Katso video - Tyhjien solujen korostaminen Excelissä
Kun saan datatiedoston asiakkaalta/kollegalta tai lataan sen tietokannasta, tarkistan tiedot. Teen tämän varmistaakseni, että puuttuvia datapisteitä, virheitä tai päällekkäisyyksiä ei ole, mikä voi johtaa ongelmiin myöhemmin.
Yksi tällainen tarkistus on löytää ja korostaa tyhjiä soluja Excelistä.
On monia syitä, jotka voivat johtaa tyhjiin soluihin tietojoukossa:
- Tietoja ei ole saatavilla.
- Datapisteet poistettiin vahingossa.
- Kaava palauttaa tyhjän merkkijonon, jolloin tuloksena on tyhjä solu.
Vaikka nämä tyhjät solut on helppo havaita pienessä tietojoukossa, jos sinulla on valtava solu, jossa on satoja rivejä ja sarakkeita, manuaalinen tekeminen olisi erittäin tehotonta ja altis virheille.
Tässä opetusohjelmassa näytän sinulle erilaisia tapoja löytää ja korostaa tyhjiä soluja Excelissä.
Korosta tyhjät solut ehdollisen muotoilun avulla
Ehdollinen muotoilu on loistava tapa korostaa soluja sen arvon perusteella, kun annettu ehto täyttyy.
Aion esitellä nämä esimerkit pienellä tietojoukolla. Voit kuitenkin käyttää samoja tekniikoita myös suurten tietojoukkojen kanssa.
Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko:
Näet, että tässä tietojoukossa on tyhjiä soluja.
Seuraavat vaiheet korostavat tyhjät solut Excelissä (käyttämällä ehdollista muotoilua):
- Valitse tiedot.
- Siirry Etusivu -välilehdelle.
- Napsauta avattavassa Ehdollinen muotoilu -valikossa Uusi sääntö.
- Valitse "Uudet muotoilusäännöt" -valintaikkunassa "Muotoile vain solut, jotka sisältävät".
- Valitse "Tyhjät" avattavasta valikosta (kuten alla):
- Määritä muotoilu (jossa haluat korostaa tyhjät kohdat).
- Napsauta OK.
Tämä korostaisi kaikki tietojoukon tyhjät solut.
Huomaa, että ehdollinen muotoilu on dynaamista. Tämä tarkoittaa, että jos ehdollista muotoilua käytetään ja poistat datapisteen, kyseinen solu korostuu automaattisesti.
Samaan aikaan tästä dynaamisesta käyttäytymisestä aiheutuu yleiskustannuksia. Ehdollinen muotoilu on epävakaata, ja jos sitä käytetään suurissa tietojoukoissa, se voi hidastaa työkirjaasi.
Valitse ja korosta tyhjät solut Excelissä
Jos haluat nopeasti valita ja korostaa tyhjiä soluja, voit käyttää "Siirry erikoistyyliin" -tekniikkaa.
Tässä on vaiheet tyhjien solujen valitsemiseksi ja korostamiseksi Excelissä:
- Valitse tiedot.
- Paina F5 -näppäintä. Se avaa Siirry -valintaikkunan.
- Napsauta Siirry -valintaikkunassa Erikoispainiketta.
- Valitse Siirry erikoisvalintaikkunaan Tyhjät.
- Napsauta OK. Tämä valitsee kaikki tietojoukon tyhjät solut.
- Kun kaikki tyhjät solut on valittu, korosta nämä antamalla sille solun väri.
Kuten mainittiin, tämä menetelmä on hyödyllinen, kun haluat nopeasti valita kaikki tyhjät solut ja korostaa sen. Voit myös valita kaikki tyhjät solut samoilla vaiheilla ja täyttää sitten 0 tai NA tai minkä tahansa muun asiaankuuluvan tekstin.
Huomaa, että toisin kuin ehdollinen muotoilu, tämä menetelmä ei ole dynaaminen. Jos teet sen kerran ja poistat vahingossa tietopisteen, sitä ei korosteta.
VBA: n käyttäminen tyhjien solujen korostamiseen Excelissä
Voit myös korostaa valitun tietojoukon tyhjiä soluja käyttämällä lyhyttä VBA -koodia.
Tämä menetelmä sopii paremmin silloin, kun sinun on usein löydettävä ja korostettava tyhjiä soluja tietojoukoista. Voit helposti käyttää alla olevaa koodia ja luoda apuohjelman tai tallentaa sen henkilökohtaiseen makro-työkirjaasi.
Tässä on VBA -koodi, joka korostaa valitun tietojoukon tyhjät solut:
'Code by Sumit Bansal (https://trumpexcel.com) Sub HighlightBlankCells () Dim Dataset As Range Set Dataset = Selection Dataset.SpecialCells (xlCellTypeBlanks) .Interior.Color = vbRed End Sub
Tässä on vaiheet, joilla voit lisätä tämän VBA -koodin taustajärjestelmään ja korostaa sen jälkeen tyhjät solut Excelissä:
- Siirry Kehittäjä -välilehteen ja napsauta Visual Basic (tai paina ALT + F11).
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa taulukon nimeä Vb-editorissa Project Explorerissa (jos et näe Project Explorer -näppäintä, paina CONTROL + R).
- Siirry Lisää -kohtaan ja napsauta Moduuli.
- Kopioi ja liitä VBA -koodi Moduulin koodi -ikkunassa.
- Sulje VB Editor.
Kuinka käyttää VBA -koodia (makro)?
Kun olet kopioinut tämän makron, voit käyttää sitä kahdella tavalla.
Makro -valintaikkunan käyttäminen
Voit suorittaa tämän makron Makro -valintaikkunan avulla seuraavasti:
- Valitse tiedot.
- Siirry Kehittäjä -välilehteen ja napsauta Makrot.
- Valitse Makro -valintaikkunassa "HighlightBlankCells" -makro ja napsauta Suorita.
VB Editorin käyttäminen
Tässä on ohjeet makron suorittamiseen VB -editorilla:
- Valitse tiedot.
- Siirry Kehittäjä -välilehteen ja napsauta Visual Basic.
- Napsauta VB -editorissa mitä tahansa koodin sisällä.
- Napsauta työkalupalkin vihreää kolmiopainiketta (tai paina F5 -näppäintä).
Kuten mainitsin, VBA -makron käyttäminen tyhjien solujen korostamiseen on tapa edetä, jos sinun on tehtävä tämä usein. Edellä kuvattujen makrokäyttötapojen lisäksi voit myös luoda apuohjelman tai tallentaa koodin henkilökohtaiseen makro-työkirjaan. Tämän avulla voit käyttää tätä koodia mistä tahansa järjestelmän työkirjasta.
