Katso video - Kuinka seurata muutoksia Excelissä
Jos käytät Excel -tiedostoa, joka muiden on päivitettävä tai tarkistettava, muutosten seuranta voi olla kätevä.
Voit käyttää sitä myös, kun päivität tiedostoa ja sinun on seurattava kaikkia itse tekemiäsi muutoksia. Tästä voi olla apua, kun palaat siihen myöhemmin uudelleen.
Tässä opetusohjelmassa näytän sinulle, kuinka voit seurata muutoksia Excelissä.
Muutosten seurannan ottaminen käyttöön Excel -ominaisuudessa
Tämä ominaisuus on oletusarvoisesti poissa käytöstä Excelissä.
Seuraavat vaiheet mahdollistavat muutosten seurannan Excelissä:
- Siirry Tarkista -välilehdelle.
- Napsauta Muutokset -ryhmässä Seuraa muutoksia ja valitse Korosta muutokset.
- Valitse Korosta muutokset -valintaikkunassa vaihtoehto - Seuraa muutoksia muokkauksen aikana. Tämä jakaa myös työkirjasi. " Voit myös määrittää "Milloin", "Kuka" ja "Missä" -vaihtoehdot. Tässä opetusohjelmassa aion käyttää oletusasetuksia.
- Napsauta OK.
Yllä olevat vaiheet mahdollistavat "Seuraa muutoksia" Excelissä ja nyt se korostaa työkirjaan tehtyjä muutoksia.
Huomautus: Jotta tämä vaihtoehto toimisi, työkirja on tallennettava järjestelmään tai verkkoasemaan. Jos tiedostoa ei ole tallennettu, se pyytää sinua ensin tallentamaan sen, ennen kuin otat Muutosten seuranta -vaihtoehdon käyttöön. Jos tiedosto on jo tallennettu, se tallentaa sen silti ennen seurannan käyttöönottoa.
Miten Muutosten seuranta toimii Excelissä?
Kun olet ottanut seurannan käyttöön, kun sinä tai joku muu, joka käyttää työkirjaa, tekee siihen muutoksia, se korostuu sinisellä reunuksella ja saa pienen sinisen kolmion solun vasempaan yläkulmaan. Tämä on samanlainen kuin punainen kolmio, jonka näet, kun lisäät kommentin soluun.
Esimerkiksi alla minulla on tyhjä projektisuunnitelma ja olen tehnyt muutoksia sarakkeeseen B (solu B4 ja B6).
Kun viet kohdistimen muutoksen sisältävän solun päälle, se näyttää viestin, joka määrittää, mikä muutos on, kuka muutoksen on tehnyt ja milloin se on tehty.
Huomaa, että kun "seuraa muutoksia" -vaihtoehto on käytössä Excelissä, työkirja jaetaan ja osa ominaisuuksista poistetaan automaattisesti käytöstä. Et esimerkiksi voi suojata taulukkoa, kun "raidamuutokset" ovat PÄÄLLÄ. Huomaat, että jotkin valintanauhan vaihtoehdoista ovat harmaita.
Luettelo kaikista muutoksista
Jos sinulla on työkirja, johon on tehty paljon muutoksia, saatat haluta saada luettelon kaikista muutoksista erikseen luettelona.
Tässä on vaiheet, joilla saat luettelon kaikista muutoksista uuteen laskentataulukkoon:
- Tallenna työkirja niin, että myös tehdyt muutokset tallennetaan.
- Siirry Tarkista -välilehdelle.
- Napsauta Muutokset -ryhmässä Seuraa muutoksia ja valitse Korosta muutokset.
- Valitse Korosta muutokset -valintaikkunassa vaihtoehto - Listaa muutokset uudelle arkille. "Milloin" -vaihtoehdossa voit määrittää, haluatko kaikki muutokset tai muutokset, joita ei tarkisteta, vai "muutokset viimeisen tallennuksen jälkeen".
- Napsauta OK.
Tämä luo heti uuden laskentataulukon, jossa luetellaan kaikki tekemäsi muutokset.
Muutosten hyväksyminen/hylkääminen
Kun muutokset on tehty, ne eivät ole lopullisia ennen kuin olet tarkistanut muutokset. Tästä voi olla hyötyä, kun olet saanut tarkistetun tiedoston kollegalta/pomolta/asiakkaalta ja sinun on päätettävä, mitkä muutokset säilytetään ja mitkä hylätään.
Seuraavat vaiheet hyväksyvät/hylkäävät muutokset Excelissä:
- Siirry Tarkista -välilehdelle.
- Napsauta Muutokset -ryhmässä "Seuraa muutoksia" ja valitse "Hyväksy/hylkää muutokset".
- Valitse Valitse hyväksyttävät tai hylättävät muutokset -valintaikkunassa Milloin, Kuka ja Missä.
- Milloin -kohdassa voit valita kaikki tarkistamattomat muutokset tai määrittää päivämäärän.
- Kenestä voit valita, kenen muutokset haluat tarkistaa.
- Missä -kohdassa voit valita solualueen, jossa haluat tarkastella muutoksia.
- Napsauta OK. Tämä avaa Hyväksy tai hylkää muutokset -valintaikkunan.
- Hyväksy tai hylkää muutokset -valintaikkunassa voit hyväksyä muutokset yksitellen tai hyväksyä/hylätä kaikki muutokset kerralla.
Jos hylkäät muutoksen, se palaa alkuperäiseen arvoonsa.
Huomaa, että kun hyväksyt muutoksen, et voi kumota sitä.
Seuraa muutosten poistaminen käytöstä Excelissä
Kun työsi on valmis, voit poistaa Excelin seuranta -ominaisuuden käytöstä. Tämä poistaa kaikki olemassa olevat siniset ruudut soluista ja lopettaa lisämuutosten seurannan.
Tässä on vaiheet, joilla voit poistaa "seurata muutoksia" Excelissä:
- Siirry Tarkista -välilehdelle.
- Napsauta Muutokset -ryhmässä Seuraa muutoksia ja valitse Korosta muutokset.
- Poista Korosta muutokset -valintaikkunan valinta - Seuraa muutoksia muokkauksen aikana. Tämä jakaa myös työkirjasi. "
- Napsauta OK.
- Näet kehotteen alla kuvatulla tavalla. Napsauta Kyllä.
Ero kommenttien ja muutosten seurannan välillä
Monet ihmiset haluavat lisätä kommentteja tarkastellessaan muiden työtä Excelissä.
Tässä ovat tärkeimmät erot kommenttien ja seurantatoimintojen toiminnoissa:
- Sinun ei tarvitse muokata solun sisältöä kommentoidaksesi. Seuraa muutoksia sen sijaan lisäisi muistiinpanon aina, kun solussa tapahtuu muutoksia.
- Kommentin lisääminen on manuaalinen prosessi, kun taas raidan muutokset, kun ne on otettu käyttöön, tallentaisivat automaattisesti kaiken laskentataulukossa tapahtuvan.
- Et voi saada luetteloa kaikista kommenteista erikseen laskentataulukkoon (ellet käytä VBA: ta, kuten tässä on esitetty), kun saat sen seurantatoiminnolla yksinkertaisella napsautuksella.
- Kun otat seurannan muutokset käyttöön Excelissä, jotkin toiminnot poistetaan käytöstä. Näin ei ole kommenteissa.
Saatat pitää myös seuraavista opetusohjelmista:
- Oikeinkirjoituksen tarkistuksen käyttäminen Excelissä.
- Syöttöviestin käyttäminen Excelissä viestin näyttämiseksi, kun solu on valittu.
