Aloitat päiväsi. Suunnittele joitakin tehtäviä. Kirjoita se jonnekin muistiin ja aloita työskentely.
Kun työaika on jo ohi, ajattelet sitä tehtävälistaa (katso sitä, jos olet kirjoittanut sen) ja kirotat maailmaa, koska sinulla ei ole tarpeeksi aikaa päivässä.
Kuulostaa tutulta?
Jos nyökkäät suuntaasi hyväksyvästi, sinä-ystäväni-kärsit akuutista laajentuvien tehtävien listasta.
No, en ole aivolääkäri enkä itsensä auttamisguru. En voi auttaa sinua voittamaan viivytyksen ja saamaan työsi valmiiksi.
MUTTA…
Voin antaa sinulle Excel To Do List -mallin, joka pystyy käsittelemään jatkuvasti laajenevaa luetteloasi (sinun on silti tehtävä sellainen ja tehtävä kaikki työt).
Vitsit sivuun, uskon, että se on hyödyllistä, kun ylläpidät tehtävälistaa. Luon sellaisen joka aamu, ja joskus onnenpäivinä minulla on myös ilo tarkistaa useimmat (ellei kaikki) kohteet.
Excel -tehtäväluettelomallit (ilmainen lataus)
Tässä on neljä ladattavaa Excel -tehtäväluettelomallia:
- Yksinkertainen tulostettava Excel-tehtävälista.
- Tehtävälista, jossa on avattavat alasvetovalikot tehtävän suorittamiseksi.
- Tehtävälista, jossa voit merkitä tehtävän valmiiksi valitsemalla valintaruudun.
- Tehtävälista, jossa voit yksinkertaisesti tuplata merkitäksesi tehtävän valmiiksi.
Excel -tehtävälistan malli 1 - tulostettava tehtävälista
Tämä on kaltaisilleni ihmisille.
Tykkään tulostaa tehtävälistan ja kiinnittää sen suoraan silmieni eteen ja käsitellä sitten luettelon kohteita.
Tässä on yksinkertainen Excel-malli, jossa voit täyttää tehtävät ja tulostaa. Jos haluat kirjoittaa tehtävät itse, tulosta se ensin ja täytä sitten tehtävät.
On erillinen sarake, jossa mainitaan päivämäärä ja kommentit (jos niitä on). Jos et tarvitse sitä, poista nämä sarakkeet ennen tulostamista.
Lataa yksinkertainen tulostettava tehtäväluettelomalli
Excel -tehtävälistan malli 2 - pudotusvalikolla
Jos haluat tehdä ja ylläpitää Tehtävät -luetteloa itse Excelissä, olet iloinen.
Tässä on Excel -tehtäväluettelomalli, jossa voit:
- Kirjoita suoritettavat keskeiset tehtävät.
- Anna tehtäville etusija (Korkea, Keskitaso, Matala).
- Merkitse tehtävä valmiiksi valitsemalla se avattavasta luettelosta. Heti kun merkitset tehtävän valmiiksi:
- Tehtävä ylitetään (yliviivausmuotoa käytetään).
- Rivi varjostuu automaattisesti vihreänä.
- Edistymispalkki muuttuu näyttämään suoritettujen tehtävien prosenttiosuuden (prioriteetin perusteella).
Lisämerkinnät:
- Painot ilmoitetaan seuraavasti (alla olevassa kuvassa). Jos haluat muuttaa painoja, voit tehdä sen helposti muuttamalla näitä arvoja. Lataustiedostossa sarakkeet G - J piilotetaan. Näytä painot, jos haluat muuttaa painoja.
- Voit laskea edistymisen edistymispalkista laskemalla:
- Kokonaispisteet: Lisää kaikkien toimintojen painot. Jos esimerkiksi on 2 korkean prioriteetin tehtävää ja 1 keskipitkän prioriteetin tehtävä ja 1 matalan prioriteetin tehtävä, kokonaispistemäärä on 14 (5+5+3+1).
- Valmiit pisteet: Tähän lisätään kaikki painot kaikille suorituksille. Jos esimerkiksi neljästä toiminnasta on suoritettu yksi korkean prioriteetin toiminto, suoritettu pisteet ovat 5.
- % Valmis: Arvo, kun jaamme Valmis pisteet kokonaispisteillä. Esimerkiksi yllä olevassa tapauksessa se olisi 35,7% (5/14).
Lataa tehtäväluettelo pudotusvalikoilla
Excel -tehtävälistan malli 3 - valintaruutujen kanssa
Tämä malli on täsmälleen sama kuin malli, jossa on avattavia valikkoja, ja siinä on pieni ero - siinä on valintaruudut avattavan valikon sijaan.
Voit merkitä tehtävän valmiiksi valitsemalla valintaruudun. Jos sitä ei tarkisteta, sitä pidetään puutteellisena.
Voit käyttää tätä Excel -tehtäväluettelomallia seuraavasti:
- Kirjoita suoritettavat keskeiset tehtävät.
- Anna tehtäville etusija (Korkea, Keskitaso, Matala).
- Merkitse tehtävä valmiiksi valitsemalla valintaruutu. Heti kun valitset tehtävän valintaruudun:
- Tehtävä ylitetään (yliviivaus).
- Rivi varjostuu automaattisesti vihreänä.
- Edistymispalkki muuttuu näyttämään suoritettujen tehtävien prosenttiosuuden (prioriteetin perusteella).
HUOMAUTUS: Ole varovainen, kun lisäät poistettavia rivejä. Rivin poistaminen ei poista valintaruutua.
Lataa tehtäväluettelomalli, jossa on valintaruudut
Excel -tehtäväluettelomalli #4 - Kaksoisnapsauta Käytössä
Tämä malli on mielestäni paras kaikista.
Se käyttää pientä VBA-koodia kaksoisnapsautustapahtuman ottamiseen, jolloin voit merkitä tehtävän valmiiksi yksinkertaisesti kaksoisnapsauttamalla sitä. Heti kun kaksoisnapsautat solua, se lisää automaattisesti valintamerkin kyseiseen soluun.
HUOMAUTUS: Koska tämä sisältää VBA -koodin, se on tallennettava.XLS tai.XLSM muoto.
Voit käyttää tätä Excel-tehtäväluettelomallia seuraavasti:
- Kirjoita suoritettavat keskeiset tehtävät.
- Anna tehtäville etusija (Korkea, Keskitaso, Matala).
- Merkitse tehtävä valmiiksi valitsemalla valintaruutu. Heti kun valitset tehtävän valintaruudun:
- Tehtävä ylitetään (yliviivaus).
- Rivi varjostuu automaattisesti vihreänä.
- Edistymispalkki muuttuu näyttämään suoritettujen tehtävien prosenttiosuuden (prioriteetin perusteella).
Lataa Excel -mallitehtäväluettelo #4 - Kaksoisnapsauta Käytössä
HUOMAUTUS: Koska tämä malli sisältää VBA -koodin, Excel avaa sen, kun avaat sen, kehote ottaa sisältö käyttöön. Sinun on otettava se käyttöön, jotta tämä toimisi.
Joten tässä on 4 Excelin tehtäväluettelomallia, jotka ovat mielestäni hyödyllisiä ja joita käytän usein työssäni suunnitellessani.
Yleisiä käyttötapoja näiden tehtäväluettelomallien käytössä
Vaikka olen näyttänyt sinulle esimerkin tavallisista päivittäisistä tehtävistä, voit käyttää näitä tehtäväluettelomalleja monella eri tavalla.
Tässä muutamia käyttötapauksia, joita tulee mieleen:
- Projektinhallinnan tarkistuslista: Koska projektissa voi olla monia liikkuvia osia, päivittäisen tai jopa viikoittaisen/kuukausittaisen tehtävälistan luominen voi auttaa sinua pitämään välilehden kaikista tärkeistä asioista.
- Asiakkaan ottamisen tarkistuslista: Voit luoda nopean asiakkaan käyttöönoton tarkistuslistan ja luovuttaa sen myynti-/asiakasjohtajille. Näin asiakas saa saumattoman ja täydellisen käyttöönottokokemuksen.
- Päivittäistavarakaupan tarkistuslista: Vaikka saattaa kuulostaa oudolta luoda sellainen Excelissä, olen nähnyt ihmisten tekevän tätä. Tästä on tullut enemmän hyötyä nyt, kun voimme tilata elintarvikkeita verkossa muutamassa minuutissa.
- Tapahtumanhallinnan tarkistuslista: Tapahtumien hallinta voi tulla hulluksi ja hallitsemattomaksi, jos sitä ei suunnitella hyvin. Kätevä tehtävälista voi säästää sinulle (ja muille) paljon aikaa ja rahaa.
- Matkasuunnitelman ja pakkaamisen tarkistuslista: Rakastan pitää matkustamisen vaivatonta, koska minulla on tehtäväluettelo tehtävistä (varaukset, viisumi, liput jne.). Voit myös luoda pakkausluettelon varmistaaksesi, ettet jätä tärkeitä asioita taakse.
- Blogin julkaisun tarkistuslista: Olen luonut tehtävälistan varmistaakseni, etten unohda tärkeitä osia julkaistessani blogiviestin tällä sivustolla. Näihin tehtäviin kuuluu kieliopin ja oikeinkirjoituksen tarkistaminen, sen varmistaminen, että otsikot ovat oikein, kuvat ovat läsnä, tahhoja ja luokkia on määritetty jne.
Mitä tapahtuu Excel TO DO List -mallin tekemiseen?
Täällä ei ole mitään rakettitiedettä. Yksinkertaiset Excel -tekniikat yhdistyvät sen toteuttamiseksi.
Tässä ovat osat, jotka tekevät nämä mallit:
- Ehdollinen muotoilu (korostaa rivin vihreänä, kun tehtävä merkitään valmiiksi).
- Yliviivausmuoto (tulee näkyviin, kun tehtävä on merkitty valmiiksi).
- Excel-pudotusvalikot (näyttää tilan avattavasta valikosta).
- Valintaruudut (merkitä tehtävä suoritetuksi valitsemalla se).
- VBA (kaksoisnapsautustapahtuman ottaminen käyttöön).
- Excel -kaavio (etenemispalkin luominen).
Toivon, että nämä mallit auttavat sinua tulemaan tuottavammaksi ja säästämään aikaa.
Olen varma, että sinulla on myös paljon tehtävälistan menestys-/epäonnistumistarinoita, ja haluaisin kuulla sen. Odotan kommenttikentässä 🙂
Muut Excel -mallit, joista saatat pitää:
- Tehtäväluettelomalli, joka on integroitu Excelin kalenteriin.
- Tehtävien priorisointimatriisimalli Excelissä.
- Jaettujen kulujen laskin Excelissä.
- Työntekijän työaikalaskuri.
- Lomamatka- ja pakkausluettelomalli.
