Solujen jakaminen Excelissä (erottaminen useisiin sarakkeisiin)

Voi olla tilanteita, joissa sinun on jaettava solut Excelissä. Tämä voi tapahtua, kun saat tiedot tietokannasta tai kopioit ne Internetistä tai saat ne kollegalta.

Yksinkertainen esimerkki, jossa sinun on jaettava solut Excelissä, on silloin, kun sinulla on täydet nimet ja haluat jakaa ne etu- ja sukunimeksi.

Tai saat osoitteen ”ja haluat jakaa osoitteen, jotta voit analysoida kaupunkeja tai PIN -koodin erikseen.

Kuinka jakaa solut Excelissä

Tässä opetusohjelmassa opit jakamaan solut Excelissä seuraavilla tekniikoilla:

• Teksti sarakkeeseen -ominaisuuden käyttäminen.
• Excel -tekstitoimintojen käyttäminen.
• Flash Fillin käyttö (saatavana vuosina 2013 ja 2016).

Aloitetaanpa!

Jaa solut Excelissä käyttämällä tekstiä sarakkeeksi

Alla on luettelo joidenkin fiktiivisten suosikkihahmojeni nimistä ja haluan jakaa nämä nimet erillisiksi soluiksi .:

Tässä on vaiheet näiden nimien jakamiseksi etu- ja sukunimeksi:

• Valitse solut, joissa on teksti, jonka haluat jakaa (tässä tapauksessa A2: A7).
• Napsauta Data -välilehteä
• Napsauta Datatyökalut -ryhmässä Teksti sarakkeisiin.
• Ohjatussa tekstin muuntaminen sarakkeiksi -toiminnossa:
  • Vaihe 1/3 Ohjatun tekstin sarakkeisiin -toiminnon avulla: Varmista, että Erotettu on valittuna (oletusasetus). Tämän avulla voit erottaa etu- ja sukunimen määritetyn erotin (tässä tapauksessa välilyönti) perusteella.
  • Napsauta Seuraava.
  • Vaihe 2/3 Ohjattu teksti sarakkeisiin: Valitse erotin välilyönniksi ja poista kaikki muut valinnat. Voit nähdä, miltä tulos näyttää valintaikkunan Tietojen esikatselu -osiossa.
  • Napsauta Seuraava.
  • Vaihe 3/3 Ohjattu tekstin sarakkeisiin -toiminto: Tässä vaiheessa voit määrittää tietomuodon ja sen, mihin haluat tuloksen. Pidän tietomuotoa yleisenä, koska minulla on jaettavia tekstitietoja. Oletuskohde on A2, ja jos jatkat tätä, se korvaa alkuperäisen tietojoukon. Jos haluat säilyttää alkuperäiset tiedot koskemattomina, valitse kohdeksi toinen solu. Tässä tapauksessa valitaan B2.
  • Napsauta Valmis.

Tämä jakaa solun tekstin välittömästi kahteen eri sarakkeeseen.

merkintä:

• Teksti sarakkeeseen -ominaisuus jakaa solujen sisällön erottimen perusteella. Vaikka tämä toimii hyvin, jos haluat erottaa etu- ja sukunimen, etu-, keski- ja sukunimen tapauksessa se jakaa sen kolmeen osaan.
• Teksti sarakkeeseen -ominaisuuden käyttämisestä saatu tulos on staattinen. Tämä tarkoittaa, että jos alkuperäisiin tietoihin tulee muutoksia, sinun on toistettava prosessi saadaksesi päivitetyt tulokset.

Jaa solut Excelissä tekstitoimintojen avulla

Excel -tekstitoiminnot ovat loistavia, kun haluat leikata ja leikata tekstimerkkijonoja.

Vaikka Teksti sarakkeeseen -ominaisuus antaa staattisen tuloksen, funktioiden käytöstä saatu tulos on dynaaminen ja päivittyy automaattisesti, kun muutat alkuperäisiä tietoja.

Jaa etunimellä ja sukunimellä olevat nimet

Oletetaan, että sinulla on samat tiedot kuin alla:

Etunimen purkaminen

Saat etunimen tästä luettelosta käyttämällä seuraavaa kaavaa:

= VASEN (A2, HAKU ("", A2) -1)

Tämä kaava havaitsisi ensimmäisen välilyönnin ja palauttaisi sitten kaiken tekstin ennen kyseistä välilyöntiä:

Tämä kaava käyttää välilyöntihaun sijaintia SEARCH -funktiolla. Bruce Waynen tapauksessa avaruushahmo on kuudennella sijalla. Sitten se poimii kaikki sen vasemmalla puolella olevat merkit käyttämällä VASEN -funktiota.

Sukunimen purkaminen

Samoin saat sukunimen käyttämällä seuraavaa kaavaa:

= OIKEA (A2, LEN (A2) -SEARCH ("", A2))

Tämä kaava etsii hakutoiminnon avulla välilyönnin sijainnin käyttämällä SEARCH -toimintoa. Sitten se vähentää kyseisen nimen nimen kokonaispituudesta (joka on LEN -funktion antama). Tämä antaa sukunimen merkkien määrän.

Tämä sukunimi puretaan sitten OIKEA -funktion avulla.

merkintä: Nämä toiminnot eivät ehkä toimi hyvin, jos nimissä on edessä, takana tai kaksoisväli. Napsauta tästä oppiaksesi poistamaan eteen-/taakse/kaksoisvälit Excelissä.

Jakautuvat nimet, joilla on etunimi, toinen nimi ja sukunimi

Saattaa olla tapauksia, joissa saat nimien yhdistelmän, jossa joillakin nimillä on myös toinen nimi.

Tällaisissa tapauksissa kaava on hieman monimutkainen.

Etunimen purkaminen

Etunimen saaminen:

= VASEN (A2, HAKU ("", A2) -1)

Tämä on sama kaava, jota käytimme silloin, kun keskimmäistä nimeä ei ollut. Se yksinkertaisesti etsii ensimmäisen välilyönnin ja palauttaa kaikki merkit ennen välilyöntiä.

Keskimmäisen nimen poimiminen

Keskimmäisen nimen saaminen:

= IFERROR (MID (A2, SEARCH ("", A2)+1, SEARCH ("", A2, SEARCH ("", A2) +1) -SEARCH ("", A2)), "")

MID -toiminto alkaa ensimmäisestä välilyönnistä ja purkaa keskimmäisen nimen käyttämällä ensimmäisen ja toisen välilyönnin sijainnin eroa.

Jos keskimmäistä nimeä ei ole, MID -funktio palauttaa virheen. Virheen välttämiseksi se on kääritty IFERROR -toimintoon.

Sukunimen purkaminen

Saat sukunimen käyttämällä seuraavaa kaavaa:

= JOS (LEN (A2) -LEN (SISÄLTÖ (A2, "", "")) = 1, OIKEA (A2, LEN (A2) -SEARCH ("", A2)), OIKEA (A2, LEN (A2) -SEARCH ("", A2, SEARCH ("", A2) +1)))

Tämä kaava tarkistaa, onko keskimmäinen nimi vai ei (laskemalla välilyönnien määrä). Jos välilyöntejä on vain yksi, se palauttaa yksinkertaisesti kaiken tekstin välilyönnin oikealle puolelle.

Mutta jos niitä on 2, se havaitsee toisen välilyönnin ja palauttaa merkkien määrän toisen välilyönnin jälkeen.

Huomautus: Nämä kaavat toimivat hyvin, jos sinulla on nimiä, joilla on joko nyrkinimi ja sukunimi tai etu-, keski- ja sukunimi. Jos sinulla on kuitenkin sekoitus, jossa on jälkiliitteitä tai tervehdyksiä, sinun on muokattava kaavoja edelleen.

Jaa solut Excelissä Flash Fill -toiminnon avulla

Flash Fill on uusi ominaisuus, joka on otettu käyttöön Excel 2013: ssa.

Se voi olla todella kätevä, kun sinulla on kuvio ja haluat poimia osan siitä nopeasti.

Otetaan esimerkiksi etunimi ja sukunimi:

Flash -täyttö toimii tunnistamalla kuvioita ja toistamalla se kaikille muille soluille.

Voit poimia etunimen luettelosta Flash Fill -toiminnon avulla seuraavasti:

• Kirjoita soluun B2 Bruce Waynen etunimi (eli Bruce).
• Kun solu on valittu, huomaat pienen neliön soluvalinnan oikeassa päässä. Kaksoisnapsauta sitä. Tämä täyttää saman nimen kaikissa soluissa.
• Kun solut on täytetty, näet oikeassa alakulmassa Automaattisen täytön asetukset -kuvakkeen. Klikkaa sitä.
• Valitse Flash Fill luettelosta.
• Heti kun valitset Flash Fill, huomaat, että kaikki solut päivittyvät ja näyttävät nyt kunkin nimen etunimen.

Kuinka Flash Fill toimii?

Flash Fill etsii malleja tietojoukosta ja toistaa kuvion.

Flash Fill on yllättävän älykäs ominaisuus ja toimii useimmissa tapauksissa odotetusti. Mutta se myös epäonnistuu joissakin tapauksissa.

Jos minulla on esimerkiksi nimiluettelo, jossa on nimien yhdistelmä, toisilla on toinen nimi ja toisilla ei.

Jos otan keskimmäisen nimen tällaisessa tapauksessa, Flash Fill palauttaa virheellisesti sukunimen, jos etunimeä ei ole.

Ollakseni rehellinen, se on edelleen hyvä arvio trendistä. Se ei kuitenkaan ole sitä, mitä halusin.

Mutta se on silti riittävän hyvä työkalu pitää arsenaalissasi ja käyttää sitä aina, kun tarve ilmenee.

Tässä on toinen esimerkki, jossa Flash Fill toimii loistavasti.

Minulla on joukko osoitteita, joista haluan poimia kaupungin nopeasti.

Saadaksesi kaupungin nopeasti, kirjoita kaupungin nimi ensimmäiselle osoitteelle (kirjoita Lontoo soluun B2 tässä esimerkissä) ja käytä automaattista täyttöä kaikkien solujen täyttämiseen. Käytä nyt Flash Fill -toimintoa ja antaa heti kaupungin nimen jokaisesta osoitteesta.

Samoin voit jakaa osoitteen ja purkaa minkä tahansa osoitteen osan.

Huomaa, että tämä edellyttää, että osoitteen on oltava homogeeninen tietojoukko, jolla on sama erotin (tässä tapauksessa pilkku).

Jos yrität käyttää Flash Fill -toimintoa, kun kuvioita ei ole, se näyttää alla olevan virheen:

Tässä opetusohjelmassa olen käsitellyt kolmea eri tapaa jakaa solut Excelissä useisiin sarakkeisiin (käyttämällä tekstiä sarakkeisiin, kaavoja ja Flash -täyttöä)

Toivottavasti pidit tätä Excel -opetusohjelmaa hyödyllisenä.