Kun käsittelet tietoja Excelissä, sinun on usein kopioitava joitain taulukoita Excelistä MS Word -asiakirjaan.
Vaikka Excelissä ei ole sisäänrakennettua vaihtoehtoa muuntaa koko Excel-tiedosto Wordiksi, voit helposti kopioida ja liittää tiedot Excel-asiakirjasta Wordiin.
Tässä opetusohjelmassa näytän sinulle useita tapoja kopioi tiedot Excel -laskentataulukosta Word -asiakirjaan.
Kopioi Liitä Excel -taulukko pelkkänä tekstinä MS Wordissa
Jos haluat vain kopioida ja liittää taulukon Excelistä Wordiin, voit tehdä sen yksinkertaisella kopiointiliitoksella.
Sen avulla voit saada staattisen taulukon Wordista, jossa voit sitten muotoilla sen (ja muuttaa sitä, jos haluat).
Tämän menetelmän haittapuoli on, että jos tiedoissa on kaavoja, se ei toimi. Koska tämä taulukko on staattinen, kaikki Excelissä tekemäsi muutokset eivät näy Wordiin kopioimassasi taulukossa.
Mutta useimmissa tapauksissa tämä on juuri sitä, mitä haluat.
Katsotaanpa, miten tämä tehdään.
Oletetaan, että sinulla on alla esitetyn kaltainen tietojoukko ja haluat kopioida nämä tiedot Excelistä ja lisätä ne Wordiin.
Alla on vaiheet tämän tekemiseen:
- Valitse Excelistä tiedot, jotka haluat kopioida Wordiin
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Kopioi (tai käytä pikanäppäintä Control + C Windowsissa tai Command + C Macissa)
- Avaa Word -asiakirja, johon haluat lisätä nämä tiedot
- Aseta kohdistin kohtaan, johon haluat nämä tiedot Word -asiakirjassa
- Siirry Wordin etusivulle ja napsauta Liitä (tai käytä pikanäppäintä Control + V)
Yllä olevat vaiheet kopioisivat tiedot Excelistä ja liittäisivät ne staattiseksi taulukkoksi Word -asiakirjaan.
Kun sinulla on taulukko Wordissa, voit muotoilla ja käsitellä sitä aivan kuten mikä tahansa muu Wordiin lisäämäsi taulukko.
Pari asiaa on otettava huomioon tätä menetelmää käytettäessä:
- Jos Excelin taulukossa on kaavoja, niitä ei kopioida. Esimerkissäni minulla on kaavat Yhteensä -rivillä, mutta kun ne kopioidaan Wordiin, nämä ovat staattisia arvoja. Jos teet muutoksia tietoihin, sinun on myös säädettävä kaavan arvoja manuaalisesti
- Jos et halua kopioida muotoilua Excelistä ja haluat mieluummin käyttää Word -asiakirjan muotoilua, voit käyttää Käytä kohdetyyliä -vaihtoehtoa. Se näkyy, kun napsautat Liitä asetukset -kuvaketta, kun olet liittänyt taulukon Wordiin.
Upota Excel -taulukko Wordiin (linkitettävänä objektina)
Yllä olevassa menetelmässä kopioimme tiedot Excelistä ja lisäsimme ne staattisena taulukkona Wordiin.
Toinen vaihtoehto, jonka avulla voit kopioida ja liittää taulukon Word -asiakirjaan ja pitää kaksi taulukkoa linkitettyinä.
Jos teet muutoksia kopioimaasi Excel-taulukkoon, näet, että ne näkyvät reaaliajassa myös Wordin taulukossa.
Tämä on varsin hyödyllistä, kun on mahdollista, että sinun on ehkä päivitettävä tiedot Excelissä ja ne on myös päivitettävä Wordissa. Kun sinulla on linkitetty taulukko, sinun tarvitsee vain tehdä muutoksia Excel -tietoihin, ja ne näkyvät automaattisesti Wordiin kopioimassasi taulukossa.
Näytän, miten tämä toimii.
Oletetaan, että sinulla on alla olevan taulukon mukainen taulukko ja haluat kopioida sen Excelistä MS Wordiin ja pitää tämän linkitettyinä.
Alla on vaiheet tämän tekemiseen:
- Valitse Excelistä tiedot, jotka haluat kopioida Wordiin
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Kopioi (tai käytä pikanäppäintä Control + C)
- Avaa Word -asiakirja, johon haluat lisätä nämä tiedot
- Aseta kohdistin kohtaan, johon haluat nämä tiedot Word -asiakirjassa
- Siirry Wordin etusivulle ja napsauta avattavaa Liitä-painiketta (napsauta pientä ylösalaisin olevaa nuolta Liitä erikois -kuvakkeen alla).
- Napsauta näkyviin tulevissa vaihtoehdoissa Liitä erityistä
- Valitse Liitä erikoisvalintaikkunassa Liitä linkki -vaihtoehto
- Valitse luettelosta Microsoft Excel -arkki
- Napsauta OK
Yllä olevat vaiheet lisäisivät kopioidun taulukon Wordiin, jossa se on edelleen linkitetty alkuperäiseen taulukkoon Excelissä.
Jos nyt teet muutoksia Excel-taulukkoon, näet, että sama näkyy Word-taulukossa (reaaliajassa).
Jos jostain syystä tietosi eivät päivity reaaliajassa, napsauta taulukkoa hiiren kakkospainikkeella ja napsauta Päivitä linkki -vaihtoehtoa
Tässä on muutamia asioita, jotka sinun on tiedettävä tästä menetelmästä:
- Koska nämä kaksi tiedostoa on linkitetty toisiinsa, sinun on pidettävä ne yhdessä. Jos lähetät Word -tiedoston jollekin, sinun on myös lähetettävä hänelle Excel -tiedosto, tai linkki rikkoutuu ja Word -tiedot eivät päivity.
- Aina kun Word -tiedosto avautuu, se tarkistaa Excel -taulukon päivitykset. Tämä toimii, vaikka Excel -tiedosto olisi suljettu.
Tämä menetelmä sopii parhaiten tilanteisiin, joissa sinulla on suuri Excel -tiedosto, jossa on paljon laskelmia/tietoja/koontinäyttöjä. Tällä menetelmällä voit kopioida vain pienen osan Excel -tiedostosta, mutta voit silti päivittää taulukon, kun arvot muuttuvat Excelissä.
Upota Excel -taulukko Wordiin
Tämä on todella hyödyllinen ominaisuus, jonka MS Word tarjoaa. Sen avulla voit upottaa Excel -asiakirjan osana Word -asiakirjaa.
Yllä olevassa menetelmässä näytin sinulle, kuinka Excel- ja Word -tiedostot pidetään yhdessä ja ne yhdistetään.
Tässä osassa näytän sinulle, kuinka upottaa Excel -tiedosto Word -asiakirjaan, joten sinun ei tarvitse säilyttää molempia tiedostoja (ja vain Word -tiedostoa).
Maallikon kannalta se on kuin voit avata Excel -laskentataulukon ja työskennellä sen kanssa Word -asiakirjassa.
Näytän mitä tarkoitan.
Oletetaan, että sinulla on alla olevan kuvan mukainen Excel -taulukko, jonka haluat kopioida Wordiin.
Alla on ohjeet tämän lisäämiseksi upotettuun Excel -objektiin Wordissa:
- Valitse Excelistä tiedot, jotka haluat kopioida Wordiin
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Kopioi (tai käytä pikanäppäintä Control + C)
- Avaa Word -asiakirja, johon haluat lisätä nämä tiedot
- Aseta kohdistin kohtaan, johon haluat nämä tiedot Word -asiakirjassa
- Siirry Wordin Koti-välilehteen ja napsauta avattavaa Liitä-painiketta (napsauta pientä käänteistä nuolta Liitä erikois -kuvakkeen alla)
- Napsauta näkyviin tulevissa vaihtoehdoissa Liitä erityistä
- Varmista Liitä erityiset -valintaikkunassa, että Liitä -vaihtoehto on valittuna
- Valitse luettelosta Microsoft Excel -arkki
- Napsauta OK
Yllä olevat vaiheet lisäisivät kopioidut tiedot Excelistä MS Wordiin.
Mutta todellisuudessa tapahtuu MS Wordin taustaohjelmassa, että se luo uuden Excel -tiedoston (joka on osa itse Word -asiakirjaa) ja näyttää taulukon kyseisestä tiedostosta.
Jos kaksoisnapsautat taulukkoa, huomaat, että se avaa Excel -tiedoston (Word -asiakirjan sisältä). Näet tutun Excel -käyttöliittymän, kun olet vielä Word -asiakirjassa.
Voit tehdä muutoksia ja käyttää myös toimintoja, kuten ehdollista muotoilua, ja tämä näkyy taulukossa. Myös kaikki käytössäsi olevat kaavat toimivat edelleen.
Suurin hyöty tämän menetelmän käytöstä on, että sinun ei tarvitse huolehtia kahdesta erillisestä tiedostosta. Toisin kuin edellinen menetelmä, tässä menetelmässä Excel -tiedosto on osa Word -asiakirjaa.
Joten jos tallennat Word -tiedoston tai jaat sen jonkun toisen kanssa, Excel -tiedosto jää siihen ja tiedot säilyvät ennallaan.
Huonona puolena, jos käytät useita tällaisia taulukoita tai jos tiedot ovat suuria, se johtaa raskaaseen Word -asiakirjaan (koska sen on kestettävä myös upotetun Excel -tiedoston paino).
Kopioi Excel -taulukko satiinikuvana
Jos olet laatimassa raporttia ja haluat vain todella helpon tavan näyttää taulukko (ilman tarvetta muuttaa tietoja), voit lisätä tiedot kuvaksi.
Tämä on todella helppoa, ja kuvia on myös helpompi hallita Wordissa (kuten sijoittelu ja koon muuttaminen).
Kun kopioit kuvia, sinulla on myös mahdollisuus linkittää kuva Excelin taulukkoon. Tällä tavalla, jos teet muutoksia Excel -taulukkoon, se näkyy Word -taulukon kuvassa.
Kopioidun taulukon lisääminen staattiseksi kuvaksi Wordissa
Oletetaan, että sinulla on alla olevan taulukon mukainen Excel:
Alla on vaiheet, joilla voit kopioida tämän taulukon ja lisätä sen kuvana MS Wordiin:
- Valitse Excelistä tiedot, jotka haluat kopioida Wordiin
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Kopioi (tai käytä pikanäppäintä Control + C)
- Avaa Word -asiakirja, johon haluat lisätä nämä tiedot
- Aseta kohdistin kohtaan, johon haluat nämä tiedot Word -asiakirjassa
- Siirry Wordin etusivulle ja napsauta avattavaa Liitä-painiketta (napsauta pientä ylösalaisin olevaa nuolta Liitä erikois -kuvakkeen alla).
- Napsauta näkyviin tulevissa vaihtoehdoissa Liitä erityistä
- Varmista Liitä erityiset -valintaikkunassa, että Liitä -vaihtoehto on valittuna
- Valitse ”Kuva” luettelossa olevista vaihtoehdoista
- Napsauta OK
Yllä olevat vaiheet lisäisivät taulukon kuvan Word -asiakirjaan.
Tämä on aivan kuten mikä tahansa muu kuva, ja voit muuttaa sen kokoa ja muotoilla sitä.
Kopioidun taulukon lisääminen linkitetyksi kuvaksi Wordissa
Jos pidät kuvien hallinnan joustavuudesta Wordissa ja haluat silti, että taulukko yhdistetään alkuperäiseen Excel -tiedostoon, voit tehdä sen myös.
Oletetaan, että sinulla on alla olevan taulukon mukainen Excel:
Alla on vaiheet, joilla voit kopioida tämän taulukon ja lisätä sen linkitetyksi kuvaksi MS Wordiin:
- Valitse taulukko Excelissä
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Kopioi (tai käytä pikanäppäintä Control + C)
- Avaa Word -asiakirja, johon haluat lisätä nämä tiedot
- Aseta kohdistin kohtaan, johon haluat nämä tiedot Word -asiakirjassa
- Siirry Wordin Aloitus -välilehteen ja napsauta Liitä erityistä
- Valitse Liitä erikoisvalintaikkunassa Liitä linkki -vaihtoehto
- Valitse ”Kuva” luettelossa olevista vaihtoehdoista
- Napsauta OK
Yllä olevat vaiheet antaisivat sinulle jälleen kuvan, jota voit helposti muuttaa ja muotoilla.
Mutta koska tämä on linkitetty alkuperäiseen taulukkoon Excelissä, jos teet muutoksia alkuperäiseen taulukkoon, ne näkyvät myös kuvassa.
Muista myös, että koska tämä kuva on linkitetty alkuperäisiin tietoihin, jos aiot jakaa tämän Word -asiakirjan jonkun toisen kanssa, jaa myös Excel -tiedosto (jos haluat linkin pysyvän sellaisenaan)
Jos Excel -tiedosto ei ole käytettävissä tai nimi muuttuu, kuva olisi aivan kuten mikä tahansa muu tavallinen kuva.
Nämä ovat joitakin tapoja, joilla voit kopioida taulukon Excelille ja lisätä sen Wordiin. Useimmissa tapauksissa mieluummin kopioin ja liitän Excel -taulukot kuvina, koska niitä on helpompi hallita. Joissakin tapauksissa pidän parempana myös upotusmenetelmää, jonka avulla voin avata Excel -tiedoston itse Wordista.
Toivottavasti pidit tätä opetusohjelmaa hyödyllisenä!
