outlookin avulla).

Tämä vaihtoehto on oletusarvoisesti poissa käytöstä, ja sinun on otettava se käyttöön, jotta voit käyttää sitä Excelissä.

Kun olet ottanut sen käyttöön, voit käyttää sitä Excelissä. Jos solussa on päivämäärä, napsauta hiiren kakkospainiketta ja löydät toimintovaihtoehdot alareunasta.

Matematiikan automaattinen korjaus -välilehti

Aivan kuten voit lisätä symboleja Excel -soluun (kuten Delta, Degree tai Checkmark), voit myös lisätä matemaattisia symboleja yhtälöön.

Tällä välilehdellä on tekstiä, joka muuttuu automaattisesti määritetyksi matemaattiseksi symboliksi. Jos esimerkiksi kirjoitat \ sigma, se korvataan symbolilla σ.

Huomaa, että tämä ei toimi laskentataulukon soluissa. Se toimii vain yhtälöiden kanssa.

Kuinka lisätä omia sanoja Excelin automaattiseen korjaukseen?

Haluaisitko, että oli joitakin sanoja, jotka olivat osa automaattista korjausta?

Oletetaan esimerkiksi, että haluat lisätä sanan "drikn" automaattiseen korjaukseen, jotta se korjaa sen "juomaksi".

Voit lisätä sanan automaattiseen korjaukseen seuraavasti:

1. Napsauta Tiedosto -välilehteä.
2. Napsauta Asetukset.
3. Valitse Asetukset -valintaikkunassa Tarkastus.
4. Napsauta "Automaattisen korjauksen asetukset" -painiketta.
5. Kirjoita Automaattinen korjaus -valintaikkunaan seuraava:
   • Korvata: drikn
   • Kanssa: juoda
6. Napsauta LISÄÄ
7. Napsauta OK.

Kun kirjoitat Exceliin "drikn", se korjaa sen automaattisesti "juomaksi".

Ennen kuin näytän sinulle hienoja esimerkkejä tämän käyttämiseksi, tässä on muutamia asioita, jotka sinun tarvitsee tietää Excelin automaattisesta korjauksesta:

• Automaattisen korjauksen luettelo erottaa isot ja pienet kirjaimet. Tämä tarkoittaa, että olet lisännyt sanan "drikn" korvaamaan sanalla "juoma", se toimii vain pienillä kirjaimilla. Jos kirjoitat Drikn tai DRIKN, sitä ei korjata.
• Tämä muutos tallennetaan Exceliin ja on olemassa, vaikka suljet työkirjan ja avaat sen uudelleen. Jos et enää halua tätä, sinun on poistettava se manuaalisesti.
• Muutos tapahtuu vain, kun käytetään tarkkaa sanaa. Jos käytät esimerkiksi ”drikns” -toimintoa, sitä ei korjata automaattisesti. Jotta se toimisi, sanassa ei saa olla merkkejä juuri ennen tai jälkeen.
• Kun määrität automaattisen korjauksen Excelissä, se aktivoituu automaattisesti muissa MS -sovelluksissa, kuten MS Wordissa tai MS PowerPointissa.

Automaattinen korjaus luotiin tavan korjata tavallisia kirjoitusvirheitä. Mutta voit käyttää sitä myös upeilla tavoilla säästääksesi aikaa.

Liittyy: Oikeinkirjoituksen tarkistus Excelissä.

Alla on muutamia hyödyllisiä esimerkkejä automaattisen korjauksen käytöstä (muu kuin väärin kirjoitetun sanan korjaaminen).

Esimerkki 1: Käytä lyhenteiden täydentämiseen automaattista korjausta

Kuvittele työskenteleväsi ABC Technology Corporation Limited -yhtiössä.

Työsi sisältää paljon tietojen syöttämistä Excelissä ja sinun on kirjoitettava koko yrityksen nimi manuaalisesti monta kertaa päivässä.

Riippumatta siitä, kuinka nopeasti kirjoitat, tämä tuntuu ajanhukalta.

Etkö toivoisi, että olisi olemassa tapa, jolla voit kirjoittaa ABC: n (tai mitä haluat) ja Excel korvaa sen yrityksen nimellä?

Tässä autokorjauksen mahtavuus voi auttaa.

Voit määrittää lyhenteen automaattisessa korjauksessa, ja aina kun käytät sitä, Excel muuntaa sen automaattisesti määritetyksi tekstiksi.

Voit esimerkiksi määrittää, että aina kun kirjoitat ABC, Excel korvaa sen automaattisesti nimellä ”ABC Technology Corporation Limited”.

Jotain alla olevan kuvan mukaisesti:

Näin tapahtuu, kun lisäät Exceliin automaattisen korjauksen, johon ABC -korjaus tulisi tehdä ”(kuten alla on automaattisen korjauksen valintaikkuna).

Entä jos haluat lisätä ABC: n eikä koko nimen?

Jos et halua automaattisen korjauksen muuttavan ABC: tä koko nimeksi, paina Ctrl + Z palauttaaksesi ABC: n.

Kun käytät Control + Z -toimintoa, on parasta valita lyhenne, jota et todennäköisesti käytä työssäsi. Tämä varmistaa, ettei sinulla ole mahdollisuutta saada koko nimeä vahingossa (kun halusit vain lyhenteen).

Alla on esimerkkejä tilanteista, joissa tämä automaattisen korjauksen temppu voi säästää paljon aikaa:

• Voit syöttää tiedostojen tai kansioiden nimet nopeasti (kopioinnin ja liittämisen sijaan joka kerta).
• Jos sinulla on luettelo tiimin jäsenistä, voit kirjoittaa heidän nimensä nopeasti heidän nimikirjaimillaan.

Varoituksen sana: Kaikki Excelissä määrittämäsi automaattisen korjauksen asetukset aktivoidaan myös muissa MS -sovelluksissa, kuten MS Wordissa tai MS PowerPointissa. Tällaisissa tapauksissa on parasta käyttää lyhenteitä, joita et todennäköisesti käytä muualla.

Esimerkki 2: Lisää symbolit nopeasti (kuten astetta tai deltaa)

Jotkin symbolit, joita on vaikea lisätä/kirjoittaa Excelissä, koska ne eivät ole jo käytettävissä näppäimistöllä (kuten astesymboli tai delta -symboli tai luettelomerkit).

Sinun on joko tiedettävä pikanäppäin (jotka ovat usein pitkiä ja monimutkaisia) tai sinun on käytettävä Lisää symboli -valintaikkunaa (mikä vie aikaa).

Jos joissakin symboleissa sinun on käytettävä melko usein, voit antaa näille symboleille koodinimen tai lyhenteen käyttämällä automaattista korjaustoimintoa.

Nyt kun sinun on syötettävä kyseinen symboli, voit käyttää koodinimeä ja se korjataan automaattisesti kyseiseen symboliin.

Alla on esimerkki, jossa käytän koodia DEGSYM saadakseni astesymbolin Excelissä.

Voit tehdä tämän tekemällä seuraavan muutoksen Excelin automaattisen korjauksen valintaikkunassa:

Esimerkki 3: Kirjoita kaavat nopeammin automaattisen korjauksen avulla

Tämä temppu (jonka opin tästä blogista) on hieman kaukaa haettu, mutta jos käytät paljon pitkiä kaavoja, tämä voi säästää aikaa.

Alla on kaava, joka yhdistää kolmen solun tekstit, jotka jätetään soluun, jossa tätä kaavaa käytetään:

= Epäsuora (OSOITE (RIVI (), SArake ()-3) & Epäsuora (OSOITE (RIVI (), SArake ()-2) & Epäsuora (OSOITE (RIVI (), SArake ()-1))

Jos joudut usein luomaan tällaisen kaavan, on parempi luoda sille yksinkertainen koodi ja käyttää sitä automaattisessa korjauksessa.

Tässä tapauksessa olen käyttänyt koodia "com3" automaattisessa korjauksessa kaavan saamiseksi.

Nyt voit käyttää koodia 'com3' saadaksesi koko kaavan muutamalla näppäinpainalluksella (kuten alla):

Huomautus: Kuten mainitsin, tämä on jotain, jota useimpien ei tarvitse koskaan käyttää, mutta se on silti hyvä temppu tietää (joka tapauksessa). Yllä oleva esimerkki on tosielämän tapaus, jossa käytän tätä parhaillaan yhdessä projektissani ajan säästämiseksi.

Kuinka sammuttaa automaattinen korjaus kokonaan

Vaikka uskon, että automaattinen korjaus on loistava ominaisuus, se ei välttämättä ole relevantti kaikille.

Ja joissakin tapauksissa se voi itse asiassa ärsyttää. Jos esimerkiksi kirjoitat (c) tai (r) tai ™, Excelin automaattinen korjaus muuttaa tekstin automaattisesti (muotoon © tai ® tai ™)

Tällaisissa tapauksissa on parasta poistaa automaattinen korjaus käytöstä tai ainakin poistaa ehdot, joita et halua korjata automaattisesti.

Alla on vaiheet automaattisen korjauksen poistamiseksi käytöstä:

1. Napsauta Tiedosto -välilehteä.
2. Napsauta Asetukset.
3. Valitse Asetukset -valintaikkunassa Tarkastus.
4. Napsauta "Automaattisen korjauksen asetukset" -painiketta.
5. Poista Automaattinen korjaus -valintaikkunan Automaattinen korjaus -välilehden Korvaa teksti kirjoittaessasi -vaihtoehto.

Huomautus: Yllä olevat vaiheet sammuttavat kokonaan automaattisen täydennysominaisuuden, jossa se korvaa osan tekstistä määritetyllä tekstillä. Tämä voi myös tarkoittaa, että näitä yleisesti väärin kirjoitettuja sanoja ei enää korjata.

Kuinka poistaa käytöstä tai korvata joitain sanoja korjaamasta itseään

Jos haluat säilyttää yleisen Korvaa teksti kirjoittaessasi -ominaisuuden, mutta haluat joitain poikkeuksia, voit löytää sanan luettelosta ja poistaa sen manuaalisesti (tai muokata sitä).

Alla on vaiheet tämän tekemiseen:

1. Napsauta Tiedosto -välilehteä ja napsauta sitten Asetukset (avautuvassa Tiedosto -näytössä).
2. Valitse Asetukset -valintaikkunassa Tarkastus.
3. Napsauta "Automaattisen korjauksen asetukset" -painiketta.
4. Valitse poistettava sana Automaattinen korjaus -valintaikkunan Automaattinen korjaus -välilehdessä.
5. Napsauta Poista -painiketta.

Voit myös korvata sanan automaattisessa korjauksessa. Esimerkiksi sen sijaan, että (c) muuttuisi tekijänoikeussymboliksi, voit käyttää sitä muuntaaksesi sanana - tekijänoikeus.

Jos haluat korvata sanan jollakin muulla tekstillä, etsi ja muuta teksti ja napsauta sitten Korvaa -painiketta.

Automaattisten korjausten kumoaminen Excelissä

Jos kirjoitat jotain ja Excel muuttaa sitä automaattisen korjauksen vuoksi, voit palauttaa alkuperäisen tekstin painamalla Control + Z.

Esimerkiksi heti kun kirjoitat (c) soluun Excelissä ja painat välilyöntinäppäintä, se muutetaan heti tekijänoikeussymboliksi.

Mutta jos käytät nyt Control + Z: tä, se palaa (c) ja pysyy sellaisena.

Vaikka automaattinen korjaus on ominaisuus, jota useimpien Excel -käyttäjien ei tarvitse koskaan säätää, on hyvä tietää joitakin tapoja, joilla voit säästää aikaa (kuten esimerkit osoittavat).

Olen viime aikoina alkanut käyttää sitä joillekin kaavoille, jotka ovat melko suuria, mutta käytän niitä usein (kuten esimerkissä 3).