7 Amazing Things Excel -teksti sarakkeisiin voi tehdä sinulle

Teksti sarakkeisiin on Excelin hämmästyttävä ominaisuus, joka ansaitsee paljon enemmän tunnustusta kuin yleensä.

Kuten nimestä voi päätellä, sitä käytetään tekstin jakamiseen useisiin sarakkeisiin. Jos sinulla on esimerkiksi etu- ja sukunimi samassa solussa, voit jakaa ne nopeasti kahteen eri soluun.

Tämä voi olla todella hyödyllistä, kun saat tietosi tietokannoista tai tuot niitä muista tiedostomuodoista, kuten tekstistä tai CSV -tiedostosta.

Tässä opetusohjelmassa opit monia hyödyllisiä asioita, joita voidaan tehdä käyttämällä Excelin teksti sarakkeisiin -toimintoa.

Mistä löytää tekstiä sarakkeisiin Excelissä

Jos haluat käyttää tekstiä sarakkeisiin, valitse tietojoukko ja valitse Tiedot → Datatyökalut → Teksti sarakkeisiin.

Tämä avaa ohjatun toiminnon Muunna teksti sarakkeiksi.

Tässä ohjatussa toiminnossa on kolme vaihetta, ja se ottaa joitakin käyttäjän syötteitä ennen tekstin jakamista sarakkeiksi (näet, miten näitä eri vaihtoehtoja voidaan käyttää alla olevissa esimerkeissä).

Päästäksesi tekstiin sarakkeisiin voit käyttää myös pikanäppäintä - ALT + A + E.

Nyt sukellamme ja näemme hämmästyttäviä asioita, joita voit tehdä tekstillä sarakkeisiin Excelissä.

Esimerkki 1 - Jaa nimet etunimeksi ja sukunimeksi

Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko:

Voit jakaa etu- ja sukunimen nopeasti ja saada ne eri soluiksi seuraavasti:

• Valitse tietojoukko.
• Valitse Tiedot → Datatyökalut → Teksti sarakkeisiin. Tämä avaa ohjatun toiminnon Muunna teksti sarakkeiksi.
• Varmista vaiheessa 1, että Erotettu on valittu (mikä on myös oletusvalinta). Napsauta Seuraava.
• Valitse vaiheessa 2 erotin 'Välilyönti'. Jos epäilet, että nimien välissä voi olla kaksinkertainen/kolminkertainen välilyönti, valitse myös vaihtoehto Käsittele peräkkäisiä erottimia yhdeksi. Napsauta Seuraava.
• Valitse vaiheessa 3 kohdesolu. Jos et valitse kohdesolua, se korvaa olemassa olevan tietojoukon ensimmäisen sarakkeen etunimellä ja viereisen sarakkeen sukunimellä. Jos haluat säilyttää alkuperäiset tiedot ennallaan, luo kopio tai valitse toinen kohdesolu.
• Napsauta Valmis.

Tämä antaa sinulle heti tulokset, joissa etunimi on yhdessä sarakkeessa ja sukunimi toisessa sarakkeessa.

merkintä:

• Tämä tekniikka toimii hyvin, kun nimi koostuu vain etunimestä ja sukunimestä. Jos nimikirjaimia tai keskimmäisiä nimiä on, tämä ei ehkä toimi. Napsauta tästä saadaksesi yksityiskohtaisen oppaan siitä, miten käsitellä tapauksia eri nimien yhdistelmillä.
• Teksti sarakkeisiin -ominaisuuden käyttämisestä saatu tulos on staattinen. Tämä tarkoittaa, että jos alkuperäisiin tietoihin tulee muutoksia, sinun on toistettava prosessi saadaksesi päivitetyt tulokset.

Lue myös: Kuinka lajitella sukunimen mukaan Excelissä

Esimerkki 2 - Jaa sähköpostitunnukset käyttäjänimeksi ja toimialueen nimeksi

Teksti sarakkeisiin -toiminnon avulla voit valita oman erottimen tekstin jakamiseksi.

Tätä voidaan käyttää sähköpostiosoitteiden jakamiseen käyttäjätunnuksiksi ja verkkotunnuksiksi, koska ne on erotettu @ -merkillä.

Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko:

Nämä ovat fiktiivisiä sähköpostitunnuksia hienoista supersankareista (itseäni lukuun ottamatta, olen vain tavallinen tuhlaa-aika-on-Netflix-tyyppinen kaveri).

Tässä on vaiheet näiden käyttäjänimien ja verkkotunnusten jakamiseksi Teksti sarakkeisiin -ominaisuuden avulla.

• Valitse tietojoukko.
• Valitse Tiedot → Datatyökalut → Teksti sarakkeisiin. Tämä avaa ohjatun toiminnon Muunna teksti sarakkeiksi.
• Varmista vaiheessa 1, että Erotettu on valittu (mikä on myös oletusvalinta). Napsauta Seuraava.
• Valitse vaiheessa 2 Muu ja kirjoita @ sen oikealla puolella olevaan ruutuun. Muista poistaa kaikki muut vaihtoehdot (jos valittuna). Napsauta Seuraava.
• Muuta kohdesolu sellaiseksi, johon haluat tuloksen.
• Napsauta Valmis.

Tämä jakaa sähköpostiosoitteen ja antaa sinulle etu- ja sukunimen eri soluissa.

Esimerkki 3 - Hae päätoimialue URL -osoitteesta

Jos käytät verkko -URL -osoitteita, saatat joutua joskus tietämään yksilöivien juuritoimialueiden kokonaismäärän.

Esimerkiksi http://www.google.com/example1 ja http://google.com/example2, pääverkkotunnus on sama, joka on www.google.com

Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko:

Tässä on vaiheet, joilla pää juuriverkkotunnuksen saa näistä URL -osoitteista:

• Valitse tietojoukko.
• Valitse Tiedot → Datatyökalut → Teksti sarakkeisiin. Tämä avaa ohjatun toiminnon Muunna teksti sarakkeiksi.
• Varmista vaiheessa 1, että Erotettu on valittu (mikä on myös oletusvalinta). Napsauta Seuraava.
• Valitse vaiheessa 2 Muu ja kirjoita / (eteenpäin vinoviiva) sen oikealla puolella olevaan ruutuun. Muista poistaa kaikki muut vaihtoehdot (jos valittuna). Napsauta Seuraava.
• Muuta kohdesolu sellaiseksi, johon haluat tuloksen.
• Napsauta Valmis.

Tämä jakaa URL -osoitteen ja antaa sinulle juuriverkkotunnuksen (kolmannessa sarakkeessa, koska sen edessä oli kaksi vinoviivaa).

Jos haluat löytää yksilöllisten verkkotunnusten määrän, poista kaksoiskappaleet.

Huomautus: Tämä toimii hyvin, jos sinulla on kaikki URL -osoitteet, joiden alussa on http: //. Jos näin ei ole, saat juuriverkkotunnuksen itse ensimmäiseen sarakkeeseen. Hyvä käytäntö on saada nämä URL -osoitteet yhdenmukaisiksi ennen kuin käytät tekstiä sarakkeisiin.

Esimerkki 4 - Muunna virheelliset päivämäärämuodot kelvollisiksi päivämääriksi

Jos saat tietosi tietokannoista, kuten SAP/Oracle/Capital IQ, tai tuot ne tekstitiedostosta, on mahdollista, että päivämäärän muoto on väärä (eli muoto, jota Excel ei pidä päivämääränä).

On vain muutamia formaatteja, joita Excel voi ymmärtää, ja mikä tahansa muu muoto on muunnettava kelvolliseksi muotoksi käytettäväksi Excelissä.

Oletetaan, että sinulla on päivämäärät alla olevassa muodossa (jotka eivät ole kelvollisessa Excel -päivämäärämuodossa).

Voit muuntaa nämä kelvollisiksi päivämäärämuodoiksi seuraavasti:

• Valitse tietojoukko.
• Valitse Tiedot → Datatyökalut → Teksti sarakkeisiin. Tämä avaa ohjatun toiminnon Muunna teksti sarakkeiksi.
• Varmista vaiheessa 1, että Erotettu on valittu (mikä on myös oletusvalinta). Napsauta Seuraava.
• Varmista vaiheessa 2, että EI erotin -vaihtoehto on valittuna. Napsauta Seuraava.
• Valitse sarakkeen tietomuodosta Päivämäärä ja valitse haluamasi muoto (DMY tarkoittaisi päivämäärää, kuukautta ja vuotta). Vaihda myös kohdesolu sellaiseksi, johon haluat tuloksen.
• Napsauta Valmis.

Tämä muuttaisi heti nämä kelpaamattomat päivämäärät kelvollisiksi päivämäärämuodoiksi, joita voit käyttää Excelissä.

Esimerkki 5 - Muunna teksti numeroiksi

Joskus kun tuot tietoja tietokannoista tai muista tiedostomuodoista, numerot muunnetaan tekstimuotoon.

Tämä voi tapahtua useilla tavoilla:

• Heittomerkki ennen numeroa. Tämä johtaa siihen, että numero käsitellään tekstinä.
• Numeroiden saaminen tekstitoimintojen, kuten VASEN, OIKEA tai MID, seurauksena.

Ongelmana on, että Excel -toiminnot, kuten SUMMA ja KESKI, jättävät nämä (tekstimuodossa olevat) numerot huomiotta.

Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko, jossa numerot ovat tekstimuodossa (huomaa, että ne on kohdistettu vasemmalle).

Tässä on vaiheet tekstin käyttämiseksi sarakkeiksi tekstin muuntamiseksi numeroiksi

• Valitse tietojoukko.
• Valitse Tiedot → Datatyökalut → Teksti sarakkeisiin. Tämä avaa ohjatun toiminnon Muunna teksti sarakkeiksi.
• Varmista vaiheessa 1, että Erotettu on valittu (mikä on myös oletusvalinta). Napsauta Seuraava.
• Varmista vaiheessa 2, että EI erotin -vaihtoehto on valittuna. Napsauta Seuraava.
• Valitse sarakkeen tietomuodosta Yleiset. Vaihda myös kohdesolu sellaiseksi, johon haluat tuloksen.
• Napsauta Valmis.

Tämä muuttaisi nämä numerot takaisin yleiseen muotoon, jota voidaan nyt käyttää kaavoissa.

Esimerkki 6 - Pura jonon viisi ensimmäistä merkkiä

Joskus sinun on ehkä purettava merkkijonon ensimmäiset merkit. Näin voi tapahtua, jos sinulla on tapahtumatietoja ja viisi ensimmäistä merkkiä (tai mikä tahansa muu määrä merkkejä) edustavat yksilöllistä tunnistetta.

Esimerkiksi alla esitetyssä tietojoukossa viisi ensimmäistä merkkiä ovat ainutlaatuisia tuotelinjalle.

Tässä on vaiheet, joilla poistat nopeasti viisi ensimmäistä merkkiä näistä tiedoista käyttämällä tekstiä sarakkeisiin:

• Valitse tietojoukko.
• Valitse Tiedot → Datatyökalut → Teksti sarakkeisiin. Tämä avaa ohjatun toiminnon Muunna teksti sarakkeiksi.
• Varmista vaiheessa 1, että Kiinteä leveys on valittuna. Napsauta Seuraava.
• Vedä vaiheessa 2 Tietojen esikatselu -osiossa pystysuoraa viivaa ja aseta se viiden merkin jälkeen tekstissä. Napsauta Seuraava.
• Muuta kohdesolu sellaiseksi, johon haluat tuloksen.
• Napsauta Valmis.

Tämä jakaisi tietojoukon ja saisi kunkin tapahtumatunnuksen viisi ensimmäistä merkkiä yhteen sarakkeeseen ja loput toisesta sarakkeesta.

Huomautus: Voit myös asettaa useamman kuin yhden pystyviivan jakamaan tiedot useampaan kuin kahteen sarakkeeseen. Napsauta mitä tahansa kohtaa Tietojen esikatselualueella ja aseta jakaja vetämällä kohdistinta.

Esimerkki 7 - Muunna numerot, joissa on miinusmerkki, negatiivisiksi numeroiksi

Vaikka tämä ei tapahdu usein, mutta joskus, saatat joutua korjaamaan numerot perässä olevilla miinusmerkeillä ja tekemään näistä numeroista negatiivisia.

Teksti sarakkeisiin on täydellinen tapa järjestää tämä.

Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko:

Tässä on vaiheet, joilla nämä miinukset muutetaan negatiivisiksi numeroiksi:

• Valitse tietojoukko.
• Valitse Tiedot → Datatyökalut → Teksti sarakkeisiin. Tämä avaa ohjatun toiminnon Muunna teksti sarakkeiksi.
• Napsauta vaiheessa 1 Seuraava.
• Napsauta vaiheessa 2 "Seuraava".
• Napsauta vaiheessa 3 Lisäasetukset -painiketta.
• Valitse Tekstin tuonnin lisäasetukset -valintaikkunassa vaihtoehto "Jälkimmäinen miinus negatiiviselle numerolle". Napsauta OK.
• Aseta kohdesolu.
• Napsauta Valmis.

Tämä sijoittaisi miinusmerkin heti sen alun numeron lopusta. Nyt voit käyttää näitä numeroita helposti kaavoissa ja laskelmissa.