Vaikka Exceliä käytetään enimmäkseen tietojen syöttämiseen ja analysointiin, siinä on myös hienoja kaaviotyyppejä, joiden avulla voit parantaa raportteja/koontinäyttöjä.
Excelissä saatavien oletuskaavioiden lisäksi on monia kehittyneitä kaavioita, joita voit helposti luoda ja käyttää päivittäisessä työssäsi.
Tässä opetusohjelmassa luettelen esimerkin edistyneistä kaavioista, jotka voivat olla hyödyllisiä raportteja/koontinäyttöjä luotaessa Excelissä.
Mikä on edistynyt kaavio?
Tässä opetusohjelmassa harkitsen kaikkia Excel -kaaviotyyppejä, jotka eivät ole oletuksena käytettävissä edistyneenä kaaviona.
Jos esimerkiksi siirryt Lisää -välilehdelle, kaikki kaaviot, jotka näet ja jotka voit lisätä suoraan sieltä, eivät kuulu edistyneisiin kaavioihin. Kehittyneen kaavion luomiseksi sinun on tehtävä ylimääräistä työtä (ja vähän muglikin taikuutta).
Merkintä: Jotkin kaaviotyypit (kuten histogrammi, Pareto, myyntisuppilo jne.) Lisättiin oletuskaavioiksi Excel 2016: ssa. Olen lisännyt ne edelleen edistyneiksi kaavioiksi, kun näytän kuinka luoda ne Excel 2013: ssa ja aiemmissa versioissa.Kuinka käyttää tätä opetusohjelmaa?
Seuraavassa on muutamia vinkkejä, jotka voivat auttaa tekemään tästä opetusohjelmasta hyödyllisemmän käyttää.
- Koska tässä artikkelissa käsitellään monia edistyneitä kaavioita, en voi näyttää sinulle tarkalleen, kuinka tehdä ne tässä opetusohjelmassa. Linkitän kuitenkin opetusohjelmiin, joissa näytän tarkalleen, miten nämä edistyneet kaaviot tehdään.
- Joidenkin kaavioiden osalta minulla on myös video -opetusohjelma. Olen upottanut nämä videot tähän opetusohjelmaan.
- Olen luetellut jokaisen ennakkotaulukon osalta skenaariot, joissa voit käyttää sitä, ja jotkut sen merkittävimmistä ominaisuuksista.
- Useimmissa tapauksissa olen myös toimittanut lataustiedoston, jonka avulla voit nähdä, miten tämä edistynyt kaavio tehdään Excelissä.
Aloitetaan ja opitaan mahtavia kartoitustemppuja.
Esimerkkejä Excelin edistyneistä kaavioista
Alla on luettelo kaikista tämän opetusohjelman kattamista edistyneistä kaavioista. Voit napsauttaa mitä tahansa ja siirtyä välittömästi kyseiseen osioon.
Todelliset Vs -tavoitekaaviot
Todelliset Vs Target -kaaviot ovat hyödyllisiä, jos sinun on raportoitava tiedot, joilla on tavoitearvo ja todellinen tai saavutettu arvo.
Näin voi olla silloin, kun haluat näyttää saavutetun myynnin suhteessa tavoitteeseen tai työntekijöiden tyytyväisyysluokituksiin suhteessa tavoitearvioon.
Oletuksena et voi luoda tällaista kaaviota, mutta se voidaan tehdä luomalla yhdistelmäkaavioita ja pelaamalla kaavion tyypillä ja muotoilulla.
Vaikka olen näyttänyt vain kaksi tapaa luoda tämä kaavio, voi olla monia muita tapoja. Ajatuksena on saada tavoitearvo, joka näyttää näkyvästi ja osoittaa selvästi, onko tavoite saavutettu vai ei.
Alla on video siitä, miten luodaan todellinen vs. tavoitekaavio Excelissä:
Napsauta tästä, jos haluat lukea lisää todellisista Vs -tavoitekaavioista | Lataa esimerkkitiedosto
Milestone -kaavio
Virstanpylväskaavion avulla voit piirtää virstanpylväitä aikajanalle. Tämä kaaviotyyppi voi olla hyödyllinen, kun suunnittelet uutta projektia ja haluat näyttää visuaalisesti suunnitellut virstanpylväät tietyn ajanjakson aikana (tai kartoittaa aiemmin saavutetut virstanpylväät).
Virstanpylväskaavio näyttää visuaalisesti virstanpylväät ja kunkin virstanpylvään välisen etäisyyden (kuten alla).
Kun olin päivätyössäni, loimme virstanpylväskaavion suunnitellessamme uutta projektia ja jouduimme raportoimaan väliaikaisista päivityksistä ja suorituksista. Näytimme päivämäärät, jolloin suunnittelimme lähtöselvityksen ja väliaikaiset/lopulliset suoritukset.
Vaikka nämä tiedot voivat olla tylsässä taulukossa, niiden piirtäminen virstanpylväskaavioksi auttaa näkemään edistymisen (sekä virstanpylväiden välisen ajan) visuaalisesti.
Alla on video, jossa näytän kuinka luoda virstanpylväskaavio Excelissä:
Napsauta tätä saadaksesi lisätietoja Excelin virstanpylväskaaviosta | Lataa esimerkkitiedosto
Gantt-kaavio
Gantt -kaavio on varsin suosittu projektipäälliköiden keskuudessa.
Sitä käytetään projektin aikataulun luomiseen tai edistymisen seurantaan.
Gantt -kaavion avulla näet visuaalisesti:
- Mitä kaikki tehtävät/aktiviteetit ovat aikatauluja
- Milloin tehtävä alkaa ja päättyy
- Päivien lukumäärä, joka kuluu kunkin tehtävän suorittamiseen
- Mahdollinen päällekkäisyys päivämäärän kanssa muiden toimintojen kanssa.
Alla on esimerkki Gantt -kaaviosta (joka kertoo Alfredista - hovimestarista - luo Batmanin Batsuit).
Suurin hyöty Gantt -kaavion käytöstä on se, että se näyttää, onko päiviä, jolloin useat toiminnot/tehtävät ovat päällekkäisiä. Tämä voi auttaa sinua suunnittelemaan projektisi paremmin.
Toinen hyvä tällaisen Gantt -kaavion käyttö voi olla tiimisi jäsenten ottamien lehtien piirtäminen. Se näyttää päivämäärät, jolloin useampi kuin yksi tiimin jäsen on lomalla, ja voit suunnitella etukäteen.
Napsauta tätä, jos haluat lukea lisää Gantt -kaaviosta Excelissä | Lataa esimerkkitiedosto
Bell -käyrä
Kellokäyrä (tunnetaan myös nimellä normaalijakaumakäyrä) on tapa piirtää ja analysoida kellokäyrän näköisiä tietoja.
Sitä käytetään usein työntekijöiden arviointien aikana tai kouluissa/oppilaitoksissa oppilaiden luokitteluun.
Vaikka kellokäyrä ei ole muuta kuin "pisteviivakaavio", jonka voit lisätä yhdellä napsautuksella, syy siihen, että olen lisännyt sen yhdeksi edistyneistä kaavioista, on se, että ennen kaavion luomista tarvitaan jonkin verran esityötä.
Jos sinulla on työntekijöiden arviointitiedot tai opiskelijamerkkitiedot, et voi piirtää niitä suoraan kellokäyränä.
Sinun on laskettava keskiarvo ja keskihajonta -arvot ja käytettävä niitä sitten kellokäyrän luomiseen.
Napsauta tätä ja lue kellokäyrän tekeminen Excelissä
Myyntikanavan kaavio
Missä tahansa myyntiprosessissa on vaiheita. Tyypillinen myyntivaihe voisi näyttää seuraavanlaiselta:
Mahdollisuus tunnistettu -> Vahvistettu -> Hyväksytty -> Ehdotus -> Voita
Jos ajattelet numeroita, huomaat, että tämä muodostaa myyntisuppilon.
Monet mahdollisuudet ovat ”tunnistettuja”, mutta vain osa niistä kuuluu ”Vahvistettu” -luokkaan, ja vielä pienemmät päätyvät mahdollisiksi johtajiksi.
Lopulta voittoja on vain kourallinen.
Jos yrität visualisoida sen, se näyttää alla olevan kuvan mukaiselta:
Jos sinulla on nämä numerot Excelissä, voit helposti luoda myyntisuppilotaulukon. Jos käytät Excel 2016: aa, voit lisätä myyntisuppilotaulukon suoraan välilehden välilehdeltä.
Mutta ennen Excel 2016: aa olevissa versioissa sinun on käytettävä kaavioita.
Alla on video, jossa näytän kuinka luoda myyntisuppilotaulukko Excel 2013: ssa tai aiemmissa versioissa:
Napsauta tätä ja lue myyntisuppilotaulukon luomisen opetusohjelma | Lataa esimerkkitiedosto
Pareto -kaavio
Pareto-kaavio perustuu Pareto-periaatteeseen (joka tunnetaan myös nimellä 80/20-sääntö), joka on hyvin tunnettu projektijohtamisen käsite.
Tämän periaatteen mukaan ~ 80% ongelmista voidaan katsoa johtuvan noin ~ 20%: sta ongelmista (tai ~ 80% tuloksistasi voi olla suora tulos ~ 20% ponnisteluistasi jne.).
Tämäntyyppinen kaavio on hyödyllinen, kun haluat tunnistaa 20% asioista, jotka aiheuttavat 80% tuloksesta. Esimerkiksi hotellissa voit luoda Pareto -kaavion tarkistaaksesi 20% ongelmista, jotka johtavat 80%: iin asiakkaiden valituksista.
Tai jos olet projektipäällikkö, voit tunnistaa sen avulla 20% hankkeista, jotka tuottavat 80% tuloista.
Jos käytät Excel 2016: ta, voit lisätä Pareto -kaavion Lisää -välilehdestä, mutta jos käytät Excel 2013: ta tai aiempia versioita, sinun on suoritettava muutama lisävaihe.
Alla on video, jossa näytän kuinka luoda Pareto -kaavio Excel 2013: ssa ja aiemmissa versioissa:
Napsauta tätä ja lue opetusohjelma Pareto -kaavion luomisesta Excelissä | Lataa esimerkkitiedosto
Luettelokaavio
Luettelokaavio sopii hyvin kojelaudoille, koska se voi rei'ittää paljon tietoa ja vie hyvin vähän tilaa.
Luettelokaaviot on suunnitellut kojelaudan asiantuntija Stephen Few, ja siitä lähtien se on laajalti hyväksytty yhdeksi parhaista kaavioesityksistä, joissa sinun on näytettävä suorituskykyä tavoitetta vastaan.
Tämä yksittäinen pylväskaavio on täynnä analyysejä. Sillä on:
- Laadulliset bändit: Nämä kaistat auttavat tunnistamaan suorituskyvyn tason. Esimerkiksi 0-60% on huono suorituskyky (näkyy tummansinisenä bändinä), 60-75% on reilu, 75-90% on hyvä ja 90-100% on erinomainen.
- Tavoitteen suorituskyvyn merkki: Tämä näyttää tavoitearvon. Esimerkiksi tässä tapauksessa 90% on tavoitearvo.
- Todellinen suorituskyvyn merkki: Tämä sarake näyttää todellisen suorituskyvyn. Yllä olevassa esimerkissä musta sarake osoittaa, että suorituskyky on hyvä (sen sijainnin perusteella laadullisilla kaistoilla), mutta se ei täytä tavoitetta.
Alla on video luodikaavion luomisesta Excelissä
Napsauta tätä ja lue opetusohjelma luodikaavion luomisesta Excelissä | Lataa esimerkkitiedosto
Vaihekaavio
Vaihekaavio voi olla hyödyllinen, kun haluat näyttää epäsäännöllisin väliajoin tapahtuvat muutokset. Esimerkiksi maitotuotteiden, bensiinin, verokannan, korkojen jne.
Vaikka Excelissä ei ole sisäänrakennettua ominaisuutta askelkaavion luomiseen, se voidaan luoda helposti järjestämällä tietojoukko uudelleen.
Alla on esimerkki askelkaaviosta.
Jos ajattelet, miksi et käytä viivakaaviota sen sijaan, katso alla olevia kaavioita.
Molemmat kaaviot näyttävät samalta, mutta viivakaavio on hieman harhaanjohtava. Se antaa sinulle vaikutelman, että bensiinin hinnat ovat nousseet jatkuvasti toukokuussa 2015 ja kesäkuussa 2015 (katso alla oleva kuva). Mutta jos katsot askelkaaviota, huomaat, että hinnankorotus tapahtui vain kaksi kertaa.
Alla on video, jossa näytän kuinka luoda askelkaavio Excelissä.
Napsauta tätä ja lue vaihekaavion luominen Excelissä | Lataa esimerkkitiedosto
Vohvelikaavio
Vohvelikaavio on ympyräkaavavaihtoehto, jota käytetään yleisesti koontinäytöissä. Sitä kutsutaan myös neliökaavioksi.
Aiheeseen liittyvä artikkeli: Ympyräkaavion luominen Excelissä
Excel -kartoituksen kannalta vohvelikaavio ei oikeastaan käytä mitään kartoitustyökaluja. Se luodaan pikemminkin käyttämällä laskentataulukoiden soluja ja ehdollista muotoilua.
Siitä huolimatta se näyttää oikealta kaaviosta, ja voit käyttää sitä kojelautojen jazziin.
Alla on esimerkki Vohvelikaaviosta Excelissä.
Mistä pidän vohvelikaaviossa?
- Vohvelikaavio näyttää siistiltä ja voi jazzata kojelaudasi.
- Se on todella yksinkertaista lukea ja ymmärtää. Yllä olevassa KPI -vohvelikaaviossa jokaisessa kaaviossa on yksi datapiste ja nopea vilkaisu kertoo saavutetun tavoitteen laajuuden KPI: tä kohti.
- Se herättää lukijoiden huomion ja sitä voidaan tehokkaasti käyttää korostamaan tiettyä mittaria/KPI: tä.
- Se ei vääristä tai vääristä datapistettä (johon ympyräkaavio on joskus syyllinen).
Mitkä ovat puutteet?
- Arvon kannalta se on vain datapiste (tai muutama datapiste). Se vastaa melkein arvoa solussa (ilman kaikkia värejä ja jazzia).
- Sen luominen Excelissä vaatii jonkin verran työtä (ei niin helppoa kuin palkki/sarake tai ympyräkaavio).
- Voit yrittää käyttää useampaa kuin yhtä datapistettä vohvelikaaviota kohti alla kuvatulla tavalla, mutta heti kun ylität muutaman datapisteen, se hämmentää.
Napsauta tätä ja lue vohvelikaavion luominen Excelissä | Lataa esimerkkitiedosto
Lämpömittarin kaavio
Lämpömittarikaavio on toinen esimerkki, jossa voit näyttää suorituskyvyn suhteessa tavoitearvoon (samanlainen kuin Todellinen vs. tavoitekaavio tai luodikaavio).
Sitä kutsutaan lämpömittarikaavioksi, koska voit saada sen näyttämään lämpömittarilta.
Huomautus: Lämpömittarikaaviota voidaan käyttää vain yhden KPI: n suorituskykyä mitattaessa. Jos sinun on analysoitava useita KPI: itä tai mittareita, sinun on joko luotava useita lämpömittarikaavioita tai valittava tavallinen aikaisempi vs. tavoitekaavio, jonka käsitin aiemmin.
Alla on video, jossa näytän kuinka luoda lämpömittarikaavio Excelissä.
Napsauta tätä ja lue lämpömittarikaavion tekeminen Excelissä | Lataa esimerkkitiedosto
Nämä ovat joitain edistyneitä kaavioita, jotka voit luoda helposti ja käyttää päivittäisessä työssäsi. Näiden kaavioiden käyttö voi todella piristää raportteja tai koontinäyttöjä, ja samalla se auttaa myös välittämään enemmän tietoa verrattuna tavalliseen Excel -kaavioon.
Jos käytät jotakin kaaviotyyppiä (ja sitä voidaan pitää edistyneenä kaaviona), kerro siitä kommenttiosassa. Aion edelleen lisätä kehittyneempiä kaavioita opetusohjelmiin palautteesi perusteella.
Saatat pitää myös seuraavista Excel -vihjeistä ja opetusohjelmista:
- Excel Sparklines - täydellinen opas esimerkkeineen.
- Lämpökartan luominen Excelissä.
- Excel -kaavioiden tallentaminen kuviksi
