Mitä ovat ulkoiset linkit tai viitteet?
Kun luot kaavoja Excelissä ja viitataan toisen työkirjan datapisteeseen, Excel luo linkin kyseiseen työkirjaan.
Kaava voi siis näyttää seuraavanlaiselta:
Huomaa, että keltaisella korostettu osa on ulkoinen linkki (kutsutaan myös ulkoiseksi viitteeksi). Tämä kaavan osa käskee Excelin siirtymään tähän työkirjaan (Score.xlsx) ja viittaamaan työkirjan määritettyyn soluun.
Etuna on, että kaavassasi on ulkoinen linkki, että voit päivittää sen automaattisesti, kun linkitetyn työkirjan tiedot muuttuvat.
Haittapuolena on kuitenkin, että sinulla on aina oltava linkitetty työkirja käytettävissä. Jos poistat linkitetyn työkirjatiedoston, muutat sen nimeä tai kansion sijaintia, tiedot eivät päivity.
Jos käytät työkirjaa, joka sisältää ulkoisia linkkejä, ja sinun on jaettava se kollegoidesi/asiakkaiden kanssa, on parempi poistaa nämä ulkoiset linkit.
Jos sinulla on kuitenkin paljon kaavoja, tämän tekeminen manuaalisesti voi saada sinut hulluksi.
Ulkoisten linkkien ja viitteiden löytäminen Excelistä
Seuraavassa on muutamia tekniikoita, joiden avulla voit nopeasti löytää ulkoisia linkkejä Excelistä:
- Etsi ja korvaa -toiminnon käyttäminen.
- Muokkaa linkkejä -vaihtoehdon käyttäminen.
Katsotaanpa, miten jokainen näistä tekniikoista toimii.
Etsi ulkoisia linkkejä Etsi ja korvaa -toiminnolla
Solut, joissa on ulkoisia linkkejä, sisältävät sen työkirjan nimen, johon se linkittää. Tämä tarkoittaisi, että viitteellä olisi tiedostonimi, jonka tiedostopääte on .xlsx/.xls/.xlsm/.xlb.
Voimme käyttää tätä löytääksemme kaikki ulkoiset linkit.
Voit etsiä ulkoisia linkkejä Excelistä Find and Replace -toiminnon avulla seuraavasti:
- Valitse kaikki solut.
- Valitse Aloitus -välilehti -> Muokkaus -> Etsi ja valitse -> Etsi.
- Kirjoita Etsi ja korvaa -valintaikkunassa Etsi. -Kenttään * .xl *.
- Napsauta Etsi kaikki.
Tämä löytää ja näyttää kaikki solut, joissa on ulkoisia linkkejä.
Nyt voit valita kaikki nämä solut (valitse ensimmäinen tietue, pidä Vaihto -näppäintä painettuna ja valitse sitten viimeinen tietue) ja muunna kaavat arvoiksi.
Etsi ulkoisia linkkejä Muokkaa linkkejä -vaihtoehdon avulla
Excelissä on tämä sisäänrakennettu työkalu, joka löytää kaikki ulkoiset viitteet.
Voit etsiä ulkoisia linkkejä käyttämällä Muokkaa linkkejä -vaihtoehtoa seuraavasti:
- Siirry Data -välilehdelle.
- Napsauta Yhteydet -ryhmässä Muokkaa linkkejä. Se avaa Muokkaa linkkejä -valintaikkunan, jossa luetellaan kaikki työkirjat, joihin viitataan.
- Napsauta Break Links, jos haluat muuntaa kaikki linkitetyt solut arvoiksi.
Huomaa, että kun olet rikkonut linkit, voit kumota sen. Paras tapa on luoda varmuuskopio ennen tämän tekemistä.
Saatko silti ulkoisten linkkien kehotuksen?
Joskus saatat löytää ja poistaa kaikki ulkoiset linkit, mutta saat silti kehotteen alla esitetyllä tavalla:
Älä tule hulluksi ja ala kiroamaan Exceliä.
Joten jos saat päivityslinkkien kehotteen, tarkista myös ulkoiset linkit seuraavista:
- Nimetyt alueet
- Ehdollinen muotoilu
- Tietojen validointi
- Muodot
- Kaavion otsikot
Etsi ja korvaa tai Muokkaa linkkejä -toiminnon käyttäminen yllä kuvatulla tavalla ei tunnista ulkoisia linkkejä edellä mainituissa ominaisuuksissa.
Voit etsiä ulkoisia linkkejä näistä paikoista seuraavasti:
- Nimetyt alueet: Siirry Kaava -välilehteen ja napsauta Nimenhallinta. Se näyttää kaikki työkirjan nimetyt alueet. Voit tarkistaa ulkoiset viittaukset "Viittaa" -sarakkeeseen.
- Ehdollinen muotoilu: Ainoa tapa, jolla ulkoinen linkki voi nousta ehdolliseen muotoiluun, on mukautettu kaava. Valitse Aloitus -välilehti -> Ehdollinen muotoilu -> Hallitse sääntöjä. Tarkista ehdollisten muotoilusääntöjen hallinnassa ulkoisten linkkien kaavat.
- Tietojen validointi: On mahdollista, että avattava tietojen validointiluettelo viittaa nimettyyn alueeseen, jolla on puolestaan ulkoisia linkkejä. Nimettyjen alueiden tarkistamisen pitäisi myös huolehtia tästä ongelmasta.
- Muodot: Jos käytät soluihin linkitettyjä muotoja, tarkista näistä ulkoiset linkit. Tässä on nopea tapa käydä läpi kaikki muodot:
- Paina F5 -näppäintä. Se avaa Siirry -valintaikkunan.
- Napsauta Special.
- Valitse Siirry erikoisvalintaikkunaan Objektit.
- Napsauta OK. Tämä valitsisi kaikki muodot. Nyt voit käyttää Tab -näppäintä selataksesi näitä.
- Kaavion otsikot: Valitse kaavion otsikko ja tarkista kaavapalkista, jos se viittaa ulkoiseen linkkiin.
Voit oppia lisää ulkoisista linkeistä seuraavista opetusohjelmista:
- Ulkoisten linkkien löytäminen Excelistä - Yhteisöblogi.
- Ulkoisten linkkien etsiminen - Microsoft Excel -tuki.
Saatavilla on myös apuohjelma ulkoisten linkkien löytämiseksi Excelistä. Napsauta tätä saadaksesi lisätietoja ja ladataksesi lisäosan.
