Katso video - Flash Fillin käyttö Excelissä (esimerkkejä)
Flash Fill on hämmästyttävä työkalu, joka lisättiin Excel 2013: een ja joka on saatavana kaikissa versioissa sen jälkeen.
Voit helpottaa tietojen syöttämistä Excelissä Flash Fillin avulla. Se on älykäs työkalu, joka yrittää tunnistaa malleja tietojen syöttämisen perusteella ja tekee sen puolestasi.
Jotkut yksinkertaiset esimerkit Flash Fillin käytöstä voivat olla etunimen hakeminen koko nimestä, nimikirjainten hakeminen, puhelinnumeroiden muotoilu jne.
Flash Fillin käyttäminen Excelissä - Esimerkkejä
Seuraavassa on muutamia esimerkkejä siitä, missä flash -täyttö voi todella säästää aikaa tunnistamalla kuvioita ja helpottamalla tietojen syöttämistä.
Esimerkki 1 - Hae etunimi koko nimestä
Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko:
Ennen kuin Excel Flash Fill tuli käyttöön, tapa saada etunimi koko nimestä oli käyttää tekstiä sarakkeisiin tai Excel -toimintoja.
Mutta nyt voit saada tulokset heti käyttämällä lohkon uutta työkalua - Flash Fill Excelissä.
Näin voit käyttää Flash -täyttöä Excelissä saadaksesi etunimen:
- Valitse solu sen solun vierestä, jossa on tiedot (tässä tapauksessa B2).
- Anna tiedot (tässä tapauksessa etunimi).
- Valitse solu sen solun alapuolelle, johon annoit tiedot (tässä tapauksessa B3).
- Siirry Tiedot -välilehteen ja napsauta Datatyökalut -ryhmässä Flash -täyttö.
Excel Flash Fill täyttää automaattisesti kaikki solut etunimellä tietojoukosta.
Se tehdään salamannopeasti (ja siksi nimi Excel Flash Fill).
Flash Fillin käyttö Excelissä on pikanäppäin Control + E..
Huomautus: Flash Fill ei ole vielä saatavilla Excel for Mac -versioissa.Esimerkki 2 - Hae nimikirjaimet nimestä
Koska Flash Fill toimii tunnistamalla malleja, voit käyttää sitä etunimen ja sukunimen alkukirjainten hakemiseen.
Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko:
Seuraavat vaiheet käyttävät Excel Flashin täyttöä saadaksesi nimikirjaimet:
- Valitse solu sen solun vierestä, jossa on tiedot (tässä tapauksessa B2).
- Kirjoita etunimen alkukirjain valittuun soluun.
- Valitse solu sen solun alapuolelle, johon annoit tiedot (tässä tapauksessa B3).
- Siirry Tiedot -välilehteen ja napsauta Datatyökalut -ryhmässä Flash -täyttö.
Excel Flash Fill täyttää automaattisesti kaikki solut etunimikirjaimilla.
Esimerkki 3 - Yhdistä nimet eri muodossa
Vaikka voit käyttää Flash Fill -toimintoa Excelissä tietojen jakamiseen (etunimiin tai nimikirjaimiin, kuten yllä olevissa esimerkeissä 1 ja 2), voit myös käyttää niitä solujen yhdistämiseen.
Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko:
Tässä on tarkoitus yhdistää nimet seuraavassa muodossa - sukunimi, etunimi. Esimerkiksi Tony ja Stark antaisivat yhdessä Starkille, Tonylle.
Näin voit käyttää Flash Fill -ohjelmaa Excelissä nimien yhdistämiseen:
- Valitse solu sen solun vierestä, jossa on tiedot (tässä tapauksessa B2).
- Kirjoita solu yhdistetyn nimen kanssa haluttuun muotoon.
- Valitse solu sen solun alapuolelle, johon annoit tiedot (tässä tapauksessa B3).
- Siirry Tiedot -välilehteen ja napsauta Datatyökalut -ryhmässä Flash -täyttö.
Excel Flash Fill täyttää automaattisesti kaikki solut, joissa nimet yhdistetään määritetyssä muodossa.
Esimerkki 4 - Hae käyttäjänimiä sähköpostiosoitteista
Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko:
Tässä on tarkoitus saada käyttäjätunnus sähköpostitunnuksesta (esimerkiksi saada "tonystark" osoitteesta [email protected]).
Näin voit käyttää Flash -täyttöä Excelissä saadaksesi käyttäjänimet sähköpostitunnuksista:
- Valitse solu sen solun vierestä, jossa on tiedot (tässä tapauksessa B2).
- Kirjoita solu, jossa on käyttäjätunnus sähköpostitunnuksesta vasemmalla olevasta solusta.
- Valitse solu sen solun alapuolelle, johon annoit tiedot (tässä tapauksessa B3).
- Siirry Tiedot -välilehteen ja napsauta Datatyökalut -ryhmässä Flash -täyttö.
Excel Flash Fill täyttää automaattisesti kaikki solut, joissa käyttäjätunnukset tulevat vastaavista sähköpostitunnuksista.
Esimerkki 5 - Muotoile puhelinnumerot
Voit käyttää Flash -täyttöä tekstin ja numeroiden kanssa.
Tässä on esimerkki, jossa voit muotoilla puhelinnumerot Excel Flash Fill -ohjelmalla.
Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko:
Tässä on tarkoitus saada puhelinnumero seuraavassa muodossa: XXX-XXX-XXXX.
Näin voit käyttää Flash -täyttöä Excelissä saadaksesi puhelinnumeron halutussa muodossa:
- Valitse solu sen solun vierestä, jossa on puhelinnumero (tässä tapauksessa B2).
- Kirjoita solu, jossa on puhelinnumero halutussa muodossa.
- Valitse solu sen solun alapuolelle, johon annoit tiedot (tässä tapauksessa B3).
- Siirry Tiedot -välilehteen ja napsauta Datatyökalut -ryhmässä Flash -täyttö.
Excel Flash Fill täyttää automaattisesti kaikki solut puhelinnumeroilla määritetyssä muodossa.
Esimerkki 6 - Pura tietyt datapisteet (kuten kaupunki osoitteesta)
Voit poimia osan tietojoukosta Excelin Flash Fillin avulla.
Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko:
Tarkoitus on saada tilakoodi jokaisesta osoitteesta.
Tässä on vaiheet, joilla tilakoodi saadaan osoitteesta käyttämällä Excelin Flash Fill -toimintoa:
- Valitse solu sen solun vierestä, jossa on puhelinnumero (tässä tapauksessa B2).
- Kirjoita soluun vasemmanpuoleisen osoitteen tilakoodi.
- Valitse solu sen solun alapuolelle, johon annoit tiedot (tässä tapauksessa B3).
- Siirry Tiedot -välilehteen ja napsauta Datatyökalut -ryhmässä Flash -täyttö.
Tämä poistaisi välittömästi kaikki sarakkeen B tilakoodit.
Samoin voit poimia myös pin -koodeja.
Flash -täyttörajoitukset Excelissä
Vaikka Flash Fill on hämmästyttävä työkalu, on tärkeää tietää sen rajoitukset ennen kuin käytät sitä suurissa ja tärkeissä tietojoukoissa:
- Flash Fillin tulos on staattinen. Tämä tarkoittaa, että jos muutat alkuperäistä tietojoukkoa, Flash Fill -tulos ei muutu.
- Flash Fill ohittaa solun, jossa on välilyönti. Jos käytät Flash Fill -toimintoa, varmista, että solut, joihin tulos tulee, eivät sisällä välilyöntiä. Jos näin on, Excel Flash Fill jättää sen huomiotta.
- Joissakin tapauksissa Flash Fill saattaa heikentää kuvion tunnistamista ja antaa virheellisiä tuloksia. Esimerkiksi jos keskimmäisiä nimiä puretaan, jos on nimiä, joissa ei ole keskimmäistä nimeä, Flash Fill antaisi vääriä tuloksia (kuten alla).
Excel Flash -täyttövirhe
Jos Flash Fill ei pysty tunnistamaan kuviota, se saattaa näyttää alla olevan virheen:
Tässä tapauksessa voit täyttää pari solua, jotta Flash Fill voi tunnistaa kuvion, tai poistaa ajatuksen käyttää Flash Fill -toimintoa ja käyttää sen sijaan Excel -toimintoja.
Saatat pitää myös seuraavista Excel -opetusohjelmista:
- Täyttökahvan käyttäminen Excelissä.
- Excel -pudotusvalikon luominen.
- 10 Excelin tietojen syöttämisvinkkiä, joita et voi jättää väliin.
