Jos tulostat tietoja/töitä usein Excelissä, olen varma, että olet kohdannut ongelman, jossa se tulostaa useita sivuja yhden sivun sijasta.
Joskus on niin turhauttavaa, että uusi sivu tulostetaan vain muutaman ylimääräisen datarivin mukaiseksi (mikä johtaa myös paperin hukkaan).
On joitakin yksinkertaisia tekniikoita, joiden avulla voit varmistaa, että Excel -tiedot on tulostettu yhdelle sivulle (tai pienemmäksi sivumääräksi, jos tulostat suuren raportin).
Tässä Excel -opetusohjelmassa jaan joitain menetelmiä, joita voit käyttää tulosta Excel -taulukko yhdelle sivulle. Voit saada parhaan tuloksen käyttämällä näiden menetelmien yhdistelmää.
Aloitetaan siis!
Tarkista kuinka monta sivua tulostetaan (esikatselu)
Ennen kuin aloitat asetusten optimoinnin Excel -työn tulostamiseksi yhdelle arkille, on parasta tarkistaa sen nykyinen tila esikatselun avulla.
Älä huoli! Sinun ei tarvitse tulostaa mitään tätä varten. Voit yksinkertaisesti tarkistaa, miltä painettu työ näyttää ja kuinka monta arkkia tulostetaan.
Näin voit ymmärtää asioita, joita voit muuttaa varmistaaksesi, että käytät mahdollisimman vähän paperia ja silti pidät tulostetun raportin kauniina ja luettavana.
Seuraavassa on vaiheet, joiden avulla voit tarkastella lopullista tulostustyötä tulostuksen esikatselun avulla:
- Napsauta Tiedosto -välilehteä
- Napsauta Tulostusvaihtoehto
Tai voit käyttää pikanäppäintä Control + P. (Komento + P, jos käytät Macia)
Tämä avaa Tulostuksen esikatselusivun, josta näet, kuinka monta sivua tulostetaan ja mitä tulostetaan kullekin sivulle.
Voit siirtyä seuraavalle/edelliselle sivulle tulostuksen esikatselutilassa nuolinäppäimillä.
Tapoja sovittaa ja tulostaa Excel -taulukko yhdelle sivulle
Katsotaanpa nyt joitakin menetelmiä, joilla voit sovittaa kaikki tiedot yhdelle arkille yhdelle sivulle ja tulostaa raporttisi yhdelle sivulle (tai vähemmän sivuja)
Sarakkeen leveyden (tai rivin korkeuden) säätäminen
Monissa tapauksissa sarakkeiden ei tarvitse olla liian leveitä.
Ja koska tämä määrittää suoraan, kuinka paljon dataa tulostetaan yhdelle sivulle, voit säästää paljon paperia yksinkertaisesti pienentämällä sarakkeen leveyttä.
Mutta mistä sitten tietää, oletko tehnyt tarpeeksi vai ei? Mistä tiedät, kuinka paljon sarakkeen leveyttä sinun pitäisi pienentää, jotta kaikki mahtuu yhdelle sivulle?
Tämän helpottamiseksi voit käyttää Sivun asettelunäkymä Excelissä - joka näyttää reaaliajassa kuinka paljon tietoja tulostetaan raportin jokaiselle sivulle.
Alla on vaiheet, joilla pääset Sivun asettelu -tilaan ja pienennät sitten sarakkeen leveyttä:
- Napsauta valintanauhan Näytä -välilehteä
- Napsauta Työkirjanäkymät -ryhmässä Sivun asettelu -vaihtoehtoa. Tämä muuttaa tapaa, jolla tiedot näytetään (ja näet asteikot laskentataulukon ylä- ja vasemmassa reunassa)
- Pienennä sarakkeen leveyttä, jotta tiedot mahtuvat yhdelle sivulle. Aseta tämä kohdistin sen sarakkeen otsikon kohdalle, jonka kokoa haluat pienentää. Napsauta ja vedä sitten.
Kun kaikki tiedot ovat yhdellä sivulla, voit jatkaa tulostamista.
Joissakin tapauksissa saatat huomata, että solun tiedot katkaistaan eikä niitä näytetä kokonaan. Tämä tapahtuu usein, kun muutat sarakkeen leveyttä. Voit korjata tämän ottamalla Excelin Käärintäteksti -vaihtoehdon käyttöön.
Voit palata normaalinäkymään (ja poistua sivun asettelunäkymästä) napsauttamalla Näytä -välilehteä ja napsauttamalla sitten Normaali.
Muuta skaalaus (Sovita kaikki rivit/sarakkeet yhdelle sivulle)
Excelissä on sisäänrakennettu vaihtoehto, jonka avulla voit skaalata laskentataulukon tavalla, joka sopii useammalle riville/sarakkeelle yhdelle sivulle.
Kun teet tämän, se yksinkertaisesti pienentää kaiken niin, että se sopii kaikille sarakkeille tai riveille yhdelle sivulle.
Oletetaan, että sinulla on arkki, jossa sarakkeet siirtyvät seuraavalle arkille tulostettaessa.
Alla on vaiheet arkin pienentämiseen tulostuksen aikana:
- Napsauta Tiedosto -välilehteä
- Napsauta Tulosta (tai käytä pikanäppäintä - Control + P)
- Napsauta Tulosta -ikkunassa skaalausvaihtoehtoa (se on viimeinen vaihtoehto vasemmalla)
- Napsauta mitä tahansa vaihtoehdoista:
- Sovita arkki yhdelle sivulle
- Nosta kaikki sarakkeet yhdelle sivulle
- Sovita kaikki rivit yhdelle sivulle
Yllä olevat vaiheet skaalaavat arkin sivulle sopivaksi (valitsemiesi vaihtoehtojen perusteella). Voit myös nähdä, miltä tiedot näyttävät arkin esikatselussa, joka on oikealla.
Sovita arkki yhdelle sivulle -vaihtoehto sopii, kun sinulla on vain muutama rivi/sarake, jotka kaatuvat. Jos niitä on paljon, tämän vaihtoehdon käyttäminen voi tehdä tulostetusta datasta liian pienen luettavaksi.Tämä ei vaikuta laskentataulukon tietoihin. Se skaalaa tiedot vain tulostustarkoituksiin.
Piilota tai poista rivit/sarakkeet
Toinen älykäs tapa saada kaikki yhdelle sivulle tulostettaessa on piilottaa kaikki sarakkeet tai rivit, joita et tarvitse.
Sinulla on aina mahdollisuus näyttää nämä uudelleen, jos tarvitset sitä myöhemmin, mutta niiden piilottaminen tulostuksen aikana varmistaa, että optimoit tilan ja käytät vähemmän sivuja tulostamiseen.
Voit piilottaa rivin/sarakkeen valitsemalla ne, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Piilota.
Jälleen on parasta siirtyä ensin Sivun asettelu -tilaan ja tehdä sitten tämä. Tämä varmistaa, että näet kuinka monta riviä/saraketta sinun on piilotettava, jotta kaikki tiedot mahtuvat yhdelle Excel -sivulle.
Ja tässä on vaiheet rivien/sarakkeiden paljastamiseksi Excelissä.
Muuta sivun suunta
Jos sarakkeita ja rivejä on enemmän, on järkevää muuttaa sivun suuntaa tulostuksen aikana.
Excelissä on kaksi suuntausta;
- Muotokuva (oletusarvo Excelissä) - Tulostetaan enemmän rivejä kuin sarakkeita
- Vaaka - Tulostetaan enemmän sarakkeita kuin rivejä
Jos sarakkeita on enemmän kuin rivejä (kuten alla), voit muuttaa sivun suunnan Vaaka -asetukseksi, jotta tiedot sopivat ja tulostetaan yhdelle sivulle.
Alla on ohjeet sivun suunnan muuttamiseen Excelissä:
- Napsauta Sivun asettelu -välilehteä
- Napsauta Sivun asetukset -ryhmässä valintaikkunan käynnistysohjelmaa. Tämä avaa Sivun asetukset -valintaikkunan.
- Napsauta valintaikkunan Sivu -välilehteä (jos sitä ei ole jo valittu)
- Valitse Suunta -vaihtoehdosta Vaaka
- Napsauta OK
Nyt voit siirtyä Tulostuksen esikatseluun ja katsoa, miltä tulostettu raportti näyttäisi.
Pikanäppäin Sivun asetukset -valintaikkunan avaamiseksi ALT + P + S + P (paina näitä näppäimiä peräkkäin)
Vaihtoehtoisesti voit muuttaa suunnan myös Tulostuksen esikatselu -ikkunassa valitsemalla asetusten avattavasta valikosta Vaakasuunta.
Muuta sivumarginaaleja
Joskus sinulla on vain yksi tai kaksi ylimääräistä saraketta, jotka tulostetaan uudelle sivulle (tai muutama ylimääräinen rivi, jotka leviävät seuraavalle sivulle).
Pieni säätö sivumarginaaleissa voi auttaa sinua sovittamaan kaiken yhdelle sivulle.
Jos mietit, mitkä sivun marginaalit ovat - kun tulostat Excel -laskentataulukon, jokaisen tulostetun sivun reunoissa on välilyöntejä. Tämä on suunniteltu varmistamaan, että tiedot näyttävät hyviltä tulostettaessa.
Voit vähentää tätä välilyöntiä (sivumarginaalia) ja sovittaa enemmän tietoja yhdelle sivulle.
Alla on ohjeita sivumarginaalin pienentämiseksi Excelissä:
- Napsauta Sivun asettelu -välilehteä
- Napsauta Sivun asetukset -ryhmässä "Reunukset"
- Napsauta Kapea
Yllä olevat vaiheet pienentäisivät sivumarginaalia ja saatat nähdä joitain ylimääräisiä rivejä/sarakkeita samalla sivulla.
Jos haluat pienentää sivumarginaalia entisestään, napsauta valintanauhan "Marginaalit" -vaihtoehtoa ja napsauta sitten "Muokatut marginaalit". Tämä avaa Sivun asetukset -valintaikkunan, jossa voit säätää marginaaleja edelleen.
Pienennä fonttikokoa
Toinen yksinkertainen tapa saada muutama ylimääräinen rivi/sarake (jotka vuotavat lisäarkkeille, kun ne tulostetaan tällä hetkellä) samalle sivulle voidaan pienentää kirjasinkokoa.
Tämän avulla voit muuttaa muutaman sarakkeen kokoa niin, että se mahtuu yhdelle sivulle tulostettaessa.
Tästä voi olla hyötyä, kun olet tulostanut tietoja, jotka yleensä sisältyvät liitteeseen - mitä sinulla on oltava, mutta kukaan ei lue tai välitä siitä.
Tulosta vain valitut tiedot (tai aseta tulostusalue)
Joskus sinulla voi olla suuri tietojoukko, mutta et ehkä halua tulostaa sitä kokonaan. Ehkä haluat tulostaa vain valitut tiedot.
Jos tämä on kertaluonteinen asia, jossa haluat tulostaa nopeasti laskentataulukon valitut tiedot, voit tehdä sen alla olevan vaiheen avulla:
- Valitse tulostettavat tiedot
- Napsauta Tiedosto -välilehteä
- Napsauta Tulosta (tai käytä pikanäppäintä - Control + P)
- Napsauta avautuvassa Tulosta -näytössä asetusten ensimmäistä vaihtoehtoa
- Napsauta Tulostusvalinta -vaihtoehtoa. Huomaat, että myös esikatselu muuttuu ja näyttää vain tulostettavan osan.
- Napsauta Tulosta.
Yllä olevat vaiheet tulostaisivat vain valitun tietojoukon.
Huomaa, että jos valitsit tietojoukon, jota ei voida sovittaa yhteen paikkaan tulostettaessa, se tulostetaan useille arkeille. Voit kuitenkin muuttaa skaalausasetukseksi Sovita arkki yhdelle sivulle, jos haluat tulostaa valinnan yhdelle sivulle.
Yllä oleva menetelmä on hyvä, kun joudut tulostamaan valitut tiedot silloin tällöin.
Mutta sinun on tulostettava sama valinta useista laskentataulukoista, on parempi idea asettaa tulostusalue. Kun asetus on määritetty, Excel pitää tätä tulostusaluetta osana, joka on tarkoitettu tulostettavaksi, ja jättää huomiotta muut arkin tiedot.
Alla on ohjeet tulostusalueen asettamiseen Excelissä:
- Valitse tiedot, jotka haluat asettaa tulostusalueeksi
- Napsauta Sivun asettelu -välilehteä
- Napsauta Sivun asetukset -ryhmässä Tulostusalue -vaihtoehtoa
- Napsauta Aseta tulostusalue
Se siitä!
Kun yrität tulostaa laskentataulukon, vain tulostusalue tulostetaan (ja vain tämä näkyy tulostuksen esikatselussa).
[Bonus] Lisää sivunvaihtoja
Jos sinulla on suuri tietojoukko. on selvää, että se ei mahdu yhdelle sivulle, ja tämän koko datan tulostaminen vie useita sivuja.
Voit lisätä Excelissä sivunvaihtoja, jotta Excel tietää, missä kohdassa nykyisen sivun tulostus lopetetaan ja loput siirretään seuraavalle sivulle.
Alla on vaiheet sivunvaihtojen lisäämiseksi Exceliin:
- Valitse solu, johon haluat lisätä sivunvaihdon. Tästä solusta lähtien kaikki tulostetaan seuraavalle sivulle
- Napsauta Sivun asettelu -välilehteä
- Napsauta Sivun asetukset -ryhmässä Tauot -vaihtoehtoa
- Napsauta Lisää sivunvaihtoja
Yllä olevat vaiheet lisäisivät sivunvaihdon ja kaikki ennen sivunvaihtoa tulostettaisiin yhdelle arkille ja loput tiedot muille arkeille.
Huomaa, että jos olet asettanut tulostusalueen, se on etusijalla sivunvaihtoihin nähden.
Nämä ovat siis erilaisia menetelmiä, joilla voit sovittaa tiedot yhdelle sivulle ja tulostaa Excel -laskentataulukon yhdelle sivulle. Tapauksissa, joissa sinulla on paljon tietoja, ei ehkä ole järkevää tulostaa niitä yhdelle sivulle, mutta voit silti käyttää yllä olevia menetelmiä paperin käytön minimoimiseksi ja samat tiedot pienemmille sivuille.
Toivottavasti pidit tätä opetusohjelmaa hyödyllisenä.
