Automaattisen tallennuksen ottaminen käyttöön Excelissä (helppo opas)

Vaikka Exceliä on jatkuvasti parannettu jokaisen uuden version myötä, on vielä aikoja, jolloin se saattaa kaatua silloin tällöin (varsinkin jos käytät suurta tietojoukkoa).

Ja joskus se voi olla Excelin ulkopuolinen tekijä - kuten sähkökatkos tai järjestelmäsi jumiutuminen muun ongelman kuin Excelin vuoksi.

Tällaisissa tapauksissa, jotta et menetä tietojasi, Excelissä on automaattinen tallennustoiminto - joka nimensä mukaisesti tallentaa työn automaattisesti.

Kun automaattinen tallennus on käytössä, Excel tallentaa työsi säännöllisin väliajoin, mikä varmistaa, että et menetä paljon työstäsi (enintään muutaman minuutin työ voi kadota).

Tässä opetusohjelmassa näytän sinulle, kuinka voit ottaa automaattisen tallennuksen käyttöön Excelissä ja kaikki tärkeät asiat, jotka sinun on tiedettävä siitä.

merkintä: Automaattinen tallennus on Office365: n uusi ominaisuus, jonka avulla voit tallentaa reaaliajassa, kun tiedostot tallennetaan OneDriveen tai SharePointiin. Jos käytät aiempia versioita (Excel 2010/2013/2016/2019), sinulla on Tallenna automaattisen palautuksen tiedot, joka ei ole reaaliaikainen, mutta tallentaa työsi säännöllisin väliajoin.

AutoSave Vs AutoRecover

Automaattinen tallennus on uusi ominaisuus Excel Office 365: ssä, kun taas automaattinen palautus on ollut myös aiemmissa versioissa.

Automaattisen tallennuksen avulla voit tallentaa työsi reaaliajassa, kun tallennat Excel-tiedostosi OneDriveen tai SharePointiin.

Päinvastoin, "Tallenna automaattisen palautuksen tiedot" on vaihtoehto, joka tallentaa työsi automaattisesti 10 minuutin välein (tai minkä tahansa määrittämäsi ajanjakson aikana). Kun tämä vaihtoehto on käytössä, se säilyttää tilapäisen kopion työstäsi ja tallentaa sen 10 minuutin välein.

Jos järjestelmä sammuu odottamatta, voit silti palauttaa väliaikaisesti tallennetun tiedoston (käyttämällä automaattista palauttamista).

Tässä opetusohjelmassa käsittelen molempia ominaisuuksia.

Ota automaattinen tallennus käyttöön Excelissä Asetukset -valintaikkunasta

Voit ottaa automaattisen tallennuksen käyttöön ja tallentaa automaattisen palautuksen tiedot (eli tallentaa tiedostot automaattisesti tietyllä aikavälillä) Excelissä Asetukset-valintaikkunasta. Kun tämä on tehty, tämä otetaan käyttöön kaikissa työkirjoissa, joita käytät kyseisessä järjestelmässä.

Muista, että automaattinen tallennus on käytettävissä vain Office365 -käyttäjille. Jos sinulla ei ole O365: tä, voit käyttää vain automaattista palautusta.

Seuraavat vaiheet ottavat automaattisen tallennuksen käyttöön Excelissä:

1. Napsauta Tiedosto -välilehteä
2. Napsauta Asetukset
3. Napsauta Excelin asetukset -valintaikkunassa vasemmalla olevaa Tallenna -vaihtoehtoa
4. Valitse vaihtoehto - Tallenna automaattisen palautuksen tiedot jokainen -valintaruutu. Oletusarvo on 10 minuuttia, mutta voit halutessasi valita pienemmän tai suuremman arvon.
5. Valitse vaihtoehto - "Tallenna OneDrive- ja SharePoint Online -tiedostot oletusarvoisesti Excelissä". Tämä vaihtoehto toimii vain Office 365: ssä ja tallentaa työsi reaaliajassa (muutaman sekunnin välein)
6. Napsauta OK

Yllä olevat vaiheet varmistavat, että työsi tallennetaan automaattisesti 10 minuutin välein.

Huomaa, että jotta AutoSave OneDrive- ja SharePoint Online -tiedostot oletuksena Excelissä toimivat, tiedostojen on oltava uusimmassa tiedostomuodossa (eli XLSX eikä XLS).

Muita hyödyllisiä vaihtoehtoja:

• Säilytä viimeinen AutoRecovered -versio, jos suljen sen tallentamatta: Vaikka Excel tallentaa työsi 10 minuutin välein (kun automaattinen tallennus on käytössä), tämän vaihtoehdon käyttöönotto varmistaa, että et menetä edes työtä näiden 10 minuutin välissä (jos järjestelmä kaatuu tai sähkökatkos). Kun tämä on käytössä, Excel näyttää vaihtoehdon palauttaa tallentamattomat tiedostot/tiedot automaattisesti.
• Automaattisesti palautettavan tiedoston sijainti: Tämä on paikka, kun Excel tallentaa tallentamattomat tiedostot. Voit muuttaa tämän sijainnin, jos haluat. Jos et ole järjestelmänvalvoja, et ehkä voi muuttaa tätä.

Kun automaattinen tallennus on käytössä (Onedriveen tai SharePointiin tallennetut tiedostot), et näe kehotetta tallentaa tallentamattomat muutokset, kun suljet tiedoston (koska nämä muutokset tallennetaan muutaman sekunnin välein).

Lisäksi jos lisäät tiedostoon VB-koodin (makron), automaattinen tallennus pysähtyy ja näyttää kehotteen tallentaa tämä tiedosto makro-yhteensopivana fike-tiedostona (.xlsm-muodossa)

Automaattisen tallennuksen avulla Excel-käyttäjät voivat nyt jakaa tiedostoja ja tehdä muutoksia reaaliajassa. Voit myös nähdä versiohistorian ja palata halutessasi takaisin edelliseen versioon. Kun avaat vanhan tiedoston versiohistorian avulla, se avataan vain luku -tilassa ja voit tallentaa sen uudella nimellä, jos haluat.

Automaattisen tallennuksen lisääminen QAT -järjestelmään (Office 365)

Jos käytät OneDrivea tai SharePointia, voit myös lisätä automaattisen tallennuksen vaihtoehdon Pikatyökaluriville (käytettävissä vain Office 365: ssä).

Tämän avulla voit ottaa automaattisen tallennuksen käyttöön (SharePointissa tai OneDrivessa) yhdellä napsautuksella (se on vaihtopainike).

Vaikka huomasin sen olevan oletuksena saatavilla Office365 -tilauksessani, jos sinulla ei ole sitä, voit lisätä automaattisen tallennuksen pikakäyttötyökaluriville seuraavasti:

1. Napsauta Customize Quick Access Toolbar -kuvaketta
2. Napsauta Tallenna automaattisesti -vaihtoehtoa

Jos et näe Automaattinen tallennus -vaihtoehtoa avattavasta valikosta, napsauta Lisää komentoa ja lisää Excel-asetukset -valintaikkuna lisätäksesi automaattisen tallennuksen vaihtoehdon QAT: iin.

Automaattisen tallennuksen ongelma (Tallenna nimellä vs. kopion tallentaminen)

Kun otat automaattisen tallennuksen käyttöön ja tallennat tiedoston OneDriveen tai SharePointiin, huomaat, että Tallenna nimellä -vaihtoehto ei enää näy. Sen sijaan näet Tallenna kopio -vaihtoehdon (lisätietoja tästä)

Kun automaattinen tallennus on käytössä ja työsi tallennetaan muutaman sekunnin välein, muutoksia ei voi tehdä ja tallentaa uutena tiedostona.

Jos esimerkiksi aloitat vanhalla tiedostolla, käsittelet sitä 20 minuuttia ja tallennat kopion, saat vanhan tiedoston ja uuden tiedoston, jossa on 20 minuutin viimeisin työ. Tämä ei kuitenkaan ole mahdollista automaattisen tallennuksen ollessa käytössä, jolloin se säästää työsi muutaman sekunnin välein.

Siksi sinulla on nyt "Tallenna kopio'-Vaihtoehto, jonka avulla voit luoda kopion ja tehdä sitten muutokset.

Jos Excel -tiedostosi eivät ole OneDrivessa tai SharePointissa, näet silti Tallenna nimellä -vaihtoehdon.

Kolmannen osapuolen työkalujen, kuten DropBoxin tai Google Driven, käyttäminen

Voit myös saada Excel -tiedostojen versiohistoria -asetukset tallennusvaihtoehdoilla, kuten Dropbox ja Google Drive.

Nämä työkalut yksinkertaisesti tarkistavat, onko tiedostoon tehty muutoksia ja tallentavat edellisen version. Voit halutessasi palata näihin versioihin.

Yksi näiden kolmansien osapuolten työkalujen käytön eduista on, että voit helposti tehdä yhteistyötä ihmisten kanssa, jotka eivät käytä OneDrivea.

Koska monet suosivat yleensä Google Drivea ja Dropboxia OneDriveen nähden, tämä auttaa, kun työskentelet tiimejä/asiakkaita kanssa, jotka käyttävät näitä vaihtoehtoja.

Ainoa varoitus on varmistaa, ettet säilytä luottamuksellisia tietoja näistä pilvitallennuspalveluista.

Tallenna tiedosto automaattisesti ennen sulkemista VBA: n avulla

Automaattinen tallennus on hämmästyttävä ominaisuus, ja se tekee Excelin kanssa työskentelystä paljon stressitöntä - tietäen, että tiedot eivät häviä.

Jos sinulla ei ole Office 365: tä (mikä tarkoittaa, että sinulla ei ole myöskään automaattista tallennustoimintoa), sinun on luotettava Excelin automaattiseen palautusominaisuuteen.

Toinen vaihtoehto, jota voit käyttää, on yksinkertainen VBA -koodi, joka varmistaa, että tiedostosi on tallennettu ennen sen sulkemista. Tämä varmistaa, ettet menetä työtäsi, koska suljet tiedoston ennen sen tallentamista.

Huomautus: Tämän käyttäminen olisi järkevää vain, jos et käytä Office 365: tä OneDriven tai SharePointin kanssa. Jos olet, voit aina palata aiempiin versioihin ja tiedostot tallennetaan joka tapauksessa automaattisesti.

Alla on vaiheet, joilla VBA tallentaa tiedoston ennen työkirjan sulkemista:

1. Avaa työkirja, johon haluat ottaa tämän VBA -koodin tallennuksen käyttöön ennen sulkemista.
2. Pidä ALT -näppäintä painettuna ja paina F11 -näppäintä (tai Command + Option + F11 Macissa). Tämä avaa VB -editorin.
3. Kaksoisnapsauta ThisWorkbook-objektia (sen tiedoston kohdalla, johon haluat lisätä tämän koodin) Project Explorerissa
4. Kopioi ja liitä alla oleva koodi ThisWorkbook -koodi -ikkunaan:

   Yksityinen alityökirja_BeforeClose (Peruuta Booleanina) ThisWorkbook.Save End Sub

5. Sulje VB -editori

Nyt kun työkirjassa on muutoksia ja suljet sen ennen tallentamista, se suorittaa ensin tämän koodin (koska tämä on VBA -tapahtuma, joka suoritetaan tapahtuman perusteella - tässä tapauksessa työkirjan sulkeminen). Tämä koodi tallentaa ensin työkirjan ja sulkee sen.

Jos et ole tallentanut tiedostoa aiemmin, näyttöön tulee kehote, jossa sinua pyydetään määrittämään sijainti, johon tiedosto tallennetaan.

Jos et halua korvata olemassa olevaa tiedostoa, voit myös muokata koodia niin, että se tallentaa tiedoston aikaleimalla. Näin työsi ei häviä, ja voit myös palata edelliseen versioon.

Alla on VBA-koodi, joka tallentaa tiedoston päivämäärän ja aikaleiman kanssa tiedostonimeen:

Private Sub Workbook_BeforeClose (Peruuta Boolen muodossa) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (Now, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs aikaleima & wbname End Sub

Tämä tallentaa uuden tiedoston aikaleimalla samaan paikkaan, johon vanha tiedosto tallennetaan. Jos haluat tallentaa tiedoston tiettyyn kansioon, voit määrittää kyseisen sijainnin koodissa.

Joten tämä on kaikki mitä sinun pitäisi tietää automaattisen tallennuksen ottamisesta käyttöön Excelissä ja sen tehokkaasta käytöstä. Ja jos et käytä Office 365: tä etkä siksi käytä automaattista tallennusta, voit silti määrittää automaattisen palautuksen asetukset ja palauttaa tallentamattomat tiedostot. VBA -koodilla voidaan myös varmistaa, että tiedostot tallennetaan automaattisesti kopiona, kun suljet sen.

Toivottavasti pidit tätä opetusohjelmaa hyödyllisenä!