Oman luettelon luominen Excelissä (helppo vaiheittainen opas)

Excelissä on hyödyllisiä ominaisuuksia, joiden avulla voit säästää aikaa ja olla paljon tuottavampi päivittäisessä työssäsi.

Yksi tällainen hyödyllinen (ja vähemmän tunnettu) ominaisuus Mukautetut luettelot Excelissä.

Ennen kuin pääsen luomaan ja käyttämään mukautettuja luetteloita, haluan ensin selittää, mikä siinä on niin hienoa.

Oletetaan, että sinun on syötettävä sarakkeeseen tammikuun ja joulukuun väliset kuukausien nimet. Miten tekisit sen? Ja ei, manuaalinen tekeminen ei ole vaihtoehto.

Yksi nopeimmista tavoista olisi saada tammikuu soluun, helmikuu viereiseen soluun ja sitten täyttökahvan avulla vetää ja antaa Excelin täyttää automaattisesti loput. Excel on tarpeeksi älykäs ymmärtääkseen, että haluat täyttää seuraavan kuukauden jokaisessa solussa, jossa vedät täyttökahvaa.

Kuukauden nimet ovat melko yleisiä, ja siksi se on oletuksena saatavana Excelissä.

Mutta entä jos sinulla on luettelo osastojen nimistä (tai työntekijöiden tai tuotteiden nimistä) ja haluat tehdä saman. Sen sijaan, että kirjoittaisit ne manuaalisesti tai kopioisit ja liittäisit ne, haluat niiden näyttävän taianomaisesti, kun käytät täyttökahvaa (aivan kuten kuukausien nimet).

Voit tehdä sen myös…

… käyttämällä Mukautetut luettelot Excelissä

Tässä opetusohjelmassa näytän sinulle, miten voit luoda omia mukautettuja luetteloita Excelissä ja kuinka käyttää niitä säästääksesi aikaa.

Mukautettujen luetteloiden luominen Excelissä

Oletuksena Excelissä on jo valmiiksi syötettyjä mukautettuja luetteloita, joiden avulla voit säästää aikaa.

Jos esimerkiksi kirjoitat "ma" viereisen solun "ti" soluun, voit täyttää loput päivät täyttökahvan avulla. Jos laajennat valintaa, jatka vetämistä ja se toistaa ja antaa sinulle päivän nimen uudelleen.

Alla on mukautettuja luetteloita, jotka on jo rakennettu Exceliin. Kuten näette, nämä ovat enimmäkseen päivien ja kuukausien nimiä, koska ne ovat kiinteitä eivätkä muutu.

Oletetaan nyt, että haluat luoda luettelon osastoista, joita tarvitset usein Excelissä, voit luoda sille mukautetun luettelon. Näin seuraavalla kerralla, kun sinun on saatava kaikkien osastojen nimet yhteen paikkaan, sinun ei tarvitse etsiä vanhoja tiedostoja. Sinun tarvitsee vain kirjoittaa kaksi ensimmäistä luetteloon ja vetää.

Alla on vaiheet oman mukautetun luettelon luomiseksi Excelissä:

1. Napsauta Tiedosto -välilehteä
2. Napsauta Asetukset. Tämä avaa "Excel -asetukset" -valintaikkunan
3. Napsauta Lisäasetukset-vaihtoehtoa vasemmassa ruudussa
4. Napsauta Yleiset -valikossa Muokkaa mukautettuja luetteloita -painiketta (saatat joutua vierittämään alas päästäksesi tähän vaihtoehtoon)
5. Tuo luettelo Mukautetut luettelot -valintaikkunassa valitsemalla luettelon sisältävä solualue. Vaihtoehtoisesti voit myös syöttää nimen manuaalisesti Listan merkinnät -ruutuun (erotettuna pilkulla tai jokaisella nimellä uudella rivillä)
6. Napsauta Lisää

Heti kun napsautat Lisää, huomaat, että luettelostasi tulee nyt osa mukautettuja luetteloita.

Jos sinulla on suuri luettelo, jonka haluat lisätä Exceliin, voit myös käyttää valintaikkunan Tuo -vaihtoehtoa.

Pro -vinkki: Voit myös luoda nimitetyn alueen ja käyttää nimeämää aluetta mukautetun luettelon luomiseen. Voit tehdä tämän kirjoittamalla nimetyn alueen nimen Tuo luettelo soluista -kenttään ja napsauttamalla OK. Tästä on se hyöty, että voit muuttaa tai laajentaa nimettyä aluetta ja se mukautuu automaattisesti mukautetuksi luetteloksi

Nyt kun sinulla on luettelo Excelin taustaohjelmassa, voit käyttää sitä aivan kuten numeroita tai kuukausien nimiä automaattisen täytön kanssa (kuten alla on esitetty).

Vaikka on hienoa saada nämä mukautetut littien nimet nopeasti Exceliin tekemällä yksinkertainen vetäminen ja pudottaminen, on jotain vielä mahtavampaa, jota voit tehdä mukautetuilla luetteloilla (tästä on seuraavassa osassa).

Luo omat lajitteluehdot mukautettujen luetteloiden avulla

Yksi hieno asia mukautetuissa luetteloissa on, että voit käyttää sitä omien lajitteluehtojen luomiseen. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on alla esitetyn kaltainen tietojoukko ja haluat lajitella sen korkean, keskikokoisen ja matalan perusteella.

Et voi tehdä tätä!

Jos lajittelet aakkosjärjestyksessä, se rikkoo aakkosjärjestyksen (se antaa sinulle Korkea, Matala ja Keskitaso eikä korkea, Keskitaso ja Matala).

Tässä muokatut luettelot loistavat todella.

Voit luoda oman luettelon kohteista ja lajitella tiedot sitten niiden avulla. Näin saat kaikki korkeat arvot yhteen yläreunassa, jota seuraa keskitaso ja matala.

Ensimmäinen vaihe on luoda mukautettu luettelo (Korkea, Keskitaso, Matala) käyttämällä edellisessä osassa ('Mukautettujen luetteloiden luominen Excelissä‘).

Kun olet luonut mukautetun luettelon, voit lajitella sen perusteella seuraavien vaiheiden avulla:

1. Valitse koko tietojoukko (mukaan lukien otsikot)
2. Napsauta Data -välilehteä
3. Napsauta Lajittele ja suodata -ryhmässä Lajittele -kuvaketta. Tämä avaa Lajittele -valintaikkunan
4. Valitse Lajittele -valintaikkunassa seuraavat valinnat:
   • Lajittele sarakkeen mukaan: Ensisijainen
   • Lajittele: soluarvot
   • Järjestys: mukautetut luettelot. Kun valintaikkuna avautuu, valitse haluamasi lajitteluehdot ja napsauta sitten OK.
5. Napsauta OK

Yllä olevat vaiheet lajittelisivat tiedot välittömästi käyttämällä luetteloa, jonka olet luonut ja käyttänyt kriteereinä lajittelun aikana (korkea, keskitaso, matala tässä esimerkissä).

Huomaa, että sinun ei välttämättä tarvitse luoda mukautettua luetteloa ensin käyttääksesi sitä lajittelussa. Voit käyttää yllä olevia vaiheita ja vaiheessa 4, kun valintaikkuna avautuu, voit luoda luettelon kyseiseen valintaikkunaan.

Esimerkkejä mukautettujen luettelojen käyttämisestä

Alla on muutamia tapauksia, joissa mukautettujen luetteloiden luominen ja käyttö voi säästää aikaa:

1. Jos sinulla on luettelo, joka sinun täytyy syöttää manuaalisesti (tai kopioi ja liitä jostain muusta lähteestä), voit luoda mukautetun luettelon ja käyttää sitä sen sijaan. Tämä voi olla esimerkiksi organisaatiosi osastojen nimiä tai tuotenimiä tai alueita/maita.
2. Jos olet opettaja, voit luoda luettelon oppilaiden nimistä. Tällä tavalla, kun arvioit niitä seuraavalla kerralla, sinun ei tarvitse huolehtia oppilaiden nimien kirjoittamisesta manuaalisesti tai kopioimisesta liittämällä ne toiselta taulukolta. Tämä varmistaa myös, että virheiden mahdollisuus on pienempi.
3. Kun haluat lajitella tietoja sellaisten ehtojen perusteella, joita ei ole rakennettu Exceliin. Kuten edellisessä osassa käsitellään, voit käyttää omia lajitteluperusteita tekemällä mukautetun luettelon Excelissä.

Joten tämä on kaikki mitä sinun tarvitsee tietää Mukautettujen luetteloiden luominen Excelissä.

Toivottavasti pidit tätä hyödyllisenä.