Osana kokopäivätyötäni muutama vuosi sitten yksi asioista, jotka minun piti käsitellä, oli yhdistää muiden ihmisten jakamien eri työkirjojen tiedot.
Ja yksi yleisimmistä tehtävistä oli yhdistää tiedot siten, että ei ollut päällekkäisiä tietueita.
Esimerkiksi alla on tietojoukko, joka sisältää useita tietueita samalle alueelle.
Lopputuloksen on oltava yhdistetty tietojoukko, jossa kukin maa raportoidaan vain kerran.
Tässä opetusohjelmassa näytän sinulle, kuinka voit yhdistää päällekkäiset rivit ja summata arvot yhden konsolidoidun tietojoukon luomiseksi.
Yhdistä ja summaa tiedot käyttämällä Yhdistä -vaihtoehtoa
Jos sinun tarvitsee vain yhdistää tiedot ja lisätä kaikki toistuvien tietueiden arvot, on parasta käyttää Excelin konsolidointitoimintoa.
Toinen tapa on käyttää pivot -taulukkoa ja tehdä yhteenveto tiedoista (käsitelty seuraavassa tässä opetusohjelmassa).
Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko, jossa maan nimi toistuu useita kertoja.
Vaikka nämä ovat ainutlaatuisia tietueita, koska myyntiarvo on erilainen, kannattaa raportointia varten poistaa useita saman maan esiintymiä ja näyttää myyntiarvo yhtenä konsolidoituna summana.
Alla on vaiheet tämän tekemiseen:
- Kopioi alkuperäisen datan otsikot ja liitä se sinne, missä haluat yhdistetyt tiedot
- Valitse vasemman ylätunnisteen alla oleva solu
- Napsauta Data -välilehteä
- Napsauta Datatyökalut -ryhmässä Yhdistä -kuvaketta
- Valitse Yhdistä-valintaikkunassa avattavasta toimintovalikosta Summa (jos sitä ei ole jo valittu oletusarvoisesti)
- Napsauta alueen valintakuvaketta Viite -kentässä.
- Valitse alue A2: B9 (tiedot ilman otsikoita)
- Valitse Vasen sarake -valintaruutu
- Napsauta OK
Yllä olevat vaiheet yhdistävät tiedot poistamalla päällekkäiset merkinnät ja lisäämällä kunkin maan arvot.
Lopputuloksena saat ainutlaatuisen luettelon maista sekä alkuperäisen tietojoukon myyntiarvon.
Päätin saada SUM arvot jokaisesta tietueesta. Voit myös valita muita vaihtoehtoja, kuten Luku tai Keskiarvo tai Maksimi/Min.
Tässä esimerkissä olen näyttänyt sinulle, kuinka tiedot voidaan yhdistää yhteen laskentataulukon tietojoukkoon. Tämän ominaisuuden avulla voit myös yhdistää saman työkirjan useiden laskentataulukoiden ja jopa useiden eri työkirjojen tiedot.
Yhdistä ja summaa tiedot pivot -taulukoiden avulla
Pivot -taulukko on sveitsiläinen armeijan veitsi viipalointi- ja paloittelutiedoista Excelissä.
Se voi helposti antaa yhteenvedon, joka on yhdistetty tietojoukko ilman kaksoiskappaleita ja arvot, jotka ovat kaikkien vastaavien tietueiden summa, ja tehdä paljon enemmän.
Tämän menetelmän haittapuoli verrattuna edelliseen on, että tämä vie enemmän napsautuksia ja muutaman sekunnin enemmän kuin edellinen.
Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko, jossa maan nimi toistuu useita kertoja ja haluat yhdistää nämä tiedot.
Alla on vaiheet pivot -taulukon luomiseksi:
- Valitse mikä tahansa tietojoukon solu
- Napsauta Lisää -välilehteä
- Napsauta Taulukot -ryhmässä Pivot -taulukko -vaihtoehtoa
- Varmista Luo pivot -taulukko -valintaikkunassa, että taulukko/alue on oikein
- Napsauta Olemassa oleva laskentataulukko
- Valitse sijainti, johon haluat lisätä pivot -taulukon.
- Napsauta OK
Yllä olevat vaiheet lisäisivät pivot -taulukon valittuun kohdesoluun.
Nyt voimme tehdä kaikenlaisia asioita pivot -taulukon avulla - mukaan lukien tietojoukon yhdistäminen ja päällekkäisyyksien poistaminen.
Alla on vaiheet tämän tekemiseen:
- Napsauta mitä tahansa pivot -taulukon aluetta ja se avaa pivot -taulukon ruudun oikealla puolella
- Vedä Maa -kenttä Rivi -alueelle
- Vedä ja aseta Myynti -kenttä Arvot -alueelle
Yllä olevat vaiheet tiivistävät tiedot ja antavat sinulle kaikkien maiden myynnin summan.
Jos tämä on kaikki mitä haluat ja et tarvitse pivot -taulukkoa, voit kopioida tiedot ja liittää ne arvoiksi jonnekin muualle ja poistaa pivot -taulukon.
Tämä auttaa myös pienentämään Excel -työkirjan kokoa.
Nämä ovat siis kaksi nopeaa ja helppoa tapaa, joilla voit yhdistää tiedot sinne, missä ne yhdistävät päällekkäiset rivit ja summaavat kaikki kyseisten tietueiden arvot.
Toivottavasti pidit tätä opetusohjelmaa hyödyllisenä!
