Viipaloiden käyttäminen Excelin pivot -taulukossa - aloittelijan opas

Pivot -taulukon Excel 2010 -versio hämmästytti uuden hienon ominaisuuden - Slicers - tulon myötä.

Pivot Table Slicer mahdollistaa tietojen suodattamisen, kun valitset yhden tai useamman vaihtoehdon Slicer -ruudusta (kuten alla on esitetty).

Yllä olevassa esimerkissä Slicer on oranssi laatikko oikealla, ja voit helposti suodattaa pivot -taulukon napsauttamalla Slicerin aluepainiketta.

Aloitetaan.

Napsauta tätä ladataksesi näytetiedot ja seuraa perässä.

Slicerin lisääminen Excel -pivot -taulukkoon

Oletetaan, että sinulla on alla näkyvä tietojoukko:

Tämä on tyhjä tietojoukko (Yhdysvaltojen vähittäismyynti) ja kattaa 1000 riviä. Näiden tietojen perusteella olemme luoneet pivot -taulukon, joka näyttää neljän alueen kokonaismyynnin.

Lue lisää: Pivot -taulukon luominen tyhjästä.

Kun pivot -taulukko on paikallaan, voit lisätä viipaleita.

Voidaan kysyä - miksi tarvitsen viipaleita?

Saatat tarvita leikkureita, kun et halua koko pivot -taulukkoa, mutta vain osaa siitä. Jos et esimerkiksi halua nähdä kaikkien alueiden myyntiä, vaan vain etelään tai etelään ja länteen, voit lisätä viipaloijan ja valita nopeasti haluamasi alueen tai alueet, joille haluat saada myyntitiedot.

Leikkurit ovat visuaalisempi tapa, jonka avulla voit suodattaa pivot -taulukon tiedot valinnan perusteella.

Slicerin lisääminen tähän pivot -taulukkoon on seuraava:

• Valitse mikä tahansa pivot -taulukon solu.
• Siirry kohtaan Insert -> Filter -> Slicer.
• Valitse Lisää viipaleet -valintaikkunassa ulottuvuus, jonka tiedot voit suodattaa. Viipalointilaatikko luettelee kaikki käytettävissä olevat mitat ja voit valita yhden tai useamman mitan kerralla. Jos esimerkiksi valitsen vain Alueen, se lisää vain Alueen leikkaaja -ruudun, ja jos valitsen Alue ja Jälleenmyyjätyyppi molemmat, se lisää kaksi Viipaloijaa.
• Napsauta OK. Slicer lisätään laskentataulukkoon.

Huomaa, että Slicer tunnistaa automaattisesti kaikki valitun ulottuvuuden yksilölliset kohteet ja luettelee ne viipalointiruudussa.

Kun olet asentanut leikkaajan, voit suodattaa tiedot napsauttamalla kohdetta. Jos haluat esimerkiksi ostaa vain eteläisen alueen myynnin, napsauta Etelä. Huomaat, että valittu kohde saa eri värisävyn verrattuna muihin luettelon kohteisiin.

Voit myös valita useita kohteita kerralla. Voit tehdä tämän pitämällä Control -näppäintä painettuna ja napsauttamalla niitä, jotka haluat valita.

Jos haluat tyhjentää valinnan, napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa suodatinkuvaketta (punaisella ristillä).

Useiden viipaleiden lisääminen pivot -taulukkoon

Voit myös lisätä useita viipaleita valitsemalla useamman kuin yhden ulottuvuuden Lisää viipaleet -valintaikkunasta.

Useiden viipaleiden asentaminen:

• Valitse mikä tahansa pivot -taulukon solu.
• Siirry kohtaan Insert -> Filter -> Slicer.
• Valitse Lisää viipaloijat -valintaikkunasta kaikki mitat, joille haluat saada leikkurit.
• Napsauta OK.

Tämä lisää kaikki valitut viipaloijat laskentataulukkoon.

Huomaa, että nämä viipaleet ovat yhteydessä toisiinsa. Jos esimerkiksi valitsen Alue -suodattimesta Keski -Länsi ja Vähittäiskaupan tyyppi -suodattimesta Monirivinen, se näyttää kaikkien Keskilännen alueen monilinjaisten jälleenmyyjien myynnit.

Jos valitsen myös Keski -Lännen, huomaa, että toisen suodattimen Erikois -vaihtoehto saa vaaleamman sinisen sävyn (kuten alla). Tämä osoittaa, että Keskilännen alueen erikoisliikkeestä ei ole tietoja.

Viipaloijat vs. Raporttisuodattimet

Mitä eroa on osittajien ja raporttisuodattimien välillä?

Leikkurit näyttävät erittäin siisteiltä ja helppokäyttöisiltä. Pivot -taulukon vahvuus on se, että sen käyttäminen ei vaadi paljon taitoja. Sinun tarvitsee vain vetää ja pudottaa ja napsauttaa täällä ja siellä, ja sinulla on hieno raportti valmiina muutamassa sekunnissa.

Raporttisuodattimet tekevät työnsä hienosti, mutta Slicers helpottaa pivot -taulukon suodattamista ja/tai luovuttamista kenelle tahansa, joka ei tiedä Excelistä tai pivot -taulukoista. Koska se on niin intuitiivinen, jopa tämä henkilö voi itse käyttää näitä leikkureita napsauttamalla sitä ja suodattamalla tiedot. Koska nämä ovat visuaalisia suodattimia, kenen tahansa on helppo päästä käsiksi siihen, vaikka he käyttäisivät sitä ensimmäistä kertaa.

Tässä on joitain keskeisiä eroja viipaloiden ja raporttisuodattimien välillä:

• Leikkaajat eivät käytä laskentataulukon kiinteää solua. Voit siirtää niitä kuten mitä tahansa muuta kohdetta tai muotoa. Raporttisuodattimet on sidottu soluun.
• Raporttisuodattimet on linkitetty tiettyyn pivot -taulukkoon. Leikkurit puolestaan ​​voidaan linkittää useisiin pivot -taulukoihin (kuten näemme myöhemmin tässä opetusohjelmassa).
• Koska raporttisuodatin käyttää kiinteää solua, sen automatisointi on helpompaa VBA: n kautta. Toisaalta viipaloija on objekti ja tarvitsisi monimutkaisemman koodin.

Slicerin alustaminen

Slicerissä on paljon joustavuutta muotoilussa.

Tässä on asioita, joita voit muokata leikkurissa.

Slicer -värien muuttaminen

Jos et pidä leikkurin oletusväreistä, voit muokata sitä helposti.

• Valitse leikkuri.
• Valitse Slicer Tools -> Options -> Slicer Styles. Täältä löydät useita erilaisia ​​vaihtoehtoja. Valitse haluamasi ja viipaloija saa heti tämän muotoilun.

Jos et pidä oletustyyleistä, voit luoda omasi. Voit tehdä tämän valitsemalla New Slicer Style -vaihtoehdon ja määrittämällä oman muotoilun.

Useiden sarakkeiden saaminen leikkauslaatikkoon

Viipaloijalla on oletuksena yksi sarake ja kaikki valitun ulottuvuuden kohteet luetellaan siinä. Jos sinulla on monia kohteita, Slicer näyttää vierityspalkin, jonka avulla voit käydä läpi kaikki kohteet.

Haluat ehkä saada kaikki kohteet näkyviin ilman vierityksen vaivaa. Voit tehdä sen luomalla useita sarakkeiden osittajia.

Tehdä tämä:

• Valitse Slicer.
• Mene Slicer Tools -> Options -> Buttons.
• Muuta Sarakkeet -arvoksi 2.

Tämä jakaa Slicerin kohteet välittömästi kahteen sarakkeeseen. Saatat kuitenkin saada jotain niin kamalaa, kuten alla on esitetty:

Tämä näyttää sekavalta eikä koko nimiä näytetä. Jotta se näyttäisi paremmalta, muutat leikkurin kokoa ja jopa sen painikkeita.

Tehdä tämä:

• Valitse Slicer.
• Mene Slicer Tools -> Options.
• Muuta painikkeiden ja leikkaajan korkeutta ja leveyttä. (Huomaa, että voit myös muuttaa leikkurin kokoa yksinkertaisesti valitsemalla sen ja säätämällä reunoja hiirellä. Jos haluat muuttaa painikkeen kokoa, sinun on kuitenkin tehtävä muutokset vain asetuksissa).

Leikkurin otsikon muuttaminen/poistaminen

Oletusarvoisesti Slicer valitsee kentän nimen tiedoista. Jos esimerkiksi luon viipaleen alueille, otsikko on automaattisesti "Alue".

Voit halutessasi muuttaa otsikon tai poistaa sen kokonaan.

Tässä on vaiheet:

• Napsauta leikkaajaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Leikkurin asetukset.
• Muuta Slicer Settings -valintaikkunan otsikkoteksti haluamaksesi.
• Napsauta OK.

Tämä muuttaisi leikkurin otsikon.

Jos et halua nähdä otsikkoa, poista valinta valintaikkunan Näytä otsikko -valinnasta.

Kohteiden lajittelu leikkurissa

Oletusarvoisesti Slicerin kohteet lajitellaan nousevassa järjestyksessä tekstin osalta ja Vanhempi - uudempi numeroiden/päivämäärien tapauksessa.

Voit muuttaa oletusasetusta ja jopa käyttää omia mukautettuja lajitteluehtojasi.

Voit tehdä tämän seuraavasti:

• Napsauta leikkaajaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Leikkurin asetukset.
• Leikkurin asetukset -valintaikkunassa voit muuttaa lajitteluehtoja tai käyttää omia mukautettuja lajitteluehtojasi.
• Napsauta OK.

Lue lisää: Muokattujen luetteloiden luominen Excelissä (omien lajitteluehtojen luominen)

Kohteiden piilottaminen ilman viiltolaatikkoa

Voi tapahtua, että joissakin pivot -taulukon kohteissa ei ole tietoja. Tällaisissa tapauksissa voit saada leikkaajat piilottamaan kohteen.

Esimerkiksi alla olevassa kuvassa minulla on kaksi viipaloijaa (toinen alueelle ja toinen jälleenmyyjätyypille). Kun valitsen Keskilänteen, toisen suodattimen erikoiskohde saa vaaleansinisen sävyn, joka osoittaa, että siinä ei ole tietoja.

Tällaisissa tapauksissa voit valita, ettei sitä näytetä ollenkaan.

Tässä on seuraavat vaiheet:

• Napsauta hiiren kakkospainikkeella Sliceria, johon haluat piilottaa tiedot, ja valitse Slicer Settings.
• Valitse Slicer Settings -valintaikkunan "Item Sorting and Filtering" -vaihtoehdoilla "Piilota kohteet ilman tietoja".
• Napsauta OK.

Slicerin yhdistäminen useisiin pivot -taulukoihin

Leikkuri voidaan liittää useisiin pivot -taulukoihin. Kun yhteys on muodostettu, voit käyttää yhtä viipaloijaa suodattaaksesi kaikki yhdistetyt pivot -taulukot samanaikaisesti.

Muista, että eri pivot -taulukoiden yhdistämiseksi leikkaajaan pivot -taulukoiden on oltava sama pivot -välimuisti. Tämä tarkoittaa, että ne on joko luotu käyttäen samoja tietoja tai yksi pivot -taulukko on kopioitu ja liitetty erilliseksi pivot -taulukkoksi.

Lue lisää: Mikä on Pivot Table Cache ja miten sitä käytetään?

Alla on esimerkki kahdesta eri pivot -taulukosta. Huomaa, että Slicer toimii tässä tapauksessa vain vasemmalla olevassa pivot -taulukossa (eikä sillä ole vaikutusta oikealla olevaan taulukkoon).

Yhdistä tämä Slicer molempiin pivot -taulukoihin seuraavasti:

• Napsauta leikkaajaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Raportoi yhteydet. (Vaihtoehtoisesti voit myös valita leikkaajan ja siirtyä Slicer Tools -> Options -> Slicer -> Report Connections -ohjelmaan).
• Raporttiyhteydet -valintaikkunassa näet kaikki pivot -taulukon nimet, joilla on sama pivot -välimuisti. Valitse ne, jotka haluat yhdistää Sliceriin. Tässä tapauksessa minulla on vain kaksi kääntötaulukkoa ja olen yhdistänyt molemmat Sliceriin.
• Napsauta OK.

Slicer on nyt yhdistetty molempiin pivot -taulukoihin. Kun teet valinnan Slicerissä, suodatus tapahtuu molemmissa pivot -taulukoissa (kuten alla on esitetty).

Dynaamisten pivot -kaavioiden luominen viipaleiden avulla

Aivan kuten käytät leikkaajaa pivot -taulukon kanssa, voit käyttää sitä myös pivot -kaavioiden kanssa.

Jotain alla olevan kuvan mukaisesti:

Voit luoda tämän dynaamisen kaavion seuraavasti:

• Valitse tiedot ja siirry kohtaan Lisää -> Kaaviot -> Pivot -kaavio.
• Varmista Luo pivot -kaavio -valintaikkunassa, että alue on oikea ja napsauta OK. Tämä lisää pivot -kaavion uuteen taulukkoon.
• Valitsemalla kentät (tai vetämällä ja pudottamalla kentät alueosioon) saat haluamasi pivot -kaavion. Tässä esimerkissä meillä on kaavio, joka näyttää myynnin alueittain neljänneksen ajan. (Lue tästä päivämäärien ryhmittely neljännesvuosina).
• Kun pivot -kaavio on valmis, siirry kohtaan Insert -> Slicer.
• Valitse kaaviosta haluamasi Slicer -ulottuvuus. Tässä tapauksessa haluan jälleenmyyjätyypit, joten tarkistan kyseisen ulottuvuuden.
• Muotoile kaavio ja leikkaaja ja olet valmis.

Huomaa, että voit liittää useita osittajia samaan pivot -kaavioon ja voit myös yhdistää useita kaavioita samaan viipalointilaitteeseen (samalla tavalla kuin yhdistimme useita pivot -taulukoita samaan osittajaan).

Napsauta tästä ladataksesi näytetiedot ja kokeile itse.

Saatat pitää myös seuraavista pivot -taulukon opetusohjelmista:

• Päivämäärien ryhmittely Excel -pivot -taulukossa.
• Numeroiden ryhmittely Excelin pivot -taulukossa.
• Pivot -taulukon päivittäminen Excelissä.
• Lähdetietojen valmistelu pivot -taulukkoa varten.
• Excel -pivot -taulukon lasketun kentän lisääminen ja käyttäminen.
• Ehdollisen muotoilun käyttäminen Excel -pivot -taulukossa.
• Tyhjien solujen korvaaminen nollilla Excelin pivot -taulukoissa.