Kopioiden löytäminen ja poistaminen Excelistä - Ultimate Guide

Katso video - Kuinka löytää ja poistaa päällekkäisyyksiä Excelissä

Paljon dataa… tulee paljon päällekkäisiä tietoja.

Excelin kaksoiskappaleet voivat aiheuttaa paljon ongelmia. Riippumatta siitä, tuotko tietoja tietokannasta, hankitko ne kollegalta tai keräätkö ne itse, kaksoiskappaleet voivat aina ryömiä sisään. Ja jos käsittelemäsi tiedot ovat valtavia, näiden kopioiden löytäminen ja poistaminen Excelistä on todella vaikeaa .

Tässä opetusohjelmassa näytän sinulle, miten voit löytää ja poistaa kaksoiskappaleet Excelissä.

SISÄLLYS:

1. ETSI ja HIGHLIGHT Kaksoiskappaleet Excelissä.
   • Etsi ja korosta kaksoiskappaleet yhdessä sarakkeessa.
   • Etsi ja korosta päällekkäisyyksiä useista sarakkeista.
   • Etsi ja korosta päällekkäiset rivit.
2. POISTA kaksoiskappaleet Excelissä.
   • Poista kaksoiskappaleet yhdestä sarakkeesta.
   • Poista kaksoiskappaleet useista sarakkeista.
   • Poista päällekkäiset rivit.

Kopioiden etsiminen ja korostaminen Excelissä

Excelissä voi olla monenlaisia ​​kopioita. Voit käyttää sitä yhdessä sarakkeessa tai useissa sarakkeissa. Myös koko rivi voi olla päällekkäinen.

Kopioiden etsiminen ja korostaminen yhdessä sarakkeessa Excelissä

Ehdollisen muotoilun avulla on helppo korostaa kaksoiskappaleet Excelissä.

Voit tehdä sen seuraavasti:

• Valitse tiedot, joissa haluat korostaa kaksoiskappaleet.

• Siirry etusivulle -> Ehdollinen muotoilu -> Korosta solusäännöt -> Monista arvot.

• Valitse Monista arvot -valintaikkunassa Vasemmanpuoleisesta avattavasta valikosta Monista ja määritä muoto, jossa haluat korostaa päällekkäiset arvot. Voit valita valmiista muotoiluvaihtoehdoista (oikealla olevasta avattavasta valikosta) tai määrittää oman muodosi.

• Tämä korostaa kaikki arvot, joilla on päällekkäisyyksiä.

Nopea vinkki: Muista tarkistaa, onko edessä tai takana välilyöntejä. Esimerkiksi "John" ja "John" katsotaan erilaisiksi, koska jälkimmäisessä on ylimääräinen välilyönti. Hyvä idea on käyttää TRIM -toimintoa tietojen puhdistamiseen.

Kopioiden etsiminen ja korostaminen useista sarakkeista Excelissä

Jos sinulla on tietoja, jotka kattavat useita sarakkeita ja sinun on etsittävä niistä kaksoiskappaleita, prosessi on täsmälleen sama kuin yllä.

Voit tehdä sen seuraavasti:

• Valitse tiedot.
• Siirry etusivulle -> Ehdollinen muotoilu -> Korosta solusäännöt -> Monista arvot.
• Valitse Monista arvot -valintaikkunassa Vasemmanpuoleisesta avattavasta valikosta Monista ja määritä muoto, jossa haluat korostaa päällekkäiset arvot.
• Tämä korostaa kaikki solut, joilla on päällekkäisiä arvoja valitussa tietojoukossa.

Päällekkäisten rivien etsiminen ja korostaminen Excelissä

Päällekkäisten tietojen löytäminen ja päällekkäisten tietorivien löytäminen ovat kaksi eri asiaa. Katso:

Päällekkäisten rivien löytäminen on hieman monimutkaisempaa kuin päällekkäisten solujen löytäminen.

Tässä on vaiheet:

• Käytä viereisessä sarakkeessa seuraavaa kaavaa:
  = A2 & B2 & C2 & D2
  Vedä tämä alas kaikille riveille. Tämä kaava yhdistää kaikki solujen arvot yhdeksi merkkijonoksi. (Voit myös käyttää CONCATENATE -toimintoa tekstimerkkijonojen yhdistämiseen)

Näin olemme luoneet yhden merkkijonon jokaiselle riville. Jos tässä tietojoukossa on päällekkäisiä rivejä, nämä merkkijonot olisivat täsmälleen samat sille.

Nyt kun meillä on yhdistetyt merkkijonot kullekin riville, voimme käyttää ehdollista muotoilua korostamaan päällekkäiset merkkijonot. Korostettu merkkijono tarkoittaa, että rivillä on kaksoiskappale.

Seuraavat vaiheet korostavat päällekkäiset merkkijonot:

• Valitse alue, jolla on yhdistetyt merkkijonot (E2: E16 tässä esimerkissä).
• Siirry etusivulle -> Ehdollinen muotoilu -> Korosta solusäännöt -> Monista arvot.
• Varmista Monista arvot -valintaikkunassa, että Kopio on valittuna, ja määritä sitten väri, jolla haluat korostaa päällekkäiset arvot.

Tämä korostaisi sarakkeen E päällekkäiset arvot.

Yllä olevassa lähestymistavassa olemme korostaneet vain luomiamme merkkijonoja.

Mutta entä jos haluat korostaa kaikki päällekkäiset rivit (sen sijaan, että korostaisit soluja yhdessä sarakkeessa)?

Seuraavat vaiheet korostavat päällekkäiset rivit:

• Käytä viereisessä sarakkeessa seuraavaa kaavaa:
  = A2 & B2 & C2 & D2
  Vedä tämä alas kaikille riveille. Tämä kaava yhdistää kaikki solujen arvot yhdeksi merkkijonoksi.

• Valitse tiedot A2: D16.
• Kun tiedot on valittu, siirry kohtaan Etusivu -> Ehdollinen muotoilu -> Uusi sääntö.

• Napsauta "Uusi muotoilusääntö" -valintaikkunassa "Käytä kaavaa määritettävien solujen määrittämiseen".
• Käytä alla olevassa kentässä seuraavaa COUNTIF -toimintoa:
  = COUNTIF ($ E $ 2: $ E $ 16, $ E2)> 1

• Valitse muoto ja napsauta OK.

Tämä kaava korostaisi kaikki rivit, joilla on päällekkäisyys.

Poista kaksoiskappaleet Excelistä

Yllä olevassa osiossa opimme löytämään ja korostamaan kaksoiskappaleet Excelissä. Tässä osiossa näytän sinulle, kuinka päästä eroon näistä kaksoiskappaleista.

Poista kaksoiskappaleet yhdestä sarakkeesta Excelissä

Jos tiedot ovat yhdessä sarakkeessa ja haluat poistaa kaikki kaksoiskappaleet, toimi seuraavasti:

• Valitse tiedot.
• Siirry kohtaan Data -> Datatyökalut -> Poista kaksoiskappaleet.
• Poista kaksoiskappaleet -valintaikkunassa:
  • Jos tiedoissasi on otsikoita, varmista, että Omat tiedot sisältävät otsikot -vaihtoehto on valittuna.
  • Varmista, että sarake on valittu (tässä tapauksessa on vain yksi sarake).

• Napsauta OK.

Tämä poistaa kaikki päällekkäiset arvot sarakkeesta ja sinulla on vain yksilölliset arvot.

HUOMIO: Tämä muuttaa tietojoukkoasi poistamalla kaksoiskappaleet. Varmista, että sinulla on varmuuskopio alkuperäisestä tietojoukosta. Jos haluat poimia ainutlaatuiset arvot jossakin muussa paikassa, kopioi tämä tietojoukko kyseiseen paikkaan ja toimi sitten edellä mainittujen vaiheiden mukaisesti. Vaihtoehtoisesti voit myös käyttää Lisäsuodatinta poimiaksesi ainutlaatuisia arvoja johonkin toiseen paikkaan.

Poista kaksoiskappaleet useista sarakkeista Excelissä

Oletetaan, että sinulla on alla olevan kuvan mukaiset tiedot:

Yllä olevissa tiedoissa riveillä 2 ja 16 on täsmälleen samat tiedot myyntiedustajalta, alueelta ja summalta, mutta eri päivämäärät (sama koskee rivejä 10 ja #13). Tämä voi olla syöttövirhe, jos sama merkintä on tallennettu kahdesti eri päivämäärillä.

Voit poistaa päällekkäisen rivin tässä tapauksessa seuraavasti:

• Valitse tiedot.
• Siirry kohtaan Data -> Datatyökalut -> Poista kaksoiskappaleet.
• Poista kaksoiskappaleet -valintaikkunassa:
  • Jos tiedoissasi on otsikoita, varmista, että Omat tiedot sisältävät otsikot -vaihtoehto on valittuna.
  • Valitse kaikki sarakkeet paitsi Päivämäärä -sarake.

• Napsauta OK.

Tämä poistaisi kaksi päällekkäistä merkintää.

HUOMAUTUS: Tämä säilyttää ensimmäisen esiintymän ja poistaa kaikki jäljellä olevat päällekkäiset esiintymät.

Poista päällekkäiset rivit Excelistä

Voit poistaa päällekkäiset rivit seuraavasti:

• Valitse koko data.
• Siirry kohtaan Data -> Datatyökalut -> Poista kaksoiskappaleet.
• Poista kaksoiskappaleet -valintaikkunassa:
  • Jos tiedoissasi on otsikoita, varmista, että Omat tiedot sisältävät otsikot -vaihtoehto on valittuna.
  • Valitse kaikki sarakkeet.

• Napsauta OK.

Käytä yllä mainittuja tekniikoita tietojen puhdistamiseen ja päällekkäisyyksien poistamiseen.

Saatat pitää myös seuraavista Excel -opetusohjelmista:

• 10 tapaa puhdistaa tietoja Excel -laskentataulukoissa.
• Poista johtavat ja jäljessä olevat tilat Excelistä.
• 24 Päivittäiset Excel -ongelmat ja niiden pikaratkaisut.
• Yhdistettyjen solujen löytäminen Excelistä.