Johdanto tietojen validointiin Excelissä

Excelin tietojen validoinnin avulla voit hallita soluun syötettäviä tietoja. Voit rajoittaa käyttäjän syöttämisen vain tietylle numeroalueelle tai tekstille tai päivämäärälle.

Voit myös käyttää tietojen validointitoimintoa Excel -pudotusvalikon luomiseen (joka on ehdottomasti yksi Excelin hienoimmista ja tehokkaimmista ominaisuuksista)

Tietojen validoinnin käyttäminen Excelissä

Excelin tietojen validointiin pääsee valintanauhan Data -välilehdeltä.

Useimmissa tapauksissa on kolme tilannetta, joissa haluat käyttää tietojen validointia Excelissä:

• Kun haluat rajoittaa tietojen syöttämisen tiettyihin numeroihin/teksteihin/päivämääriin. Tietoja, jotka eivät täytä validointiehtoja, ei sallita.
• Kun haluat ilmoittaa käyttäjälle aina, kun alueen ulkopuolisia tietoja syötetään. Kaikenlaiset tietojen syöttäminen on kuitenkin sallittua.
• Kun opastat käyttäjää syötettävien tietojen suhteen. Kaikenlaiset tietojen syöttäminen on sallittua.

Käydään nämä tilanteet läpi yksi kerrallaan:

Kun haluat rajoittaa tietojen syöttämisen tiettyihin numeroihin/teksteihin/päivämääriin

Tietojen validoinnin avulla voit määrittää ehdon tietojen syöttämiselle Excelin soluun/soluihin. Kun se on määritetty, se ei salli käyttäjän kirjoittaa mitään, joka on määritetyn alueen ulkopuolella. Tätä ominaisuutta voi käyttää avaamalla tietojen validoinnin valintaikkunan ja valitsemalla Asetukset -vaihtoehdon

Avattavasta luettelosta voit valita ehdon, jota haluat soveltaa solualueelle

• Mikä tahansa arvo - Sallii minkä tahansa arvon syöttämisen soluun.
• Koko numero - sallii vain kokonaisten numeroiden syöttämisen lisäehdoilla, kuten suurempi/pienempi kuin, välillä/ei välillä, yhtä suuri/ei yhtä suuri.
• Desimaali - Sallii desimaalilukujen syöttämisen lisäehdoilla, kuten suurempi/pienempi kuin, välillä/ei välillä, yhtä suuri/ei yhtä suuri.
• Luettelo - Luo avattavan valikon ottamalla luettelon kohteista (alueen valinnan tai nimetyn alueen kautta).
• Päivämäärä - Sallii päivämäärien (tai sen numeroarvon) syöttämisen lisäehdoilla, kuten suurempi/pienempi kuin, välillä/ei välillä, yhtä suuri/ei yhtä suuri.
• Aika - sallii ajan (tai sen lukuarvon) syöttämisen lisäehdoilla, kuten suurempi/pienempi kuin, välillä/ei välillä, yhtä suuri/ei yhtä suuri.
• Tekstin pituus - sallii tekstin, jonka ehto on sen pituus.
• Mukautettu - sallii arvot, jotka täyttävät määritetyt ehdot. Jos esimerkiksi käytän kaavaa = A1> 10, solussa A1 sallitaan vain suurempia numeroita kuin 10.

Aina kun syötät tietoja soluun, joka rikkoo määritettyä ehtoa, se näyttää virheen.

Kun haluat ilmoittaa käyttäjälle aina, kun alueen ulkopuolisia tietoja syötetään (kaikenlaiset tietojen syöttäminen on sallittua)

Edellisessä osassa oli tarkoitus rajoittaa käyttäjä tietylle alueelle tietojen syöttämisen aikana, mutta tässä osassa on varoitus käyttäjälle, jos syötetään alueen ulkopuolella olevia tietoja. Tietojen syöttö on kuitenkin edelleen sallittua. Tämä voidaan ottaa käyttöön muuttamalla virheilmoitusasetuksia.

Voit muokata virheilmoitusta siirtymällä Virheilmoitus -välilehteen Tietojen vahvistus -valintaikkunassa. Vaihtoehtoja on kolme:

• Lopeta virhe - Näyttää pysäytysvirheen eikä anna käyttäjän syöttää tietoja, jotka ovat määritetyn alueen ulkopuolella.
• Varoitusvirhe - Näyttää varoitusvirheen, mutta antaa käyttäjän syöttää tiedot, jotka ovat määritetyn alueen ulkopuolella.
• Tietovirhe - Näyttää tietovirheen, mutta antaa käyttäjän syöttää tiedot, jotka ovat määritetyn alueen ulkopuolella.

Kun opastat käyttäjää syötettäviin tietoihin (kaikenlaiset tietojen syöttäminen on sallittua)

Oletetaan, että sinulla on luettelo työntekijöistä ja haluat saada heidän liittymispäivänsä. Päivämäärän syöttämiseen voi olla useita muotoja (kuten 1.1.2014 tai 1.1.2014 tai 1.1.2014). Johdonmukaisuuden vuoksi on kuitenkin parempi saada kaikki päivämäärät yhdessä muodossa. On kuitenkin hyvä, että ihmiset syöttävät sen missä tahansa muussa muodossa, koska tietojen tallentaminen on ensiarvoisen tärkeää.

Tämä voidaan tehdä seuraavasti:

1. Valitse mikä tahansa solu ja siirry sitten Tiedot -välilehteen -> Tietojen validointi
2. Valitse Tietojen validointi -valintaikkunassa Syöttöviesti -välilehti
3. Varmista, että Näytä syöttösanoma, kun solu on valittuna -valintaruutu on valittuna
4. Kirjoita Syöttöviesti -välilehdelle Otsikko (enintään 32 merkkiä, valinnainen) ja Syöttöviesti (enintään 256 merkkiä)
   
5. Napsauta ok. Nyt kun napsautat solua tai valitset sen näppäimistöllä, se näyttää viestin.

Cautioni: Jos siirrät viestiruudun paikaltaan, kaikki viestiruudut näytetään vain kyseisessä kohdassa. Joten on turvallista olla siirtämättä viestiruutua.

Aiheeseen liittyviä oppaita tietojen validoinnista Excelissä:

• Ota tietojen syöttö käyttöön vain, jos riippuvainen solu on täytetty.
• Naamioi numerot tekstiksi tietojen validointivalikossa.
• Luo riippuvainen validointivalikko.