24 Excel -temppua, jotka toivoit tietäväsi eilen

Excel on helpottanut elämäämme monin tavoin. Jotkut Excel -ongelmat kuitenkin tuhlaavat edelleen aikaamme ja nostavat turhautumisen tasoa. Nämä ovat pieniä ongelmia, jotka voidaan korjata muutamassa sekunnissa, mutta tietämättä oikea tapa tehdä se voi maksaa paljon aikaa.

24 Excel-temppua päivittäiseen työhön

Tässä blogikirjoituksessa haluan paljastaa 24 Excel -temppua, jotka säästävät paljon aikaa ja energiaa. Jos työskentelet excelin kanssa, joudut ennemmin tai myöhemmin vaikeuksiin asioissa, jotka näyttävät mahdottomilta.

Tässä on joitain nopeita korjauksia, jotka mahdollistavat sen.

Excel -temppu #1 - Kopioi ja liitä kaavat muuttamatta viittauksia

Se tapahtuu koko ajan. Yrität kopioida solun kaavalla toiseen soluun ja kaikki sekoittuu. Tämä johtuu siitä, että viittaukset muuttuvat, kun kopioit toiseen paikkaan (ellet tietenkään ole tiukka ja korjaa kaikkia viittauksia).

Tässä on nopea korjaus:

1. Valitse solut, jotka haluat kopioida.
2. Siirry etusivulle -> Numero. Valitse avattavasta Numeromuoto-valikosta Teksti. Tämä muuttaa solun muodon tekstiksi.
3. Paina F2 päästäksesi muokkaustilaan. Pidä nyt Control -näppäintä painettuna ja paina Enter.
4. Kopioi solut.
5. Siirry kohdesoluun ja liitä.
6. Muuta muoto tekstistä yleiseksi.
7. Paina F2 ja paina Control + Enter.
8. Ja olet valmis !!.

Tässä on toinen hieno tapa Excel MVP Tom Urtisin toimesta (käyttämällä Etsi ja korvaa) [kiitos Dave Brunsille ExcelJetistä tämän menetelmän näyttämisestä]

Excel -temppu #2 - Täyttökahva ei näy

Näen niin monen ihmisen kohtaavan tämän ongelman. Täyttökahva ei vain näy töissä.

Tässä on korjaus:

1. Siirry kohtaan Tiedosto -> Asetukset.
2. Valitse Asetukset -valintaikkunassa Lisäasetukset.
3. Valitse vaihtoehto Ota käyttöön täyttökahva ja solujen vetäminen ja pudottaminen.

Excel -temppu #3 - Numero tekstinä

Olen jumissa tämän kanssa monta kertaa. Numerot on muotoiltu tekstiksi eivätkä toimi hyvin kaavoissa.

Tässä on nopea korjaus:

• Lisää soluun 0. Tämä pitää numeron ennallaan ja sitä voidaan käyttää kaavoissa.

Monet ihmiset käyttävät numeroa edeltävää heittomerkkiä (’) numeroiden tekemiseen tekstinä. Tämä excel -temppu toimisi myös tässä tapauksessa.

Excel -temppu #4 - Kaavat on muutettava arvoiksi

Tämä on helppo. Jos sinulla on kaavoja, jotka on muunnettava arvoiksi, toimi seuraavasti:

1. Kopioi solut.
2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Paste Special.
3. Valitse Liitä erityinen -valintaikkunassa Arvot (Pikanäppäin - Alt + E + S + V).
4. Napsauta OK.

Katso myös: Lue lisää Liitä erityiset pikanäppäimet.

Excel -temppu #5 - Kohdistin jumissa - Ei pysty muuttamaan aktiivista solua nuolinäppäimillä

Kun näin tapahtui minulle ensimmäisen kerran, suljin Excel -työkirjan ja käynnistin järjestelmän uudelleen. Ongelma voidaan tietysti ratkaista helposti ilman uudelleenkäynnistystä.

Ongelma tässä tapauksessa on, että olet vahingossa aktivoinut Scroll Lockin.

Sammuta se ja jatka.

Excel -temppu #6 - VLOOKUP/MATCH ei toimi edes ottelun aikana

Voit nähdä, että kaksi arvoa vastaavat täydellisesti, mutta VLOOKUP- tai MATCH -kaava sanoisi silti, että vastaavuutta ei ole.

Argghhhhh…

Ylimääräiset tilat ovat syyllisiä täällä. Jos tekstissä on edessä tai lopussa välilyöntejä (tai useampia välilyöntejä sanojen välissä), Excel ei pidä sitä täsmällisenä osumana ja kaava heittää odottamattomia tuloksia.

Toisinpäin - käytä TRIMMATA toiminto. Se poistaa kaikki eteen ja taakse jäävät välilyönnit sekä ylimääräisen välilyönnin sanojen välillä.

Katso myös: Monet ongelmat voidaan ratkaista, jos tiedät kuinka puhdistaa tiedot Excelissä.

Excel -temppu #7 - Haluatko piilottaa tekstin soluissa

Joskus sinun on ehkä piilotettava teksti/numerot soluun, jotta käyttäjä ei voi nähdä sitä.

Voit tehdä tämän kahdella tavalla:

• Hyvä: Tee tekstistä fontin väri valkoinen (tai mikä tahansa väri on tausta).
• Parempi: Valitse solu ja paina Control + 1. Tämä avaa Muotoile solut -valintaikkunan. Valitse numero -välilehdessä Mukautettu ja kirjoita muoto ;;;

Excel -temppu #8 - Tarvitset vain näkyvien solujen kopioinnin

• Kysymys: Mitä tapahtuu, kun kopioit solualueen, jossa on piilotettuja rivejä/sarakkeita, ja liitä se jonnekin?
• Vastaus: Kaikki solun arvot (Visible + Hidden) kopioidaan ja liitetään.
• Koskea: En halua kopioida piilotettuja soluarvoja.
• Ratkaisu: Valitse solut ja paina Alt +; (tämä valitsee vain näkyvät solut). Liitä nyt mihin tahansa ja vain näkyvät solut liitetään.

Excel -temppu #9 - Valitse kaikki tyhjät solut kerralla

Tuon tietoja usein eri tietokannoista. Monet näiden tietojen solut ovat tyhjiä, ja minun on lisättävä 0 tai N/A. Nopea tapa valita kaikki tyhjät solut:

1. Valitse kaikki alueen solut.
2. Siirry etusivulle -> Muokkaus -> Etsi ja valitse -> Siirry erikoisohjelmaan.
3. Valitse tyhjät kohdat Siirry erityiseen vuoropuheluun -ruudusta.
4. Napsauta OK.

Tämä valitsee kaikki tyhjät solut. Jos haluat kirjoittaa 0 kaikkiin soluihin, kirjoita 0 (tämä antaa arvon aktiiviseen soluun) ja paina Control + Enter.

Excel -temppu #10 - Rivivälit on poistettava tekstistä

Jos sinulla on paljon rivinvaihtoja ja haluat poistaa nämä rivinvaihdot, manuaalinen tekeminen vie paljon aikaa.

Olisi sääli, jos sinun pitäisi tehdä tämä manuaalisesti.

Kokeile tätä nopeaa korjausta:

1. Valitse tiedot
2. Siirry etusivulle -> Etsi ja valitse -> Korvaa (Pikanäppäin - Control + H)
3. Etsi ja korvaa -valintaikkunassa:
   • Etsi mitä: Paina Control + J (et ehkä näe mitään muuta kuin vilkkuva piste)
   • Korvaa: välilyönti (paina välilyöntiä kerran)
4. Napsauta Korvaa kaikki (varmista, että sanan rivitys on käytössä)

https://www.youtube.com/watch?v=zj_OTwwt7Tg

Katso myös: Lue lisää upeista asioista, joita Find and Replace voi tehdä sinulle.

Excel -temppu #11 - Lajittelu ei toimi, kun solut yhdistetään

Ei tietenkään.

Sitä ei tehty näin. Mutta se ei tarkoita, ettet voi saada mitä haluat. Tässä on Merge and Centerin korvike, ja sitä kutsutaan Center Across Selectioniksi.

Tässä on oikea tapa yhdistää solut Excelissä:

1. Valitse solut, jotka haluat yhdistää (vain sarakkeet. Rivien kohdalla käytä yhdistämistä ja keskittämistä).
2. Avaa Muotoile solut -valintaikkuna painamalla Control + 1.
3. Siirry Tasaus -välilehteen.
4. Valitse avattavasta Vaaka-valikosta Keskitä valinta.
5. Napsauta OK.

Nyt sinulla on jotain, joka näyttää samalta ja toimii hyvin lajittelun kanssa.

Excel -temppu #12 - Tiedoissa on kaksoiskappaleita

Päällekkäisillä tiedoilla voi tehdä kaksi asiaa - Korosta se tai Poista se

• Korosta päällekkäiset tiedot: Valitse tiedot ja siirry etusivulle -> Ehdollinen muotoilu -> Korosta solusäännöt -> Monista arvot.
  • Määritä muotoilu ja kaikki päällekkäiset arvot korostuvat.
• Poista kopiot tiedoista: Valitse tiedot ja siirry kohtaan Tiedot -> Poista kaksoiskappaleet.
  • Valitse, onko tiedoissasi otsikoita, valitse sitten sarake ja napsauta OK. Tämä poistaa kaksoiskappaleet luettelosta. Jos haluat alkuperäisen luettelon ehjänä, kopioi ja liitä tiedot johonkin muuhun paikkaan ja tee sitten tämä.

Liittyy: Ultimate Guide to Find and Remove Duplicates in Excel

Excel -temppu #13 - Täytyy tarkistaa oikeinkirjoitusvirheet

Suorita oikeinkirjoituksen tarkistus painamalla F7-näppäintä.

Tässä on yksityiskohtainen opetusohjelma oikeinkirjoituksen tarkistamisesta Excelissä.

Excel -temppu #14 - Vierittäminen alas suurissa tietojoukoissa piilottaa sarakkeiden otsikot

On 2 tapaa ratkaista tämä.

• Käytä Excel -taulukko -ominaisuutta: Excel -taulukkotoiminnon avulla varmistat, että kun vierität alas, otsikot ovat aina näkyvissä. Hyvänä käytäntönä Excel -taulukkoa tulisi aina käyttää taulukkotietojen kanssa, koska siinä on erittäin tehokas ja hyödyllinen ominaisuus. Lue lisää Excel -taulukoista
• Ilmaisten ruutuvaihtoehtojen käyttäminen: Jos haluat enemmän kuin otsikon näkyvän (esim. Jos kyseessä on alaotsikko tai arvot, kuten kokonaismäärä, keskiarvo alussa), käytä Excelin jäädytysruutu-ominaisuutta. Tehdä tämä:
  • Valitse Koko rivi, jonka yläpuolella haluat jäädyttää rivit (tai kyseisen rivin vasemmanpuoleisin solu)
  • Valitse Näytä -> Jäädytä ruudut -> Jäädytä ruudut
    Tämän avulla voit aina nähdä kiinteät rivit, kun vierität alas.

Excel -temppu #15 - Tuhlaa aikaa Vierittämällä taaksepäin ja eteenpäin suurissa tietojoukoissa

Jos työskentelet valtavien tietojoukkojen kanssa ja sinun on vieritettävä ylös ja alas (tai oikealle ja vasemmalle) viitataksesi joihinkin datapisteisiin, voit säästää paljon aikaa ja vieritystä - käyttämällä Jaettu ikkuna ominaisuus.

Tämä ominaisuus voi jakaa ikkunan kahteen tai neljään osaan, ja jokaisella osalla on oma vieritys käytössä. Joten jos sinun on viitattava sarakkeen CZ tietoihin työskennellessäsi sarakkeessa A, tämä ominaisuus on täydellinen sinulle.

1. Siirry kohtaan Näkymä -> Ikkuna -> Jaa.

Tämä jakaa laskentataulukon neljään osaan. Jokaista osaa voidaan ohjata ylimääräisellä vierityspalkilla (pystysuora ja vaakasuora). Jos haluat vain pystysuuntaisen jaon, vedä vaakasuora viiva alareunaan (ja se katoaa).

Excel -temppu #16 - virheenkorjauskaava

Puuttuu pilkku, väärä viittaus, puuttuva argumentti, väärä sulkuasento ja niin edelleen … Kaavan avulla saatettuun virheelliseen tulokseen voi olla satoja syitä.

Kaavan virheenkorjaus voi olla tuskallista, varsinkin jos sen on luonut joku muu. Tässä on tapa tehdä siitä helppoa ja yksinkertaista. Kaavan virheenkorjaus:

1. Valitse solu, jossa on kaava.
2. Siirry kohtaan Kaavat -> Kaavan tarkastus -> Arvioi kaava (Näppäimistön pikanäppäin Alt + TUF).
3. Napsauta Arvioi nähdäksesi vaiheet, jotka kaava arvioidaan Excelissä.

Haluatko korjata osan kaavasta - Tässä on toinen tapa käyttää F9 -näppäintä

Excel -temppu #17 - Excel lisää soluviittauksen kaavan muokkaamisen aikana

Tämä on ylivoimaisesti yksi ärsyttävimmistä Excel -ongelmista, joita käyn läpi lähes päivittäin. Kuvittele, että sinulla on valtava kaava, muokkaat kaavaa (solussa tai ehdollisessa muotoilussa tai nimetyllä alueella) painamalla F2, ja heti kun painat vasenta näppäintä muokataksesi osaa, Excel lisää joitakin ei -toivottuja soluviittauksia. Excel tekee tämän joskus, koska se ei tiedä, että olet muokkaustilassa. Näet nykyisen tilan näytön vasemmassa alakulmassa.

Kierto on yksinkertainen, paina F2 kerran päästäksesi muokkaustilaan, ja nyt voit vaeltaa vapaasti kaavassasi.

Excel -temppu #18 - Liian monta nimettyä aluetta (en muista nimiä)

Käytän Named Rangesia paljon. Sillä on monia etuja ja se on helppokäyttöinen. Mutta entä jos nimettyjä alueita on liikaa ?? Pitäisikö sinun palata nimenhallintaan uudelleen ja uudelleen saadaksesi nimen?

EI!!

Käytä vain pikakuvaketta F3. Se näyttää työkirjasi kaikkien nimettyjen alueiden nimet. Kaksoisnapsauta sitä, jota haluat käyttää, ja se liitetään (kaavaan, jos teet sellaisen, tai taulukkoon)

Kysymys sinulle? Mitä tapahtuu, jos sinulla on monia nimettyjä alueita ja vähennät zoomauksen alle 40%? Jätän sen sinun selvitettäväksi.

Excel -temppu #19 - Virhevirhe kaikkialla

Virhe on yksi ruma tahra laskentataulukossasi. Mutta joskus virheet ovat välttämätön paha. Saatat haluta kaavan palauttavan virheen (esimerkiksi silloin, kun haun arvoa ei löydy VLOOKUPista). Mutta sinun ei tarvitse käydä läpi tuijottamista. Käytä vain IFERRORia.

IFERROR ei toimi Excel -versiossa 2003 ja sitä vanhemmissa versioissa. Käytä siinä tapauksessa yhdistelmää IF ja ISERROR.

Excel -temppu #20 - Sinun on poistettava kaikki kommentit nopeasti

Käytän usein malleja, joissa on kommentteja. Kaikkien kommenttien poistaminen on yksi laskentataulukkooperaatioista, joita teen aina, kun aloitan alusta. Tässä on nopea tapa valita kaikki kommentit kerralla ja poistaa kaikki:

1. Valitse kaikki solut.
2. Siirry etusivulle -> Muokkaus -> Etsi ja valitse -> Siirry erikoistilaukseen.
3. Valitse Siirry erityiseen vuoropuheluun -ruudusta Kommentit.
4. Napsauta OK.

Tämä valitsee kaikki solut, joissa on kommentteja. Siirry nyt mihin tahansa valittuihin soluihin, napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse Poista kommentti

Excel -temppu #21 - Vaihda vain Excel -laskentataulukoiden välillä

Oletko yksi niistä, jotka avaavat miljoonia sovelluksia samanaikaisesti.

Minulla on usein Google Chrome, Excel, PowerPoint, Kindle, Mozilla Firefox, Email ja monet muut sovellukset auki samanaikaisesti.

Useimmat meistä käyttävät Alt + Sarkainta eri avoimien sovellusten selaamiseen, mutta entä jos haluat selata vain avoimia Excel -työkirjoja. Käyttää Control + sarkain sen sijaan.

Excel -temppu #22 - Näytä numero tekstillä

Haluatko näyttää numeron 100 100 miljoonaa tai 100 grammaa? Voit tehdä tämän ja käyttää tätä numeroa edelleen laskelmissa. Temppu on oikean numeromuodon tuntemisessa. 100: n näyttäminen 100 miljoonana:

1. Siirry soluun, jossa on numerot (tai valitse kaikki solut, joissa haluat käyttää tätä).
2. Paina Control + 1.
3. Valitse Numero -välilehdessä Mukautettu (vasemmassa ruudussa).
4. Muuta yleinen yleiseksi "miljoonaksi".

Mukautettu numeromuotoilu on ilo itsessään. Opi hämmästyttävä temppu mukautetun numeromuodon avulla

Excel -temppu #23 - Vieritä nopeasti oikealle valtavassa tietojoukossa

Oletetaan, että sinulla on valtava tietojoukko, joka kattaa paljon sarakkeita (esimerkiksi 200 saraketta). Ja sinun täytyy selata tietojasi usein. Miten voit tehdä tämän.

• Tavallinen tapa 1: Käytä oikeaa nuolinäppäintä (ja peitä jokainen sarake yksitellen).
• Tavallinen tapa 2: Jätä näppäimistö, tartu hiireen, valitse vierityspalkki ja vieritä.
• Tässä on kolmas ei-niin tavallinen tapa-Käytä Alt + PageDown -näppäin. Se tekee sen, mitä Page down tekee riveille. Se hyppää 20 saraketta kerrallaan.

Excel -temppu #24 - Hidas laskentataulukko kärsii

Olemme kaikki käyneet tämän läpi. Excel -laskentataulukoilla on taipumus hidastua.

Jotkut alla olevista vaiheista voivat nopeuttaa asioita. [Kirjoitin yksityiskohtaisemman artikkelin laskentataulukoiden nopeuttamisesta. Napsauta tätä lukeaksesi]

• Käytä Helper -sarakkeita.
• Vältä haihtuvaa kaavaa.
• Käytä manuaalista laskentatilaa automaattisen sijasta.
• Käytä Excel -taulukoita asuntotietoihin.
• Vältä matriisikaavaa.

Nämä ovat 24 suosituinta Excel -temppuni (ei tietyssä järjestyksessä). Olen varma, että niitä on satoja lisää, mutta vain yksi ihminen voi kirjoittaa kerralla !! 😉

Jaa luettelo suosituimmista päivittäisistä vianmääritystempeistä, joita käytät työn tekemiseen 🙂

Hyödyllisiä Excel -resursseja:

• Hyödyllisiä Excel -haastattelukysymyksiä + vastauksia.
• Ilmainen Excel -koulutus verkossa.
• Ilmaiset Excel -mallit.
• Kaavion muotoilun kopioiminen Excelissä