10 Excelin tietojen syöttövihjeitä, joita et voi antaa missata

Excel on hämmästyttävä työkalu, jolla on kiehtovia ominaisuuksia tietojen analysointiin (olipa se sitten toimintojen, kaavioiden tai koontinäyttöjen avulla). Tietojen helppo syöttäminen ja tallentaminen Exceliin tekee siitä vakuuttavan valinnan.

Tässä blogikirjoituksessa olen luetellut 10 hyödyllistä Excelin tietojen syöttövihjeitä, jotka tehostavat sinua ja säästävät paljon aikaa.

#1 Käytä Excelin tietojen syöttölomaketta

Excel Data Entry -lomakkeen avulla voit lisätä tietueita olemassa olevaan tietojoukkoon. Se antaa ponnahduslomakkeen, jonka käyttäjä voi täyttää. Se on erityisen kätevää, kun tietojoukossa on monia sarakkeita, ja se edellyttää vieritystä oikealle ja vasemmalle uudestaan ​​ja uudestaan, kun näppäilet datapisteitä.

Tietolomaketoiminto ei ole jo käytettävissä Excel -valintanauhassa. Meidän on ensin saatava se saataville lisäämällä se pikakäytön työkaluriville.

Excelin tietojen syöttölomakkeen lisääminen Quick Access -työkaluriville

1. Siirry Quick Access -työkaluriville, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Mukauta pikakäytön työkalurivi.
   
2. Valitse Excelin asetukset -valintaikkunassa Kaikki komennot ja Siirry lomakkeeseen. Valitse Lomake ja paina Lisää. Tämä lisää tietolomakekuvakkeen pikakäytön työkalupalkkiin.
   

Excelin tietojen syöttölomakkeen käyttäminen

1. Valitse mikä tahansa tietoalueen solu ja napsauta Pikakäytön työkalupalkin Tietolomake -kuvaketta.
2. Ponnahdusikkunat-lomakkeessa kaikki sarakkeiden otsikot on lueteltu pystysuunnassa. Täytä tiedot kunkin otsikon viereiseen tekstiruutuun.
3. Kun olet syöttänyt tiedot, paina Enter.
4. Lisää uusi tietue napsauttamalla Uusi.

Excelin tietojen syöttölomakkeella voit myös selata olemassa olevia tietoja (rivi kerrallaan) tai etsiä tietoja määrittämällä ehdot (kokeile tätä napsauttamalla ehtopainiketta).

#2 Anna numerot nopeasti kiinteillä desimaaliluvuilla

Jos joudut tilanteeseen, jossa sinun on syötettävä Exceliin manuaalisesti tietoja, joissa on myös desimaaliosa, tämä temppu voi olla erittäin hyödyllinen. Oletetaan esimerkiksi, että sinun on annettava oppilaiden arvosanat prosentteina enintään 2 desimaalin tarkkuudella. Voit ottaa käyttöön ominaisuuden, jossa kirjoitat vain numerot ilman, että painat piste -näppäintä joka kerta. Voit ottaa tämän käyttöön seuraavasti:

1. Siirry kohtaan Tiedosto -> Asetukset.
2. Valitse Excelin asetukset -valintaikkunassa Lisäasetukset.
3. Valitse Lisäasetukset -kohdassa vaihtoehto "Lisää automaattisesti desimaalipiste".
4. Määritä haluamasi desimaalien määrä (esimerkiksi 2 tässä tapauksessa).

Nyt kun kirjoitat minkä tahansa luvun, Excel sijoittaa automaattisesti viimeiset kaksi numeroa desimaalin jälkeen. Joten 1: stä tulee 0,01, 10: stä 0,1, 100: sta 1, 2467: sta 24,67 ja niin edelleen …

Kun olet lopettanut tietojen syöttämisen, kytke se pois päältä poistamalla valinta samasta vaihtoehdosta.

#3 Lisää järjestys automaattisesti numeroihin

Kyllä, voit käyttää Excel -toimintojen yhdistelmää (kuten ARVO, OIKEA, JOS, TAI) lisätäksesi järjestyksiä ("st" ensimmäisessä, "nd" toisessa jne.).

Tässä on kaava:

= A1 & JOS (TAI (ARVO (OIKEA (A1,2))) = {11,12,13}), "th", JOS (TAI (ARVO (OIKEA (A1))) = {1,2,3}), VALITSE (OIKEA (A1), "st", "nd", "rd"), "th"))

#4 Täytä painamalla Control + D

Tämä on hieno Excel -tietojen syöttötemppu. Jos sinun on kopioitava yllä oleva solu, paina vain Control + D.

Se kopioi sisällön ja muotoilun. Jos yllä olevassa solussa on kaava, kaava kopioidaan (mukautetuilla viittauksilla).

Tämä toimii myös useammalla kuin yhdellä solulla. Joten jos haluat kopioida koko yllä olevan rivin, valitse nykyinen rivi ja paina Control + D.

Jos valitset useamman kuin yhden solun/solut, yllä oleva solu kopioidaan kaikkiin soluihin.

Katso myös: 200+ Excel -pikanäppäintä.

#5 Anna päivämäärä/aika nopeasti Excel -soluihin

Etkö muista nykyistä päivämäärää? Älä huoli, paina vain Control +; (puolipiste -näppäin) ja se kirjoittaa nykyisen päivämäärän soluun.

Samoin voit syöttää nykyisen ajan pikavalinnan avulla Control + Vaihto +: (kaksoispiste)

Muista, että nämä ovat absoluuttisia arvoja eivätkä muutu, jos päivämäärä tai kellonaika muuttuvat. Jos haluat dynaamisen päivämäärä- ja aika-arvon, joka muuttuu aina, kun avaat työkirjan tai lasketaan uudelleen, käytä TODAY ja NOW -toimintoja.

Katso myös: Päivämäärän ja aikaleiman automaattinen lisääminen Exceliin.

#6 Control + Enter täyttääksesi koko valinnan aktiivisen solun sisällöllä

Kun valitset useita soluja Excelissä, yksi soluista, joissa on vaalea sävy (verrattuna muihin valittuihin soluihin), on aktiivinen solu. Jos syötät jotain aktiiviseen soluun, kun valinta on tehty, ja paina Control + Enter, arvo lisätään kaikkiin valittuihin soluihin.

Tämä pätee myös kaavoihin. Jos syötät kaavan aktiiviseen soluun ja painat Control + Enter, kaikki solut saavat kaavan (säädetyillä viittauksilla).

#7 Alt + alanuoli saadaksesi luettelon kaikista sarakkeen ainutlaatuisista arvoista

Tämä voi säästää aikaa, jonka voit muuten hukata kirjoittamiseen. Oletetaan, että syötät tietoja sarakkeeseen, jossa on toimintatila (Valmis, Valmis). Tilan kirjoittamisen sijaan sinun on kirjoitettava se uudelleen ja uudelleen vain muutamaan soluun, ja voit sitten käyttää pikanäppäintä Alt + alanuoli. Se antaa sinulle luettelon kaikista ainutlaatuisista merkinnöistä, ja voit valita nopeasti luettelosta.

Jos haluat valita ennalta määritetyistä vaihtoehdoista, voit luoda avattavan luettelon.

#8 Selaa nopeasti useita työkirjan välilehtiä

Tämä säästää tonnia aikaa. Käytä näppäimistön pikanäppäintä Control + Page Up/Page Down selataksesi työkirjan useita laskentataulukon välilehtiä.

Katso myös: 200+ Excel -pikanäppäintä.

#9 Kirjoita pitkä teksti lyhenteillä

Jos sinun on syötettävä laskentataulukkoon yhä uudelleen pitkiä nimiä tai avainsanoja, tämä temppu olisi hyödyllinen.

Voit esimerkiksi haluta, että aina kun kirjoitat ABC, Excel korvaa sen automaattisesti ABC Technology Corporation Limitedillä.

Jotain alla olevan kuvan mukaisesti:

Tämä ominaisuus voidaan ottaa käyttöön automaattisen korjauksen avulla. Lue, miten voit ottaa sen käyttöön.

#10 Anna tiedot ei-viereisille alueille

Oletetaan, että sinulla on malli, kuten alla on esitetty, ja sinun on syötettävä tiedot kaikkiin punaisella korostettuihin soluihin nuolten määrittämässä järjestyksessä.

Tässä on nopea tapa tehdä tämä:

• Valitse kaikki solut, joihin haluat syöttää tiedot (paina control ja valitse sitten yksi kerrallaan).
  • Aloita sarjan toisesta solusta (syötä D3). Valitse ensimmäinen solu B3 (josta tietojen syöttö alkaa).
• Kun olet valinnut, siirry Nimi -ruutuun (joka on kaavapalkin vasemmalla puolella).
• Kirjoita mikä tahansa nimi ilman välilyöntejä.
• Se siitä!! Valitse nimetty alue napsauttamalla avattavaa Nimi-ruutua. Aloita nyt tietojen syöttäminen ja käyttö Enter/Tab siirtyä seuraavaan soluun.

Lue lisää tästä temppusta.

Nämä ovat kymmenen Excel -tietojen syöttövihjeeni, jotka voivat parantaa merkittävästi tuottavuuttasi ja säästää aikaa.

Saatat pitää myös seuraavista Excel -vihjeistä:

• 10 erittäin siistiä tapaa puhdistaa tietoja Excel -laskentataulukoissa.
• 24 Päivittäiset Excel -ongelmat ja niiden pikaratkaisut.
• Muutosten seuranta Excelissä.
• Kuinka palauttaa tallentamattomat Excel -tiedostot.
• Ehdollisen tietojen syöttämisen ottaminen käyttöön Excelissä.
• Kärsitkö hitaista Excel -laskentataulukoista? 10 vinkkiä Excelin nopeuttamiseen.
• Ota enemmän irti Excelin Etsi ja korvaa -toiminnosta (4 hämmästyttävää vinkkiä).
• Excel Freeze -ruutujen käyttäminen Excelissä.
• 100+ Excel -haastattelukysymystä
• Täytä tyhjät solut seuraavaan arvoon Excelissä