Kun tulostat työsi Excelissä, auttaisi, jos on järjestelmä, joka päättää, kuinka paljon sisältöä menee yhdelle sivulle ja mitä sitten tulostetaan seuraavalle sivulle, ja niin edelleen.
Oletusarvoisesti Excel tekee tämän lisäämällä sivunvaihdot laskentataulukkoon säännöllisin väliajoin tulostuksen aikana.
Tämä tehdään paperikoon, marginaalien ja mittakaavavaihtoehtojen perusteella.
Mutta jos tarvitset enemmän valvontaa ja haluat päättää, kuinka paljon sisältöä tulostetaan sivulle 1 ja missä sen tulisi rikkoutua ja siirtyä seuraavalle sivulle, voit lisätä sivunvaihdon manuaalisesti sivujen väliin.
Näin Excel tietäisi, että heti kun sivutauko tulee, sen on lopetettava tulostus nykyiselle sivulle ja tulostettava jäljellä oleva sivu seuraavalle sivulle.
Tässä opetusohjelmassa näytän kuinka manuaalisesti lisää sivunvaihdot Excelissä (ja miten sivunvaihdot poistetaan)
Sivujakojen manuaalinen lisääminen Exceliin (vaaka/pysty)
Oletetaan, että minulla on alla esitetyn kaltainen tietojoukko, jossa minulla on myyntinumeroita eri alueilla työskenteleville eri ihmisille.
Näissä tiedoissa haluan tulostaa kaikki Yhdysvaltojen tietueet ensimmäisessä vaiheessa ja sitten kaikki jäljellä olevat tietueet toisella sivulla.
Jos menen eteenpäin ja tulostan tiedot tällä hetkellä, kaikki tulostettaisiin yhdelle sivulle, koska tiedot eivät ole riittävän suuria jaettaviksi useille sivuille.
Joten tätä varten minun on lisättävä sivunvaihto manuaalisesti Yhdysvaltojen tietojen jälkeen.
Alla on vaiheet tämän tekemiseen:
- Valitse rivi, jonka yläpuolelle haluat lisätä sivunvaihdon. esimerkissämme se olisi rivi 11
- Napsauta Sivun asettelu -välilehteä
- Napsauta Sivun asetukset -ryhmässä Tauot -vaihtoehtoa
- Napsauta "Lisää sivunvaihto" -vaihtoehtoa
Yllä olevat vaiheet lisäisivät sivunvaihdon suoraan valitun rivin yläpuolelle.
Excel näyttää myös sivunvaihtojen sijainnit lisäämällä vaaleanharmaan katkoviivan kahden sivun väliin.
Et ehkä näe tätä viivaa, jos ruudukko on jo näkyvissä, mutta jos piilotat ruudukon, näet sen alla esitetyllä tavalla.
Aivan kuten tapa, jolla olen lisännyt vaakasivun sivunvaihdon Exceliin, voit lisätä myös pystysuuntaisen sivunvaihdon.
Valitse vain sarake B, johon haluat lisätä sivunvaihdon, ja siirry Sivun asettelu -välilehdelle ja napsauta Lisää sivunvaihto -vaihtoehtoa
Huomaa, että voit lisätä niin monta sivuväliä kuin haluat.
Jos haluat esimerkiksi tulostaa kunkin alueen tiedot eri sivulle, voit lisätä useita vaakasuuntaisia sivunvaihtoja valitsemalla riviä suoraan sen alueen tietojen päättymiskohdan alapuolelta ja lisäämällä sivunvaihdon sinne.
Huomautus: Jos haluat lisätä sekä vaaka- että pystysuuntaisia sivunvaihtoja tiettyyn paikkaan, voit tehdä sen valitsemalla solun ja toistamalla saman prosessin yllä sivunvaihdon lisäämiseksi. Tämä lisää vaakasivun sivunvaihdon suoraan solun yläpuolelle ja pystysuoran sivunvaihdon aivan solun vasemmalle puolelle.Pikanäppäin sivunvaihdon lisäämiseksi
ALT + P + B + I
Tarkista sivunvaihdon lisäys sivunvaihdon esikatselusta
Kun olet lisännyt sivunvaihdot Exceliin, voit tarkistaa nopeasti, mitä kaikki tulostetaan kullekin sivulle siirtymällä sivunvaihdon esikatselutilaan.
Alla on vaiheet tämän tekemiseen:
- Napsauta Näytä -välilehteä
- Valitse Työkirjanäkymät -ryhmässä Sivunvaihdon esikatselu -vaihtoehto
Yllä olevat vaiheet muuttavat laskentataulukon näkymää ja näet, kuinka paljon sisältöä tulostetaan kullekin sivulle.
Jokainen sivunvaihto näkyy paksuna sinisenä viivana, ja sivut on numeroitu, joten on helppo ymmärtää, mitä sisältöä tulostetulle sivulle tulisi.
Voit palata tavalliseen laskentataulukkonäkymään napsauttamalla Näytä -välilehden Normaali -vaihtoehtoa.
Huomautus: Voit myös vaihtaa normaalinäkymän ja sivunvaihdon esikatselun välillä napsauttamalla tilarivin kuvakkeita.Sivunvaihtojen poistaminen
Aivan kuten voit lisätä sivunvaihdon Excelissä, voit myös helposti poistaa sivunvaihdon.
Oletetaan esimerkissä, että haluan poistaa sivunvaihdon, jonka lisäsin Yhdysvaltain alueen tietojen jälkeen.
Alla muut vaiheet tämän tekemiseksi:
- Valitse rivi, jonka yläpuolella on sivunvaihto. Se olisi esimerkissämme rivi #11
- Napsauta Sivun asettelu -välilehteä
- Napsauta Sivun asetukset -ryhmässä Tauot -vaihtoehtoa
- Napsauta Poista sivunvaihto
Yllä olevat vaiheet poistaisivat sivunvaihdon valitun rivin yläpuolelta.
Jos olet lisännyt useita ylistystaukoja, jotka haluat poistaa, sinun on toistettava tämä prosessi yksi kerrallaan.
Huomaa: et voi poistaa useita sivunvaihtoja kerralla valitsemalla useita rivejä tai sarakkeita. Jos yrität tehdä niin, Excel ottaa huomioon vain viimeksi valitun rivin ja poistaa sivunvaihdon sen yläpuolelta.
Pikanäppäin sivunvaihdon poistamiseksi
ALT + P + B + R
Nollaa kaikki sivunvaihdot
Jos haluat poistaa kaikki manuaalisesti lisäämäsi sivunvaihdot ja palauttaa ne oletusarvoihin, myös siihen on vaihtoehto.
Alla on ohjeet sivunvaihdon nollaamiseen Excelissä:
- Napsauta Sivun asettelu -välilehteä
- Napsauta Sivun asetukset -ryhmässä Tauot -vaihtoehtoa
- Napsauta "Palauta kaikki sivunvaihdot"
Yllä olevat vaiheet poistaisivat kaikki manuaalisesti lisätyt sivunvaihdot ja sijoittaisivat sivunvaihdot sivun koon, marginaalin ja asteikon perusteella (kuten oletusarvoisesti)
Pikanäppäin sivunvaihdon poistamiseksi
ALT + P + B + A
Sivunvaihdon siirtäminen manuaalisesti
Kun olet lisännyt sivunvaihdot laskentataulukkoon, voit tehdä pieniä muutoksia vetämällä sivun vaakasuoria tai pystysuoria viivoja.
Jotta tämä toimisi, sinun on oltava Page Break Preview -tilassa.
Alla on vaiheet, joiden avulla voit siirtää sivunvaihtoa vetämällä sitä:
- Napsauta Näytä -välilehteä
- Napsauta työkirjanäkymien ryhmässä Sivunvaihdon esikatselu -vaihtoehtoa. Tämä muuttaa laskentataulukkonäkymää ja näet kaikki sivunvaihdot paksuina sinisinä viivoina
- Vie hiiri muokattavan sivunvaihtoviivan päälle. Huomaat, että kohdistin muuttuu kaksiteräiseksi nuolen kuvakkeeksi
- Pidä hiiren vasenta näppäintä painettuna ja vedä sinistä viivaa haluamaasi kohtaan ja jätä sitten näppäin
- Napsauta Näkymä -välilehden Normaali -vaihtoehtoa palataksesi normaaliin laskentataulukkonäkymään
Piilota tai näytä sivun katkoviiva
Vaikka suuret taukot ovat varsin hyödyllisiä, jos tulostat tietosi, yksi asia, joka todella häiritsee minua, on harmaa katkoviiva, joka jää laskentataulukkoon sivunvaihtojen jälkeen.
Jotkut pitävät sitä hyödyllisenä, koska se kertoo heille, missä sivu rikkoutuisi tulostettaessa, toisaalta minusta se on ärsyttävää.
Ja kun olet käyttänyt sivunvaihdot, harmaa viiva ei katoa, ennen kuin tallennat työkirjasi ja käynnistät sen uudelleen.
Joten jos olet kuin minä, haluat ehkä piilottaa sivunvaihtoviivan ikuisesti.
Alla on vaiheet sivun katkoviivan piilottamiseksi Excelissä:
- Napsauta Tiedosto -välilehteä
- Napsauta Asetukset
- Napsauta avautuvassa Excel -asetukset -valintaikkunassa vasemman ruudun Lisäasetukset -vaihtoehtoa
- Vieritä alas tämän laskentataulukon näyttövaihtoehtoihin
- Poista valinta Näytä sivunvaihdot -vaihtoehdosta
Voit ottaa tämän asetuksen käyttöön poistamaan sivunvaihdon harmaan viivan tietyistä laskentataulukoista tai koko työkirjasta, mutta et voi soveltaa tätä asetusta kaikkiin Excel -työkirjoihin.
Jos haluat tehdä tämän toisen avaamasi työkirjan osalta, sinun on suoritettava samat vaiheet uudelleen.
Lisää sivunvaihto jokaisen välisumman jälkeen
Jos lisäät tietojoukkoosi välisumman, voit lisätä sivunvaihdot automaattisesti aina, kun tietoluokka muuttuu.
Alla on tämä tietojoukko, jossa alueet on lajiteltu laskevaan järjestykseen (välisummaa käytettäessä).
Tällaiselle tietojoukolle olisi järkevää lisätä välisumma, joka näyttää kohdemyynnin ja todellisen myynnin kullakin alueella, ja Välisumma lisätään aina, kun alue muuttuu (eli Yhdysvaltojen välisumma Yhdysvaltojen alueen alapuolella yhteensä Lähi-idässä Lähi-idän alueen alapuolella).
Ja kun nämä tiedot tulostetaan, voi auttaa tulostamaan kaikki alueet erillisiin laskentataulukoihin (mikä voidaan tehdä lisäämällä sivunvaihtoja aina, kun alue muuttuu).
Muiden vaiheiden alla voit lisätä välisumman ja lisätä sivunvaihdon aina, kun alue muuttuu:
- Valitse mikä tahansa tietojoukon solu
- Siirry Data -välilehdelle
- Napsauta Välisumma -vaihtoehtoa (käytän Microsoft 365: tä ja se on jäsennysvaihtoehdoissa)
- Napsauta avautuvassa Välisumma -valintaikkunassa avattavaa "Jokaisen muutoksen yhteydessä" -valikkoa ja valitse Alue
- Tarkista myyntikohde ja todellinen myynti Lisää välisumma -vaihtoehdoista
- Valitse vaihtoehto "Sivunvaihto sivujen välillä"
- Napsauta OK
Yllä olevat vaiheet lisäävät välisumman dataan alla esitetyllä tavalla ja samalla lisäävät sivunvaihdon aina, kun alue muuttuu.
Tästä voi olla hyötyä, kun haluat tulostaa kunkin maan tiedot erilliselle arkille.
Voit nähdä, mihin sivunvaihdot lisätään, napsauttamalla Näytä -välilehteä ja napsauttamalla sitten Sivunvaihdon esikatselu -vaihtoehtoa
Joten, voit lisätä sivunvaihdon helposti Exceliin. Kävin myös läpi, kuinka voit poistaa joitain sivunvaihtoja ja poistaa ne kokonaan. tai palauta se takaisin oletusasetuksiin.
Toivottavasti pidit tätä opetusohjelmaa hyödyllisenä.
