Kuinka lajitella Excelissä (rivien, sarakkeiden, värien, päivämäärien ja numeroiden mukaan)

Tietojen lajittelu Excelissä on tehty melko helpoksi kaikkien sisäänrakennettujen vaihtoehtojen avulla.

Voit lajitella tietosi helposti aakkosjärjestykseen solujen arvon tai solun ja kirjasimen värin perusteella.

Voit myös lajitella monitasoisia sarakkeita (eli lajitella sarakkeen A ja sitten sarakkeen B mukaan) sekä lajitella rivejä (vasemmalta oikealle).

Ja jos tämä ei riittänyt, Excelin avulla voit myös luoda omia mukautettuja luetteloita ja lajitella myös sen perusteella (kuinka siistiä se on). Voit siis lajitella tiedot paitakoon (XL, L, M, S) tai vastausten (täysin samaa mieltä, samaa mieltä, eri mieltä) tai intensiteetin (korkea, keskikokoinen, matala) perusteella

Bottom line - sinulla on aivan liikaa lajitteluvaihtoehtoja käytettäessäsi Exceliä.

Ja tässä massiivisessa syvällisessä opetusohjelmassa näytän sinulle kaikki nämä lajitteluvaihtoehdot ja muutamia hienoja esimerkkejä, joissa niistä voi olla hyötyä.

Koska tämä on valtava opetusohjelma, jossa on monia aiheita, annan alla olevan sisällysluettelon. Voit napsauttaa mitä tahansa aihetta ja se vie sinut heti sinne.

Lajitteluvaihtoehtojen käyttäminen Excelissä

Koska lajittelu on niin yleinen asia, jota tarvitaan tietojen käsittelyssä, Excel tarjoaa useita tapoja käyttää lajitteluvaihtoehtoja.

Lajittelupainikkeet nauhassa

Nopein tapa käyttää lajitteluvaihtoehtoja on käyttää nauhoissa olevia lajittelupainikkeita.

Kun napsautat valintanauhan Tiedot -välilehteä, näet Lajittele ja suodata -vaihtoehdot. Tässä ryhmässä vasemmalla olevat kolme painiketta ovat tietojen lajittelua varten.

Kahden pienen painikkeen avulla voit lajitella tietosi heti, kun napsautat niitä.

Jos sinulla on esimerkiksi nimien tietojoukko, voit valita vain koko tietojoukon ja lajitella tiedot napsauttamalla mitä tahansa kahdesta painikkeesta. A -Z -painike lajittelee tiedot aakkosjärjestyksessä pienimmästä suurimpaan ja Z -A -painike aakkosjärjestyksessä korkeimmasta pienimpään.

Nämä painikkeet toimivat myös numeroiden, päivämäärien tai aikojen kanssa.

Henkilökohtaisesti en koskaan käytä näitä painikkeita, koska niiden toiminnot ovat rajalliset, ja virheitä käytettäessä on enemmän mahdollisuuksia. Mutta jos tarvitset nopeaa lajittelua (jos tietojoukossa ei ole tyhjiä soluja), nämä voivat olla nopea tapa tehdä se.

Lajittelu -valintaikkuna

Valintanauhan Tiedot -välilehdessä on toinen lajittelupainike -kuvake lajitteluryhmässä.

Kun napsautat tätä Lajittelu -painikkeen kuvaketta, se avaa lajitteluvalintaikkunan (kuten alla).

Lajittelu -valintaikkuna on täydellisin ratkaisu Excelin lajitteluun. Kaikki lajitteluun liittyvät vaihtoehdot ovat käytettävissä tämän valintaikkunan kautta.

Kaikki muut lajitteluvaihtoehtojen käyttötavat ovat rajoitetut eivätkä tarjoa kaikkia toimintoja.

Tästä syystä käytän aina mieluummin valintaikkunaa, kun minun on lajiteltava Excelissä.

Suurin syy mieltymykseeni on, että on hyvin vähän mahdollisuuksia mennä pieleen, kun käytät valintaikkunaa. Kaikki on hyvin jäsennelty ja merkitty (toisin kuin nauhan painikkeet, joissa saatat hämmentyä siitä, mitä käyttää).

Tässä opetusohjelmassa löydät minut lähinnä käyttämällä valintaikkunaa tietojen lajitteluun. Tämä johtuu myös siitä, että jotkin asiat, joita käsittelen tietyissä osissa (kuten monitasoinen lajittelu tai lajittelu vasemmalta oikealle), voidaan tehdä vain valintaikkunan avulla.Pikanäppäin - Jos sinun on lajiteltava tietoja usein Excelissä, suosittelen, että opit pikanäppäimen avataksesi lajitteluvalintaikkunan. Sen ALT + A + S + S

Suodatinvalikon lajitteluvaihtoehdot

Jos olet käyttänyt suodattimia tietojoukkoosi, löydät myös lajitteluvaihtoehdot ja suodatinvaihtoehdot. Suodatinta voidaan käyttää valitsemalla mikä tahansa tietojoukon solu, napsauttamalla Tiedot -välilehteä ja napsauttamalla Suodatin -kuvaketta.

Oletetaan, että sinulla on alla esitetyn kaltainen tietojoukko ja käytät suodatinta.

Kun napsautat minkä tahansa sarakkeen suodatinkuvaketta (se on pieni alaspäin osoittava kolmion kuvake sarakkeen otsikkosolun oikealla puolella), näet myös joitain lajitteluvaihtoehtoja siellä.

Huomaa, että nämä lajitteluvaihtoehdot muuttuvat sarakkeen tietojen perusteella. Joten jos sinulla on tekstiä, se näyttää vaihtoehdon lajitella A: sta Z: hen tai Z: stä A: han, mutta jos sinulla on numeroita, se näyttää vaihtoehdot lajitella suurimmasta pienimpään tai pienimmästä suurimpaan.

Napsauta vaihtoehtoja hiiren kakkospainikkeella

Valintaikkunan käytön lisäksi hiiren kakkospainikkeella on toinen tapa, jota käytän joskus (se on myös erittäin nopeaa, koska se vie vain kaksi napsautusta).

Kun sinulla on lajiteltava tietojoukko, napsauta mitä tahansa solua hiiren kakkospainikkeella ja se näyttää lajitteluvaihtoehdot.

Huomaa, että näet joitain vaihtoehtoja, joita et näe valintanauhassa tai suodatinvaihtoehdoissa. Vaikka on olemassa tavallinen lajittelu arvon ja mukautetun lajittelun mukaan (joka avaa Lajittelu -valintaikkunan), näet myös vaihtoehtoja, kuten Laita valittu solun väri/Fontin väri/Muotoilu -kuvake yläosassa.

Pidän tätä vaihtoehtoa varsin hyödyllisenä, koska sen avulla saan nopeasti kaikki värilliset solut (tai solut, joilla on eri kirjasinväri) yhdessä yläreunassa. Minulla on usein kuukausittaiset kulutiedot, jotka käyn läpi, ja korostan joitain soluja manuaalisesti. Voin sitten käyttää tätä vaihtoehtoa saadakseni kaikki nämä solut nopeasti yhteen yläreunassa.

Nyt kun olen tarkastellut kaikkia tapoja päästä Excelin lajitteluvaihtoehtoihin, katsotaanpa, miten niitä käytetään tietojen lajitteluun eri tilanteissa.

Tietojen lajittelu Excelissä (teksti, numerot, päivämäärät)

Varoitus: Useimmiten lajittelu toimii, vaikka valitset yhden solun tietojoukosta. Joissakin tapauksissa saatat kuitenkin joutua ongelmiin (kun tietojoukossasi on tyhjiä soluja/rivejä/sarakkeita). Kun lajittelet tietoja, on parasta valita koko tietojoukko ja lajitella se sitten - vain välttääksesi mahdolliset ongelmat.

Käytettävissä olevien tietojen tyypin perusteella voit käyttää Excelin lajitteluvaihtoehtoja.

Lajittelu tekstin mukaan

Oletetaan, että sinulla on alla esitetyn kaltainen tietojoukko ja haluat lajitella kaikki nämä tietueet oppilaan nimen perusteella aakkosjärjestyksessä.

Alla on ohjeet tekstitietojen lajittelemiseen aakkosjärjestykseen:

1. Valitse koko tietojoukko
2. Napsauta Data -välilehteä
3. Napsauta Lajittele -kuvaketta. Tämä avaa Lajittele -valintaikkunan.
4. Varmista Lajittele -valintaikkunassa, että tiedoissani on otsikot. Jos tiedoissasi ei ole otsikoita, voit poistaa tämän valinnan.
5. Valitse avattavasta Lajitteluperuste-valikosta Nimi
6. Varmista avattavasta Lajittele-valikosta Solun arvot
7. Valitse avattavasta Tilaa-valikosta A-Z
8. Napsauta OK.

Yllä olevat vaiheet lajittelisivat koko tietojoukon ja antaisivat tuloksen alla esitetyllä tavalla.

Miksi et käytä vain nauhan painikkeita?

Yllä oleva tietojen lajittelutapa Excelissä voi näyttää monelta vaiheelta verrattuna vain nauhan lajittelukuvakkeen napsauttamiseen.

Ja tämä on totta.

Yllä oleva menetelmä on pidempi, mutta on mitään mahdollisuutta virheeseen.

Kun käytät valintanauhan lajittelupainikkeita, muutama asia voi mennä pieleen (ja tämä voi olla vaikeaa havaita, kun sinulla on suuri tietojoukko.

Keskustelen painikkeiden käytön haitoista myöhemmin tässä opetusohjelmassa, mutta näytän nopeasti, mikä voi mennä pieleen.

Koska alla olevassa esimerkissä Excel ei voi tunnistaa otsikkoriviä, se lajittelee koko tietojoukon, myös otsikon.

Tämä ongelma vältetään lajittelu -valintaikkunassa, koska se antaa nimenomaisesti mahdollisuuden määrittää, onko tiedoissasi otsikoita vai ei.

Koska Lajittelu -valintaikkunan käyttäminen eliminoi virheiden todennäköisyyden, suosittelen käyttämään sitä kaikkien muiden Excel -lajittelumenetelmien sijasta

Lajittelu numeroiden mukaan

Oletan nyt, että olet jo saanut käsityksen tekstin lajittelun toiminnasta (katettu tämän osion yläpuolella).

Muissa lajittelutyypeissä (kuten numeroiden, päivämäärien tai värin perusteella) käytetään lähes samoja vaiheita pienin muutoksin.

Oletetaan, että sinulla on alla esitetyn kaltainen tietojoukko ja haluat lajitella nämä tiedot kunkin oppilaan pisteiden perusteella.

Alla on ohjeet tietojen lajitteluun numeroiden perusteella:

1. Valitse koko tietojoukko
2. Napsauta Data -välilehteä
3. Napsauta Lajittele -kuvaketta. Tämä avaa Lajittele -valintaikkunan.
4. Varmista Lajittele -valintaikkunassa, että tiedoissani on otsikot. Jos tiedoissasi ei ole otsikoita, voit poistaa tämän valinnan.
5. Valitse avattavasta Lajitteluperuste-valikosta Nimi
6. Varmista avattavasta Lajittele-valikosta Solun arvot
7. Valitse avattavasta Tilaa-valikosta "Suurimmasta pienimpään"
8. Napsauta OK.

Yllä olevat vaiheet lajittelisivat koko tietojoukon ja antaisivat tuloksen alla esitetyllä tavalla.

Lajittelu päivämäärän/ajan mukaan

Vaikka päivämäärä ja kellonaika voivat näyttää erilaisilta, ne ovat vain numeroita.

Esimerkiksi Excelissä numero 44196 olisi päivämääräarvo 31. joulukuuta 2021–2022. Voit muotoilla tämän numeron näyttämään päivämäärältä, mutta Excelin taustaohjelmassa se on edelleen numero.

Tämän avulla voit myös käsitellä päivämääriä numeroina. Joten voit lisätä 10 soluun, jossa on päivämäärä, ja se antaa päivämäärän numeron 10 päivää myöhemmin.

Ja sama pätee Excel -aikaan.

Esimerkiksi numero 44196.125 edustaa kello 3.00 31. joulukuuta 2021–2022. Vaikka luvun kokonaislukuosa edustaa koko päivää, desimaaliosa antaa sinulle ajan.

Ja koska sekä päivämäärä että aika ovat numeroita, voit lajitella ne kuten numerot.

Oletetaan, että sinulla on alla esitetyn kaltainen tietojoukko ja haluat lajitella nämä tiedot projektin lähetyspäivämäärän perusteella.

Alla on ohjeet tietojen lajitteluun päivämäärien perusteella:

1. Valitse koko tietojoukko
2. Napsauta Data -välilehteä
3. Napsauta Lajittele -kuvaketta. Tämä avaa Lajittele -valintaikkunan.
4. Varmista Lajittele -valintaikkunassa, että tiedoissani on otsikot. Jos tiedoissasi ei ole otsikoita, voit poistaa tämän valinnan.
5. Valitse avattavasta Lajitteluperuste-valikosta Lähetyspäivä
6. Varmista avattavasta Lajittele-valikosta Solun arvot
7. Valitse avattavasta Tilaa-valikosta "Vanhimmasta uusimpaan"
8. Napsauta OK.

Yllä olevat vaiheet lajittelisivat koko tietojoukon ja antaisivat tuloksen alla esitetyllä tavalla.

Huomaa, että vaikka päivämäärä ja kellonaika ovat numeroita, Excel tunnisti silti, että ne eroavat toisistaan ​​sen esittämisessä. Joten kun lajittelet päivämäärän mukaan, se näyttää lajitteluperusteet "vanhimmasta uusimpaan" ja "uusimmasta vanhimpaan", mutta kun käytät numeroita, se näyttää "suurimmasta pienimpään" tai "pienimmästä suurimpaan". Tällaiset pienet asiat tekevät Excelistä mahtavan laskentataulukkotyökalun (PS: Google Sheets ei näytä niin paljon yksityiskohtia, vain tyylikäs lajittelu A-Z tai Z-A)

Lajittelu solun värin / fontin värin mukaan

Tämä vaihtoehto on hämmästyttävä ja käytän sitä koko ajan (ehkä hieman liikaa).

Minulla on usein tietojoukkoja, joita analysoin manuaalisesti ja korostan soluja, kun teen sitä. Kävin esimerkiksi läpi luettelon tämän blogin artikkeleista (joita minulla on Excel -taulukossa) ja korostin niitä artikkeleita, joita minun oli parannettava.

Ja kun olen valmis, voin lajitella nämä tiedot nopeasti soluvärien perusteella. Tämä auttaa minua saamaan kaikki nämä korostetut solut/rivit yhteen yläreunassa.

Ja lisätäksesi mahtavuutta voit lajitella useiden värien perusteella. Joten jos korostan solut artikkelin nimillä, jotka tarvitsevat välitöntä huomiota, punaisella ja jotkut, joita voidaan käsitellä myöhemmin keltaisella, voin lajitella tiedot näyttämään kaikki punaiset rivit, joita seuraa ensin keltainen.

Jos olet kiinnostunut oppimaan lisää, kirjoitin äskettäin tämän artikkelin lajittelusta usean värin perusteella. Tässä osassa näytän nopeasti, kuinka lajitellaan vain yhden värin perusteella

Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko ja haluat lajitella värin mukaan ja saada kaikki punasolut yläreunaan.

Alla on vaiheet värin lajitteluun:

1. Valitse koko tietojoukko
2. Napsauta Data -välilehteä
3. Napsauta Lajittele -kuvaketta. Tämä avaa Lajittele -valintaikkunan.
4. Varmista Lajittele -valintaikkunassa, että tiedoissani on otsikot. Jos tiedoissasi ei ole otsikoita, voit poistaa tämän valinnan.
5. Valitse avattavasta Lajitteluperuste-valikosta Lähetä päivämäärä (tai mikä tahansa sarake, jossa sinulla on värilliset solut). Koska tässä esimerkissä on värillisiä soluja kaikissa sarakkeissa, voit valita minkä tahansa.
6. Valitse avattavasta Lajittele-valikosta Solun väri.
7. Valitse avattavasta Tilaa-valikosta väri, jolla haluat lajitella. Jos tietojoukossa on useita soluvärejä, se näyttää kaikki värit täällä
8. Valitse viimeisestä avattavasta valikosta "Päällä". Tässä voit määrittää, haluatko värillisten solujen olevan tietojoukon yläosassa vai alareunassa.
9. Napsauta OK.

Yllä olevat vaiheet lajittelisivat tietojoukon värin mukaan ja saat tuloksen alla kuvatulla tavalla.

Aivan kuten olemme lajitelleet nämä tiedot solun värin perusteella, voit tehdä sen myös fontin värin ja ehdollisen muotoilukuvakkeen perusteella.

Monitasoinen tietojen lajittelu

Todellisuudessa tietojoukot ovat harvoin yhtä yksinkertaisia ​​kuin tässä opetusohjelmassa käyttämäni.

Omasi voi ulottua tuhansiin riveihin ja satoihin sarakkeisiin.

Ja kun sinulla on niin suuret tietojoukot, tarvitaan myös lisää dataviipaleita ja noppaa. Monitasoinen tietojen lajittelu on yksi niistä asioista, joita saatat tarvita, kun sinulla on suuri tietojoukko.

Monitasoinen tietojen lajittelu tarkoittaa, että voit lajitella tietojoukon yhden sarakkeen arvojen perusteella ja sitten lajitella sen uudelleen toisen sarakkeen / arvojen perusteella.

Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on alla esitetyn kaltainen tietojoukko ja haluat lajitella nämä tiedot kahden kriteerin perusteella:

1. Alue
2. Myynnit

Tämän kahden edellä mainitun kriteerin perusteella tapahtuvan lajittelun tulos antaa sinulle alla olevan aineiston.

Yllä olevassa esimerkissä tiedot on ensin lajiteltu alueiden mukaan ja sitten kunkin alueen sisällä, tiedot lajitellaan edelleen myyntiarvon mukaan.

Tämän avulla voimme nopeasti nähdä, mitkä myyntiedustajat menestyvät hyvin kullakin alueella tai mitkä heikosti.

Alla on ohjeet tietojen lajitteluun useiden sarakkeiden perusteella:

1. Valitse koko tietojoukko, jonka haluat lajitella.
2. Napsauta Data -välilehteä.
3. Napsauta lajittelukuvaketta (alla oleva). Tämä avaa Lajittele -valintaikkunan.
4. Varmista Lajittele -valintaikkunassa, että tiedoissani on otsikot. Jos tiedoissasi ei ole otsikoita, voit poistaa tämän valinnan.
5. Valitse Lajittele dialogi -ruudussa seuraavat valinnat
   • Lajittele (sarake): Alue (tämä on ensimmäinen lajittelutaso)
   • Lajittele: soluarvot
   • Järjestys: A - Z
6. Napsauta Lisää taso (tämä lisää toisen tason lajitteluvaihtoehtoja).
7. Valitse lajittelun toisella tasolla seuraavat valinnat:
   • Sitten (sarake): Myynti
   • Lajittele: arvot
   • Järjestys: suurimmasta pienimpään
8. Napsauta OK

Pro -vinkki: Lajittelu -valintaikkunassa on ominaisuus Kopioi taso. Tämä kopioi valitun lajittelutason nopeasti ja voit sitten helposti muokata sitä. On hyvä tietää ominaisuus, ja se voi säästää aikaa, jos joudut lajittelemaan useiden sarakkeiden perusteella.

Alla on video, jossa näytän kuinka monitasoinen lajittelu tehdään Excelissä:

Lajittelu mukautetun luettelon perusteella

Vaikka Excelillä on jo joitain yhteisiä lajitteluperusteita (kuten aakkosjärjestys tekstillä, pienimmästä suurimpaan tai suurimmasta pienimpään numeroilla, vanhimmasta uusimpaan tai uusimmasta vanhimpaan päivämäärillä), se ei ehkä riitä.

Esimerkki: Oletan, että minulla on seuraava tietojoukko:

Jos lajittelen sen alueen mukaan aakkosjärjestyksessä, minulla on kaksi vaihtoehtoa - A - Z tai Z - A.

Mutta entä jos haluan tällaisen järjestyksen olevan itä, länsi, pohjoinen, etelä?

Voit tietysti järjestää tiedot uudelleen lajittelun jälkeen, mutta se ei ole tehokas tapa tehdä tämä.

Oikea tapa tehdä tämä on mukautettujen luetteloiden käyttäminen.

Mukautettu luettelo on luettelo, jonka avulla Excel voi luoda ja käyttää sitten aivan kuten sisäänrakennetut luettelot (kuten kuukausien nimet tai arkipäivien nimet). Kun olet luonut mukautetun luettelon, voit käyttää sitä ominaisuuksissa, kuten tietojen lajittelussa tai täyttökahvassa.

Esimerkkejä mukautetuista luetteloista voivat olla hyödyllisiä:

• Tietojen lajittelu alueen/kaupungin nimen perusteella
• Lajittelu T -paitakoon mukaan - Pieni, Keskikokoinen, Suuri, Erittäin suuri
• Lajittelu kyselyvastausten perusteella - täysin samaa mieltä, samaa mieltä, neutraali, eri mieltä
• Lajittelu todennäköisyyden perusteella - korkea, keskitaso, matala

Ensimmäinen askel yritettäessä lajitella mukautettujen ehtojen perusteella on luoda mukautettu luettelo.

Vaiheet mukautetun luettelon luomiseksi Excelissä:

1. Napsauta Tiedosto -välilehteä
2. Napsauta Asetukset
3. Valitse Excelin asetukset -valintaikkunassa vasemman ruudun luettelosta Lisäasetukset.
4. Vieritä Lisäasetukset -valikossa alas ja valitse Muokkaa mukautettua luetteloa.
5. Kirjoita Muokatut luettelot -valintaikkunassa kriteerit Luettelomerkinnät -ruutuun. Kirjoita kriteerit pilkuilla erotettuna (itä, länsi, pohjoinen, etelä) [voit myös tuoda kriteerit, jos ne on lueteltu].
6. Napsauta Lisää
7. Napsauta OK

Kun olet suorittanut yllä olevat vaiheet, Excel luo ja tallentaa mukautetun luettelon, jota voit käyttää tietojen lajitteluun.

Huomaa, että mukautetun luettelon kohteiden järjestys määrää, miten luettelosi lajitellaan.

Kun luot mukautetun luettelon yhteen Excel -työkirjaan, se tulee kaikkien järjestelmän työkirjojen saataville. Joten sinun on luotava se vain kerran ja voit käyttää sitä uudelleen kaikissa työkirjoissa.

Lajitteluvaiheet mukautetun luettelon avulla

Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko ja haluat lajitella sen alueiden mukaan (lajittelujärjestys on itä, länsi, pohjoinen ja etelä)

Koska olemme jo luoneet mukautetun luettelon, voimme käyttää sitä tietojen lajitteluun.

Voit lajitella tietojoukon mukautetun luettelon avulla seuraavasti:

1. Valitse koko tietojoukko
2. Napsauta Data -välilehteä
3. Napsauta Lajittele -kuvaketta. Tämä avaa Lajittele -valintaikkunan.
4. Varmista Lajittele -valintaikkunassa, että tiedoissani on otsikot. Jos tiedoissasi ei ole otsikoita, voit poistaa tämän valinnan.
5. Valitse avattavasta Lajitteluperuste-valikosta Alue (tai mikä tahansa sarake, jossa on värilliset solut)
6. Valitse avattavasta Lajittele-valikosta Solun arvot.
7. Valitse avattavasta Tilaus-valikosta Mukautettu luettelo. Heti kun napsautat sitä, se avaa Muokatut luettelot -valintaikkunan.
8. Valitse Mukautetut luettelot -valintaikkunassa vasemmasta ruudusta jo luomasi mukautettu luettelo.
9. Napsauta OK. Kun olet tehnyt tämän, näet mukautetut lajitteluehdot avattavassa lajittelujärjestyskentässä
10. Napsauta OK.

Yllä olevat vaiheet lajittelevat tietojoukon mukautettujen lajitteluehtojen perusteella.

Huomautus: Sinun ei tarvitse luoda mukautettua luetteloa etukäteen lajitellaksesi tiedot sen perusteella. Voit myös luoda sen Lajittele -valintaikkunassa. Kun napsautat mukautettua luetteloa (vaiheessa 7 yllä), se avaa mukautetun luettelon valintaikkunan. Voit myös luoda mukautetun luettelon siellä.

Mukautetut luettelot eivät erota kirjainkokoa. Jos haluat lajitella isot ja pienet kirjaimet, katso tämä esimerkki.

Lajittelu vasemmalta oikealle

Vaikka useimmissa tapauksissa lajittelet todennäköisesti sarakearvojen perusteella, joskus saattaa myös olla tarpeen lajitella riviarvojen perusteella.

Esimerkiksi alla olevassa tietojoukossa haluan lajitella sen Alue -rivin arvojen perusteella.

Vaikka tämäntyyppinen tietorakenne ei ole niin yleinen kuin sarakkeelliset tiedot, olen silti nähnyt paljon ihmisiä, jotka työskentelevät tällaisen rakenteen kanssa.

Excelissä on sisäänrakennettu toiminto, jonka avulla voit lajitella vasemmalta oikealle.

Alla on ohjeet tietojen lajitteluun vasemmalta oikealle:

1. Valitse koko tietojoukko (otsikoita lukuun ottamatta)
2. Napsauta Data -välilehteä
3. Napsauta Lajittele -kuvaketta. Tämä avaa Lajittele -valintaikkunan.
4. Napsauta Lajittele -valintaikkunassa Asetukset.
5. Valitse Lajitteluvaihtoehdot -valintaikkunassa Lajittele vasemmalta oikealle.
6. Napsauta OK.
7. Valitse avattavasta Lajitteluperuste-valikosta rivi 1. Tällä tavalla määritämme, että lajittelu on tehtävä rivin 1 arvojen perusteella
8. Valitse avattavasta Lajittele-valikosta Solun arvot.
9. Valitse avattavasta Tilaa-valikosta A-Z (voit myös käyttää mukautettua lajitteluluetteloa, jos haluat)
10. Napsauta OK.

Yllä olevat vaiheet lajittelisivat tiedot vasemmalta oikealle rivin 1 arvojen perusteella.

Excel ei tunnista (tai edes salli sinun määrittää) otsikoita lajiteltaessa vasemmalta oikealle. Joten sinun on varmistettava, että otsikkosolusi eivät ole valittuna tietoja lajiteltaessa. Jos valitset myös otsikkosolut, ne lajitellaan niiden arvon perusteella.

Huomautus: Toinen tapa lajitella tiedot oikealta vasemmalle voisi olla tietojen siirtäminen osaksi ja saaminen sarakemuotoisena. Kun olet saanut sen, voit käyttää mitä tahansa tähän mennessä käsiteltyjä lajittelumenetelmiä. Kun lajittelu on tehty, voit kopioida saadut tiedot ja liittää ne siirretyiksi tiedoiksi.

Alla on video, jossa näytän kuinka lajitella tiedot vasemmalta oikealle Excelissä

Kirjainkokoherkkä lajittelu Excelissä

Toistaiseksi kaikissa edellä olevissa esimerkeissä lajittelu on ollut tapausriippumaton.

Mutta entä jos haluat tehdä lajittelusta isot ja pienet kirjaimet.

Onneksi Excelin avulla voit määrittää, haluatko lajittelussa kirjainkoon vai ei.

Huomautus: Vaikka useimmiten sinun ei tarvitse huolehtia kirjainkoon erottelusta, tämä voi olla hyödyllistä, kun saat tietosi tietokannasta, kuten Salesforce, tai keräät tiedot manuaalisesti ja eri ihmiset kirjoittavat saman tekstin eri tapauksia. Jos isot ja pienet kirjaimet erottavat, saatat pitää saman henkilön/tietokannan kaikki tietueet yhdessä.

Oletetaan, että sinulla on alla esitetyn kaltainen tietojoukko ja haluat lajitella tiedot alueen sarakkeen perusteella:

Alla on vaiheet tietojen lajittelemiseen aakkosjärjestyksessä ja niiden erottamiseksi kirjainkoosta:

1. Valitse koko tietojoukko
2. Napsauta Data -välilehteä
3. Napsauta Lajittele -kuvaketta. Tämä avaa Lajittele -valintaikkunan.
4. Varmista Lajittele -valintaikkunassa, että tiedoissani on otsikot. Jos tiedoissasi ei ole otsikoita, voit poistaa tämän valinnan.
5. Napsauta Asetukset -painiketta
6. Valitse Lajitteluvaihtoehdot -valintaikkunassa ”Kirjainkoon erottaminen” -vaihtoehto
7. Napsauta OK.
8. Valitse avattavasta Lajitteluperuste-valikosta Alue
9. Valitse avattavasta Lajittele-valikosta Solun arvot.
10. Valitse avattavasta tilausvalikosta A-Z
11. Napsauta OK.

Yllä olevat vaiheet eivät ainoastaan ​​lajittelisi tietoja aakkosjärjestykseen alueen mukaan, vaan myös tekisivät kirjainkoon.

Saat seuraavat tiedot alla olevan kuvan mukaisesti:

Kun lajittelet A: sta Z: hen, pienet kirjaimet sijoitetaan isojen kirjainten yläpuolelle.

Alkuperäisen lajittelujärjestyksen hakeminen

Usein, kun lajittelet tietoja Excelissä, haluat ehkä palata aiempaan tai alkuperäiseen lajittelujärjestykseen ja aloittaa alusta,

Vaikka voit käyttää Excelin kumoamistoimintoa (Control Z: n avulla) palataksesi vaihe kerrallaan, voi olla hämmentävää, jos olet jo tehnyt useita asioita tietojen lajittelun jälkeen.

Kumoa myös, kunnes työkirja on avattu, mutta kun tallennat ja suljet ja avaat sen myöhemmin, et voi palata alkuperäiseen lajittelujärjestykseen.

Tässä on kaksi yksinkertaista tapaa varmistaa, että et menetä alkuperäistä lajittelujärjestystäsi ja saat sen takaisin myös tietojen lajittelun jälkeen:

1. Tee kopio alkuperäisestä tietojoukosta. Tätä suosittelen, vaikka et tarvitse alkuperäistä lajittelujärjestystä. Voit saada työkirjan, jossa on kaikki tiedot, ja luoda sitten yksinkertaisesti kopio työkirjasta ja jatkaa sen käsittelyä. Kun työskentelen kriittisten tietojoukkojen parissa, teen kopion joka päivä (päivämäärä tai versionumero osana työkirjan nimeä).
2. Lisää sarake, jossa on numerosarja. Tämä numerosarja sekoittuu, kun lajittelet tiedot, mutta jos haluat palata alkuperäisiin tietoihin, voit lajitella tämän numerosarjan perusteella.

Tässä osassa haluan näyttää nopeasti, mitä tarkoitetaan lisäämällä sarja ja käyttämällä sitä alkuperäisen lajittelujärjestyksen palauttamiseksi.

Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko:

Varmistaaksesi, että sinulla on tapa saada nämä tiedot takaisin lajittelun jälkeen, lisää avustajasarake ja lisää siihen joukko numeroita (kuten alla on esitetty).

Tässä on opetusohjelma, jossa on erilaisia ​​tapoja lisätä sarake numeroilla nopeasti

Kun olet sarake -sarakkeen paikallaan, muista sisällyttää se lajitellessasi tätä tietojoukkoa.

Oletetaan, että lajittelen nämä tiedot alueen perusteella ja saan tiedot alla esitetyllä tavalla:

Jos haluan nyt palata alkuperäiseen tietojoukkoon, voin yksinkertaisesti lajitella nämä tiedot uudelleen, mutta auttajasarakkeen perusteella (alhaisesta korkeaan).

Yksinkertaista… eikö olekin?

Jos et halua auttajasarakkeen näkyvän, voit joko piilottaa sen tai luoda varmuuskopion ja poistaa sen.

Joitakin yleisiä ongelmia tietojen lajittelussa Excelissä

Tämän artikkelin alussa esittelin sinulle erilaisia ​​tapoja lajitella tietoja Excelissä (mukaan lukien valintanauhan lajittelupainikkeet, hiiren kakkospainikkeella varustetut asetukset, suodatinvaihtoehto ja lajittelu-valintaikkuna).

Toistaakseni, lajittelu -valintaikkunan käyttö minimoi mahdolliset ongelmat tai mahdolliset virheet.

Näytän nyt, mikä voi mennä pieleen, kun käytät nauhan lajittelupainiketta (alla olevat)

Sarakkeiden otsikoita ei tunnisteta

Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko:

Tämä näyttää tyylikkäästi muotoilulta tietojoukolta, jonka otsikot on selkeästi muotoiltu solun värillä ja lihavoitulla fontilla.

Joten kun lajittelet nämä tiedot nimien perusteella (valintanauhan lajittelupainikkeiden avulla), odotat, että otsikko pysyy yläreunassa ja loput tiedot lajitellaan.

Mutta mitä tapahtuu, kun teet sen - otsikkoa pidetään myös normaalina datana ja se lajitellaan (kuten alla).

Vaikka Excel on tarpeeksi älykäs tunnistamaan otsikot, tässä esimerkissä se ei onnistunut. Kun käytät nauhan lajittelukuvakkeen painikkeita, et voinut mitenkään määrittää manuaalisesti, että näillä tiedoilla on otsikot.

Huomautus: Tämä ongelma ilmenee, kun minulla on tietojoukko ja lisään ja muotoilen otsikot ja lajittelen sen. Normaalisti Excel olisi tarpeeksi älykäs tunnistamaan, että tietojoukossa on otsikoita (varsinkin kun otsikon ja sarakkeen tiedot ovat erilaiset). Mutta tässä tapauksessa se ei onnistunut, kun lisäsin otsikon ja lajittelin heti. Jos tallennan tämän työkirjan, suljen sen ja avaan sen uudelleen, Excel onnistuu jotenkin tunnistamaan ensimmäisen rivin ja otsikon.

Vaikka tämä ei ehkä ole ongelma useimmissa tapauksissa, on silti mahdollisuus käyttää valintanauhan lajittelukuvakkeita. Valintaikkunan käyttö poistaa tämän ongelman, koska voit määrittää, että sinulla on otsikot.

Tyhjiä rivejä/sarakkeita ei tunnisteta

Tämä lajitteluongelma on hieman monimutkaisempi - ja paljon yleisempi kuin luulisi.

Oletetaan, että sinulla on alla esitetyn kaltainen tietojoukko. Huomaa, että rivi 6 on piilotettu (ja se on tyhjä rivi).

Jos nyt valitsen minkä tahansa solun neljästä ensimmäisestä datarivistä (piilotetun tyhjän rivin yläpuolelta) ja lajittelen nämä tiedot lajittelukuvakkeen painikkeilla, se lajittelee vain tietojoukon neljä ensimmäistä tietuetta (rivi 2 - 5). Samoin, jos valitsen minkä tahansa solun tietojoukosta piilotetun tyhjän rivin alapuolelle, se lajittelee vain viimeiset seitsemän riviä.

Ja ellet etsi sitä erityisesti, menetät todennäköisesti tämän kauhean virheen.

Miten varmistat, ettet tee tätä lajitteluvirhettä?

Varmista, ettet joudu tämän ongelman uhreiksi, tarkista tietojoukko ennen lajittelua.

Valitse koko tietojoukko ennen tietojen lajittelua.

Voit tehdä sen valitsemalla minkä tahansa solun tietojoukosta ja käyttämällä sitten pikanäppäintä - Control + A.

Jos tietojoukossasi on tyhjiä rivejä/sarakkeita, koko tietojoukkoa ei valita. Voit tunnistaa tämän skannaamalla nopeasti valinnan ääriviivat.

Jos näet, että valinnan ulkopuolella on joitakin tietoja, voit valita sen manuaalisesti.

Tämän ongelman välttämiseksi on parasta ensin näyttää kaikki piilotetut rivit ja sarakkeet ja jatkaa tietojen lajittelua valitsemalla koko tietojoukko tai poistamalla ensin tyhjät rivit.

Osittainen lajittelu (sukunimen perusteella)

Joskus sinulla voi olla tietojoukko, jonka haluat lajitella tekstin osan perusteella.

Oletetaan esimerkiksi, että minulla on alla esitetyn kaltainen tietojoukko ja haluan lajitella nämä tiedot sukunimen perusteella.

Tätä varten minun on erotettava nämä tiedot niin, että minulla on vain sukunimet yhdessä sarakkeessa. Kun minulla on se, voin käyttää kyseistä saraketta tietojen lajitteluun.

Alla on kaava, joka voi antaa minulle sukunimen:

= OIKEA (B2, LEN (B2) -FIND ("", B2))

Tämä antaa sinulle tuloksen, kuten alla on esitetty.

Nyt voit lajitella tiedot sukunimen sarakkeen avulla.

Kun olet valmis, voit poistaa sukunimen sarakkeen tai piilottaa sen.

Huomaa, että yllä oleva kaava toimii, kun sinulla on nimiä, joilla on vain etu- ja sukunimi ja joiden välissä ei ole välilyöntejä. Jos nimitiedot ovat erilaiset, sinun on muutettava kaavaa. Voit myös käyttää tekstiä sarakkeeseen jakaaksesi nimet nopeasti välilyönnin perusteella erottajana.

Tämä on vain yksi esimerkki ositietoihin perustuvasta lajittelusta. Muita esimerkkejä voivat olla osoitteen mukaan lajittelu kaupunkien perusteella tai osastokoodeihin perustuva työntekijän tunnus.

Jos teksti, jonka perusteella lajiteltava on, on myös tekstin alussa, voit käyttää vain tavallista lajittelutoimintoa.

Muut lajitteluesimerkit (kaavan ja VBA: n avulla)

Tähän mennessä tässä opetusohjelmassa olen käsitellyt esimerkkejä, joissa olemme käyttäneet sisäänrakennettua lajittelutoimintoa Excelissä.

Automaattinen lajittelu kaavan avulla

Kun käytät sisäänrakennettua lajittelutoimintoa ja teet sitten muutoksia tietojoukkoon, sinun on lajiteltava se uudelleen. Lajittelutoiminto ei ole dynaaminen.

Jos haluat saada tietojoukon, joka lajittelee automaattisesti aina, kun muutoksia tapahtuu, voit tehdä sen kaavojen avulla.

Huomaa, että tätä varten sinun on pidettävä alkuperäinen ja lajiteltu tietojoukko erillään (kuten alla)

Minulla on yksityiskohtainen opetusohjelma, jossa käsitellään aakkosjärjestystä kaavojen avulla. Se näyttää kaksi tapaa tehdä tämä - käyttämällä apsarakkeita ja käyttämällä taulukkokaavaa.

Excel on myös ottanut käyttöön SORT -dynaamisen matriisikaavan, joka voi tehdä tämän helposti (ilman avustajasaraketta tai monimutkaista taulukkokaavaa). Mutta koska tämä on aivan uutta, sinulla ei ehkä ole pääsyä siihen Excel -versiossa.

Lajittelu VBA: n avulla

Ja lopuksi, jos haluat ohittaa kaikki lajitteluvalintaikkunat tai muut lajitteluvaihtoehdot, voit lajitella tietosi VBA: n avulla.

Alla olevassa esimerkissä minulla on tietojoukko, joka lajittelee tiedot kaksoisnapsauttamalla sarakeotsikkoa. Tämä tekee lajittelusta helppoa ja sitä voidaan käyttää kojelaudoissa käyttäjäystävällisyyden parantamiseksi.

Tässä on yksityiskohtainen opetusohjelma, jossa kerron kuinka lajitella tiedot VBA: n avulla ja luoda jotain yllä kuvatulla tavalla.

Olen yrittänyt kattaa paljon esimerkkejä näyttääkseni sinulle erilaisia ​​tapoja lajitella tietoja Excelissä ja kaikki asiat, jotka sinun on pidettävä mielessä, kun teet sen.

Toivottavasti pidit tätä opetusohjelmaa hyödyllisenä.