Katso video - poista välilyöntejä Excelissä
Excelin johtavat ja perässä olevat tilat aiheuttavat usein paljon turhautumista. En voi ajatella tilannetta, jossa saatat tarvita näitä ylimääräisiä tiloja, mutta se löytää usein tiensä Excel -laskentataulukoihin.
Näillä ylimääräisillä välilyönneillä on monia tapoja - esimerkiksi osana tietojen lataamista tietokannasta, kun kopioidaan tietoja tekstiasiakirjasta tai syötetään käsin vahingossa.
Johtava, jäljessä oleva tai kaksinkertainen välilyönti tekstin välillä voi johtaa moniin vakaviin ongelmiin.
Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on alla esitetyn kaltainen tietojoukko:
Katsokaa nyt, mitä tapahtuu, kun käytän VLOOKUP -toimintoa saadakseni sukunimen etunimen avulla.
Et ehkä huomaa paljaalla silmällä eroa siitä, että nimessä on ylimääräinen välilyönti, joka aiheuttaa tämän virheen.
Tässä esimerkissä ongelma oli helppo havaita näin pienessä tietojoukossa, mutta kuvittele, että sinun on tarkistettava tämä tuhansien tietueiden varalta.
Turvallisuuden vuoksi on aina hyvä puhdistaa tiedot ja poistaa välilyöntejä Excelissä.
Kuinka poistaa välilyöntejä Excelissä
Tässä opetusohjelmassa näytän sinulle kaksi tapaa poistaa välilyöntejä Excelissä.
- TRIM -toiminnon käyttäminen.
- Etsi ja korvaa -toiminnon käyttäminen.
TRIM -toiminnon käyttäminen
Excel TRIM -toiminto poistaa eteen- ja perään jäävät välilyönnit sekä kaksinkertaiset välilyönnit tekstimerkkijonojen välillä.
Esimerkiksi yllä olevassa esimerkissä voit poistaa välilyöntejä koko luettelosta, jos etunimet (kohdassa A2: A7), käytä seuraavaa kaavan solua C1 ja vedä se alas kaikkien etunimien osalta:
= TRIM (A2)
Excel TRIM -toiminto poistaisi välittömästi kaikki solun etu- ja perätilat.
Kun sinulla on puhdistetut tiedot, kopioi ne ja liitä ne arvoina alkuperäisten tietojen tilalle.
Tämä toiminto on hyödyllinen myös, jos sanojen välissä on useampi kuin yksi välilyönti. Se poistaisi ylimääräiset välilyönnit, joten tuloksessa on aina yksi välilyönti sanojen välissä.
Excel TRIM -toiminto poistaa hyvin Excelin välilyöntejä, mutta se epäonnistuu, kun tietojoukossasi on muita kuin tulostettavia merkkejä (kuten rivinvaihtoja). Voit poistaa muita kuin tulostettavia merkkejä TRIM- ja CLEAN-toimintojen yhdistelmällä.
Jos solussa A1 on tekstiä, josta haluat poistaa välilyöntejä, käytä alla olevaa kaavaa:
= TRIM (PUHDAS (A1))
Muut kuin tulostettavat merkit voivat johtua myös = CHAR (160), jota ei voi poistaa CLEAN-kaavalla. Joten jos haluat olla täysin varma, että sinulla on kaikki ylimääräiset välilyönnit ja muut kuin tulostettavat merkit, käytä alla olevaa kaavaa:
= TRIM (PUHDAS (KORVAUS (A1, CHAR (160), "")))
Poista ylimääräiset tilat Excelistä FIND- ja REPLACE -painikkeilla
Voit poistaa välilyöntejä Excelissä Etsi ja korvaa -toiminnon avulla.
Tämä on nopeampi tekniikka ja voi olla hyödyllinen tietyissä tilanteissa:
- Kun haluat poistaa kaksoisvälit.
- Kun haluat poistaa kaikki välilyönnit.
Kaksoisvälien poistaminen
Huomaa, että tätä tekniikkaa ei voi käyttää johtavien tai perässä olevien tilojen poistamiseen. Se löytää ja korvaa kaksoisvälit sijainnistaan riippumatta.
Tässä on seuraavat vaiheet:
- Valitse solut, joista haluat poistaa kaksoisvälit.
- Siirry etusivulle -> Etsi ja valitse -> Korvaa. (Voit käyttää myös pikanäppäintä - Control + H).
- Kirjoita Etsi ja korvaa -valintaikkunaan:
- Etsi mitä: Double Space.
- Korvaa seuraavalla: Yksittäinen välilyönti.
- Napsauta Korvaa kaikki.
Tämä korvaa kaikki kaksoisvälit yhdellä välilyönnillä.
Huomaa, että tämä poistaa vain kaksoisvälit. Jos kahden sanan välissä on kolme välilyöntiä, tuloksena on kaksi välilyöntiä (poistaisi yhden). Tällaisissa tapauksissa voit tehdä tämän uudelleen ja poistaa mahdolliset kaksoisvälit.
Yksittäisten tilojen poistaminen
Voit poistaa kaikki tietojoukon välilyönnit seuraavasti:
- Valitse solut, joista haluat poistaa välilyönnin.
- Siirry etusivulle -> Etsi ja valitse -> Korvaa. (Voit käyttää myös pikanäppäintä - Control + H).
- Kirjoita Etsi ja korvaa -valintaikkunaan:
- Etsi mitä: Yksittäinen tila.
- Korvaa seuraavalla: Jätä tämä tyhjäksi.
- Napsauta Korvaa kaikki.
Tämä poistaa kaikki valitun tietojoukon välilyönnit.
Huomaa, että tässä tapauksessa kaikki tekstit poistetaan, vaikka kahden tekstimerkkijonon tai numeron välillä olisi useampi kuin yksi välilyönti.
Poista rivinvaihdot
Voit myös käyttää Find and Replace -toimintoa poistamaan nopeasti rivinvaihdot.
Tässä on seuraavat vaiheet:
- Valitse tiedot.
- Siirry etusivulle -> Etsi ja valitse -> Korvaa (Pikanäppäin - Control + H).
- Etsi ja korvaa -valintaikkunassa:
- Etsi mitä: Paina Control + J (et ehkä näe mitään muuta kuin vilkkuva piste).
- Korvaa: Jätä se tyhjäksi.
- Korvaa kaikki.
Tämä poistaa välittömästi kaikki rivinvaihdot valitsemastasi tietojoukosta.
Tilanteesi perusteella voit valita kumman tahansa menetelmän (kaava tai etsiä ja korvata) poistaa välilyöntejä Excelissä.
