Jos luet tätä opetusohjelmaa, olet todennäköisesti kuullut (tai jopa käyttänyt) Excelin pivot -taulukkoa. Se on yksi Excelin tehokkaimmista ominaisuuksista (ei vitsi).
Parasta pivot -taulukon käyttämisessä on se, että vaikka et tiedä mitään Excelissä, voit silti tehdä melko mahtavia asioita sen kanssa, kun ymmärrät sen hyvin.
Aloitetaan.
Klikkaa tästä ladataksesi näytetiedot ja seurata niitä.
Mikä on kääntöpöytä ja miksi sinun pitäisi välittää?
Pivot -taulukko on Microsoft Excelin työkalu, jonka avulla voit nopeasti tehdä yhteenvedon valtavista tietojoukoista (muutamalla napsautuksella).
Vaikka olisitkin täysin uusi Excel -maailmassa, voit käyttää pivot -taulukkoa helposti. Se on yhtä helppoa kuin vetää ja pudottaa rivien/sarakkeiden otsikoita raporttien luomiseen.
Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko:
Nämä ovat myyntitietoja, jotka koostuvat ~ 1000 rivistä.
Siinä on myyntitiedot alueen, jälleenmyyjän tyypin ja asiakkaan mukaan.
Nyt pomosi saattaa haluta tietää muutamia asioita näistä tiedoista:
- Mikä oli eteläisen alueen kokonaismyynti vuonna 2016?
- Mitkä ovat viisi vähittäiskauppaa myynnin mukaan?
- Miten Home Depotin suorituskyky verrattuna muihin eteläisen vähittäiskauppiaaseen?
Voit jatkaa ja käyttää Excel -toimintoja antaaksesi vastaukset näihin kysymyksiin, mutta entä jos yhtäkkiä pomosi esittää luettelon viidestä lisäkysymyksestä.
Sinun on palattava tietoihin ja luotava uusia kaavoja aina, kun muutos tapahtuu.
Tässä Excel -pivot -taulukot ovat todella käteviä.
Muutamassa sekunnissa pivot -taulukko vastaa kaikkiin näihin kysymyksiin (kuten opit alla).
Todellinen hyöty on kuitenkin se, että se mahtuu hienovaraiseen datapohjaiseen pomoon vastaamalla hänen kysymyksiinsä välittömästi.
Se on niin yksinkertaista, että voit myös käyttää muutaman minuutin ja näyttää pomollesi, kuinka se tehdään itse.
Toivottavasti sinulla on nyt käsitys siitä, miksi pivot -taulukot ovat niin mahtavia. Luodaan pivot -taulukko käyttämällä tietojoukkoa (yllä).
Pivot -taulukon lisääminen Exceliin
Tässä on vaiheet pivot -taulukon luomiseksi edellä esitettyjen tietojen avulla:
- Napsauta mitä tahansa tietojoukkoa.
- Siirry kohtaan Lisää -> Taulukot -> Pivot -taulukko.
- Luo pivot -taulukko -valintaikkunassa oletusasetukset toimivat useimmissa tapauksissa hyvin. Tässä on muutama asia tarkistettavaksi:
- Taulukko/alue: Se täytetään oletusarvoisesti tietojoukon perusteella. Jos tiedoissasi ei ole tyhjiä rivejä/sarakkeita, Excel tunnistaa automaattisesti oikean alueen. Voit muuttaa tätä manuaalisesti tarvittaessa.
- Jos haluat luoda pivot -taulukon tiettyyn paikkaan, määritä sijainti kohdassa "Valitse minne haluat PivotTable -raportin sijoitettava". Muussa tapauksessa uusi laskentataulukko luodaan pivot -taulukon avulla.
- Napsauta OK.
Heti kun napsautat OK, luodaan uusi laskentataulukko, jossa on pivot -taulukko.
Kun pivot -taulukko on luotu, siinä ei näy tietoja. Näet vain pivot -taulukon nimen ja yhden rivin ohjeet vasemmalla ja pivot -taulukon kentät oikealla.
Ennen kuin ryhdymme analysoimaan tietoja tämän pivot -taulukon avulla, ymmärrämme, mitkä ovat mutterit ja pultit, jotka muodostavat Excel -pivot -taulukon.
Excelin pivot -taulukon mutterit ja pultit
Jotta voit käyttää pivot -taulukkoa tehokkaasti, on tärkeää tietää osat, jotka luovat pivot -taulukon.
Tässä osiossa opit:
- Pivot -välimuisti
- Arvot -alue
- Rivialue
- Sarakkeet -alue
- Suodatinalue
Pivot -välimuisti
Heti kun luot pivot -taulukon tietojen avulla, taustalla tapahtuu jotain. Excel ottaa tilannekuvan tiedoista ja tallentaa ne muistiinsa. Tätä tilannekuvaa kutsutaan Pivot -välimuistiksi.
Kun luot erilaisia näkymiä pivot -taulukon avulla, Excel ei palaa tietolähteeseen, vaan käyttää pivot -välimuistia tietojen nopeaan analysointiin ja yhteenvedon/tulosten antamiseen.
Pivot -välimuisti luodaan siksi, että pivot -taulukon toiminta on optimoitu. Vaikka sinulla olisi tuhansia rivejä tietoja, pivot -taulukko on erittäin nopea tietojen yhteenvedossa. Voit vetää ja pudottaa kohteita rivien/sarakkeiden/arvojen/suodattimien laatikoihin ja se päivittää tulokset heti.
Huomautus: Yksi kääntövälimuistin haittapuoli on se, että se lisää työkirjasi kokoa. Koska se on kopio lähdetiedoista, kun luot pivot -taulukon, kopio näistä tiedoista tallennetaan Pivot -välimuistiin.
Lue lisää: Mikä on Pivot -välimuisti ja miten sitä käytetään parhaiten.
Arvot -alue
Arvot -alue sisältää laskelmat/arvot.
Jos haluat opetusohjelman alussa näytetyn tietojoukon perusteella, että haluat nopeasti laskea kokonaismyynnin alueittain kuukausittain, voit saada pivot -taulukon alla olevan kuvan mukaisesti (katsomme, miten tämä luodaan myöhemmin opetusohjelmassa) .
Oranssilla korostettu alue on Arvot -alue.
Tässä esimerkissä sillä on neljän kuukauden kokonaismyynti kuukaudessa.
Rivialue
Arvot -alueen vasemmalla puolella olevat otsikot muodostavat Rivit -alueen.
Alla olevassa esimerkissä Rivit -alue sisältää alueet (korostettu punaisella):
Sarakkeet -alue
Arvot -alueen yläosassa olevat otsikot muodostavat Sarakkeet -alueen.
Alla olevassa esimerkissä Sarakkeet -alue sisältää kuukaudet (korostettu punaisella):
Suodatinalue
Suodattimet -alue on valinnainen suodatin, jonka avulla voit porata tietoja edelleen.
Jos esimerkiksi haluat nähdä vain Multiline -jälleenmyyjien myynnin, voit valita tämän vaihtoehdon avattavasta valikosta (korostettuna alla olevassa kuvassa), ja pivot -taulukko päivittyy vain Multiline -jälleenmyyjien tiedoilla.
Tietojen analysointi pivot -taulukon avulla
Yritetään nyt vastata kysymyksiin luomamme pivot -taulukon avulla.
Klikkaa tästä ladataksesi näytetiedot ja seurata niitä.
Jos haluat analysoida tietoja pivot -taulukon avulla, sinun on päätettävä, miltä haluat tietojen yhteenvedon näyttävän lopputuloksessa. Voit esimerkiksi haluta kaikki alueet vasemmalle ja kokonaismyynnin sen viereen. Kun tämä selkeys on mielessäsi, voit vetää ja pudottaa pivot -taulukon asiaankuuluvat kentät.
Pivot -taulukon kentät -osiossa on kentät ja alueet (kuten alla on korostettu):
Kentät luodaan pivot -taulukossa käytettyjen taustaohjelmatietojen perusteella. Alueet -osio on paikka, johon sijoitat kentät, ja tiedot päivitetään pivot -taulukossa sen mukaan, mihin kenttä menee.
Se on yksinkertainen vedä ja pudota -mekanismi, jossa voit yksinkertaisesti vetää kentän ja laittaa sen johonkin neljästä alueesta. Heti kun teet tämän, se näkyy laskentataulukon pivot -taulukossa.
Yritetään nyt vastata johtajan kysymyksiin tämän pivot -taulukon avulla.
Q1: Mikä oli eteläisen alueen kokonaismyynti?
Vedä Rivi -alueen Alue -kenttä ja Arvot -alueen Tulot -kenttä. Se päivittää automaattisesti laskentataulukon pivot -taulukon.
Huomaa, että heti kun pudotat Arvot -alueen Tulot -kentän, siitä tulee tulon summa. Oletusarvon mukaan Excel laskee kaikki tietyn alueen arvot ja näyttää kokonaissummat. Halutessasi voit muuttaa tämän tilaksi Laskenta-, Keskiarvo- tai muut tilastotiedot. Tässä tapauksessa summa on se, mitä tarvitsimme.
Vastaus tähän kysymykseen olisi 21225800.
Q2 Mitkä ovat viisi vähittäiskauppaa myynnin mukaan?
Vedä Asiakas -kenttää Rivi -alueella ja Tulot -kenttää arvoalueella. Jos alueosiossa on muita kenttiä ja haluat poistaa sen, valitse se ja vedä se ulos.
Saat pivot -taulukon alla olevan kuvan mukaisesti:
Huomaa, että oletusarvoisesti tuotteet (tässä tapauksessa asiakkaat) lajitellaan aakkosjärjestyksessä.
Saat viisi parasta jälleenmyyjää lajittelemalla tämän luettelon ja käyttämällä viittä suosituinta asiakkaan nimeä. Tehdä tämä:
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa Arvot-alueen solua.
- Siirry kohtaan Lajittele -> Lajittele suurimmasta pienimpään.
Tämä antaa sinulle lajitellun luettelon kokonaismyynnin perusteella.
Kysymys 3: Kuinka The Home Depotin suorituskyky verrattuna muihin eteläisen vähittäiskauppiaaseen?
Voit tehdä paljon analyysiä tähän kysymykseen, mutta tässä yritetään vain vertailla myyntiä.
Vedä Alue -kenttä Rivit -alueella. Vedä nyt Asiakas -kenttää Rivi -alueella Alue -kentän alapuolella. Kun teet tämän, Excel ymmärtää, että haluat luokitella tietosi ensin alueen ja sitten alueiden asiakkaiden mukaan. Saat jotain alla olevan kuvan mukaisesti:
Vedä Arvot -alueen Tulot -kenttää, niin saat myynnin jokaiselle asiakkaalle (samoin kuin koko alueelle).
Voit lajitella jälleenmyyjät myyntilukujen perusteella seuraavasti:
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella solua, jolla on minkä tahansa jälleenmyyjän myyntiarvo.
- Siirry kohtaan Lajittele -> Lajittele suurimmasta pienimpään.
Tämä lajittelisi välittömästi kaikki vähittäiskauppiaat myyntiarvon mukaan.
Nyt voit nopeasti skannata eteläisen alueen läpi ja havaita, että Home Depotin myynti oli 3004600 ja se toimi paremmin kuin neljä eteläisen alueen jälleenmyyjää.
Nyt on useita tapoja kuoria kissa. Voit myös laittaa alueen Suodatin -alueelle ja valita sitten vain Etelä -alueen.
Klikkaa tästä ladataksesi näytetiedot.
Toivon, että tämä opetusohjelma antaa sinulle perustiedot Excelin pivot -taulukoista ja auttaa sinua pääsemään alkuun.
Tässä on muutamia muita pivot -taulukon opetusohjelmia, joista saatat pitää:
- Lähdetietojen valmistelu pivot -taulukkoa varten.
- Ehdollisen muotoilun käyttäminen Excel -pivot -taulukossa.
- Päivämäärien ryhmittely Excelin pivot -taulukoissa.
- Numeroiden ryhmittely Excelin pivot -taulukossa.
- Tietojen suodattaminen pivot -taulukossa Excelissä.
- Viipaloiden käyttäminen Excel -pivot -taulukossa.
- Tyhjien solujen korvaaminen nollilla Excelin pivot -taulukoissa.
- Excel -pivot -taulukon laskettujen kenttien lisääminen ja käyttäminen.
- Pivot -taulukon päivittäminen Excelissä.
