Jos jokin asia yhdistää meidät kaikki, sen on oltava turhautumista pysyäkseen hitaassa Excel -laskentataulukossa.
Vaikka vaikutus suorituskykyyn voi olla vähäinen, kun tietoja on vähemmän, se muuttuu syvemmäksi, kun lisäät työkirjaan yhä enemmän tietoja/laskelmia.
9/10 kertaa Excel -käyttäjä valittaa hitaista Excel -laskentataulukoista. Ja tuskin voit tehdä asialle mitään.
No niin EI aivan totta.
Excelin tapa on hidastaa suuria tietojoukkoja. On kuitenkin monia nopeuttamistemppuja, joilla voit parantaa hitaan Excel-laskentataulukon suorituskykyä.
10 vinkkiä hitaiden Excel -laskentataulukoiden käsittelyyn
Tässä on 10 vinkkiä, joiden avulla voit hidastaa Excel -laskentataulukkoasi hieman nopeammin ja säästää aikaa ja turhautumista (siirry kyseiseen osioon napsauttamalla).
- Vältä haihtuvia toimintoja (sinun täytyy).
- Käytä Helper -sarakkeita.
- Vältä Array -kaavoja (jos voit).
- Käytä ehdollista muotoilua varoen.
- Käytä Excel -taulukoita ja nimettyjä alueita.
- Muunna käyttämättömät kaavat arvoiksi.
- Säilytä kaikki viitatut tiedot yhdellä arkilla.
- Vältä koko rivin/sarakkeen käyttöä viitteissä.
- Käytä manuaalista laskentatilaa.
- Käytä nopeampia kaavatekniikoita.
1. Vältä haihtuvia kaavoja
Haihtuvia kaavoja kutsutaan niin syystä. Toiminnot, kuten NOW, TODAY, INDIRECT, RAND, OFFSET jne., Lasketaan uudelleen aina, kun työkirja muuttuu.
Jos esimerkiksi käytät NOW -toimintoa solussa, joka kerta, kun laskentataulukossa tapahtuu muutoksia, kaava lasketaan uudelleen ja solun arvo päivitetään.
Tämä vaatii lisäkäsittelynopeutta ja päädyt hitaaseen Excel -työkirjaan.
Nyrkkisääntönä on välttää haihtuvia kaavoja. Ja jos et voi, yritä minimoida sen käyttö.
2. Käytä Helper -sarakkeita
Helper-sarakkeet ovat yksi Excelin aliarvostetuimmista suunnittelurakenteista. Olen nähnyt monien ihmisten karttavan luoda auttajasarakkeita.
ÄLÄ TEE sitä.
Suurin hyöty Helper -sarakkeiden käytöstä on, että se voi auttaa sinua välttämään matriisikaavoja.
Älä nyt ymmärrä minua väärin. En vastusta matriisikaavoja. Pikemminkin uskon, että nämä voivat olla mahtavia joissain tilanteissa. Mutta kun yrität tehdä kaiken yhdellä pitkällä kaavalla, se vaikuttaa Excel -työkirjasi suorituskykyyn. Pari taulukkokaavaa täällä ja siellä ei saisi satuttaa, mutta jos sinun on käytettävä sitä monissa paikoissa, harkitse apupylväiden käyttöä.
Tässä on muutamia esimerkkejä, joissa käytetään apupylväitä:
- Lajittele tiedot automaattisesti aakkosjärjestykseen kaavan avulla.
- Dynaaminen Excel -suodatin - poimi tiedot kirjoittaessasi.
- Useiden avattavien luettelojen luominen Excelissä ilman toistoa.
3. Vältä matriisikaavoja
Array -kaavoilla on omat ansionsa - mutta nopeus ei ole yksi niistä.
Kuten edellä selitettiin, matriisikaavat voivat viedä paljon dataa (soluviittauksia), analysoida niitä ja antaa sinulle tuloksen. Mutta sen tekeminen vie aikaa.
Jos on olemassa keino välttää matriisikaavoja (kuten apuohjelman sarake), valitse aina se tie.
4. Käytä ehdollista muotoilua varoen
Pidän ehdollisesta muotoilusta. Se tekee turhista tiedoista niin kauniita. Sen sijaan, että teet vertailun itse, voit nyt katsoa solun väriä tai kuvaketta ja tietää, miten se vertautuu muihin.
Mutta… tässä on ongelma.
Monet Excel -käyttäjät eivät tiedä, että Excelin ehdollinen muotoilu on epävakaata. Vaikka et ehkä huomaa eroa pienissä tietojoukoissa, Excel -laskentataulukko voi hidastua, jos sitä käytetään suurissa tietojoukoissa tai useita kertoja.
Neuvoja - käytä niitä varoen.
5. Käytä Excel -taulukoita ja nimettyjä alueita
Excel -taulukko ja nimetyt alueet ovat kaksi hämmästyttävää ominaisuutta, jotka säilyttävät tietosi ja tekevät viittaamisesta erittäin helppoa. Voi kestää jonkin aikaa tottua siihen, mutta kun alat käyttää sitä, elämästä tulee helppoa ja nopeaa.
Datapohjaisten koontinäyttöjen luomisessa on lähes aina hyvä idea muuntaa tiedot Excel-taulukkoksi.
Sen etuna on myös se, että se tekee kaavoistasi ymmärrettävämpiä.
Esimerkiksi mikä on helpompi ymmärtää?
= Myyntihinta-Hinta TAI = SUMMA (A1: A10) -SUMMA (G1: G10)
6. Muunna käyttämättömät kaavat staattisiksi arvoiksi
Tämä on järjetöntä. Kun et tarvitse sitä, älä pidä sitä.
Monet kaavat johtaisivat hitaaseen Excel -työkirjaan. Ja jos sinulla on kaavoja, joita ei edes käytetä - tiedät ketä syyttää. Nyrkkisääntönä, jos et tarvitse kaavoja, on parempi muuntaa ne staattiseksi arvoksi (liittämällä arvoiksi).
Lue lisää: Kuinka nopeasti muunnetaan kaavat arvoiksi.
7. Säilytä kaikki viitatut tiedot yhdellä arkilla
Tämä ei välttämättä ole aina mahdollista, mutta jos voit tehdä tämän, takaan, että Excel -arkki nopeutuu.
Logiikka on yksinkertainen - laskentataulukon kaavojen ei tarvitse mennä kauas saadakseen tietoja, kun ne ovat aivan sen vieressä samassa taulukossa.
8. Vältä koko rivin/sarakkeen käyttöä viitteenä (A: A)
Ainoa syy, miksi minulla on tämä luettelossa, on se, että näen paljon ihmisiä, jotka käyttävät koko rivi-/sarakeviitettä kaavoissa. Tämä on huono käytäntö ja sitä tulisi välttää.
Vaikka saatat ajatella, että rivillä/sarakkeessa on vain muutama solu, joissa on tietoja, Excel ei ajattele niin. Kun viittaat koko riviin/sarakkeeseen, Excel toimii sen hyvänä palvelijana ja tarkistaa sen joka tapauksessa. Se vie enemmän aikaa laskelmiin.
9. Käytä manuaalista laskentatilaa
Toistan vain sitä, mitä miljoona ihmistä on jo sanonut eri foorumeilla ja blogeissa. Manuaalisen laskennan käyttäminen antaa sinulle joustavuuden kertoa Excelille, milloin laskea, eikä Excel tee omia päätöksiään. Tämä ei nopeuta Excel -työkirjaasi, mutta jos sinulla on hidas Excel -laskentataulukko, se säästää ehdottomasti aikaa, koska Excel ei laske uudelleen ja uudelleen.
- Jos haluat vaihtaa manuaaliseen tilaan, siirry Kaava -välilehdelle -> Laskentavaihtoehdot -> Manuaalinen (paina F9 -näppäintä laskeaksesi uudelleen)
10. Käytä nopeampia kaavoja
Excel tarjoaa paljon kaavoja ja kaavayhdistelmiä saman asian tekemiseen. On parasta tunnistaa ja käyttää nopeimpia.
Tässä pari esimerkkiä:
- Käytä IFERROR IF ja ISERROR -yhdistelmän sijasta (ellet käytä Excel 2003: ta tai aiempaa versiota, jossa ei ole IFERRORia).
- Käytä sen sijaan MAX (A1,0), jos IF (A1> 0, A1,0) - Tämä on hieno vinkki, jonka opin herra Excelilta eli Bill Jeleniltä. Hänen tutkimuksensa osoittaa, että MAX -vaihtoehto on 40% nopeampi kuin IF -vaihtoehto (ja olen valmis ottamaan tämän statuksen hänen nimellisarvostaan).
- Käytä INDEX/MATCH -yhdistelmää VLOOKUPin sijasta - Tämä voi herättää paljon kulmakarvoja, mutta totuus on, että VLOOKUP ei voi olla nopeampi, jos sinulla on 100 saraketta dataa. Maailma on siirtymässä kohti INDEX/MATCH -ohjelmaa, ja sinun pitäisi myös tehdä muutos.
[Jos olet edelleen hämmentynyt käyttämästäsi, tässä on vertailu VLOOKUP vs. INDEKSI/MATCH]. - Käytä - (kaksoisnegatiivit) muuntaaksesi TOSI- ja EPÄTOSI -arvoiksi 1 ja 0 (sen sijaan, että kerrot sen 1: llä tai lisäät siihen 0). Nopeuden paraneminen on havaittavissa suurissa tietojoukoissa.
Onko tämä tyhjentävä lista? Ehdottomasti ei. Nämä ovat hyviä asioita, jotka mielestäni kannattaa jakaa lähtökohtana. Jos haluat hallita Excel-Speed-Up-tekniikoita, monet Excel-asiantuntijat ovat tehneet hyvää työtä.
Tässä muutamia lähteitä, joista saatat olla hyötyä:
- 75 Chandoon nopeuttamisvinkkejä (älykkäästi tehty joukkorahoituksella).
- Päätösmallien verkkosivusto.
- Herra Excel -viestitaulu (tutustu tähän ja löydät paljon vinkkejä).
Olen varma, että sinulla on myös monia vinkkejä, jotka voivat auttaa hitaiden Excel -laskentataulukoiden käsittelyssä. Jaa se kanssamme täällä kommenttikentässä.
Minulla on myös yksi pyyntö. Monet meistä kokevat päivittäin kipua työskennellä hitaalla Excel -laskentataulukolla. Jos näistä tekniikoista on sinulle hyötyä. jaa se muiden kanssa. Helpota heidän tuskaansa ja ansaitse hyvyyttä 🙂
Saatat pitää myös seuraavista Excel -linkeistä:
- 24 Excel-temppua, jotka auttavat sinua purjehtimaan päivittäisessä työssäsi.
- 10 erittäin siistiä tapaa puhdistaa tietoja Excel -laskentataulukoissa.
- 10 Excelin tietojen syöttämisvinkkiä, joita et voi jättää väliin.
- Avattavan luettelon luominen ja käyttäminen Excelissä.
- Pienennä Excel -tiedoston kokoa.
- Kuinka palauttaa tallentamattomat Excel -tiedostot.
- Ilmainen online-Excel-koulutus (7-osainen videokurssi)
- Nuolinäppäimet eivät toimi Excelissä | Sivujen siirtäminen solujen sijaan
