Tallentamattomien Excel -tiedostojen palauttaminen (kaikki vaihtoehdot + varotoimet)

Jos haluat palauttaa tallentamattoman Excel -tiedoston, napsauta tästä siirtyäksesi kaikkiin mahdollisiin vaihtoehtoihin, jotka sinun on saatava tiedosto takaisin.

Kerron teille lyhin kauhu tarina koskaan.

Excel kaatui!

Kuvittele, että työskentelet sen kiireellisen raportin tai erittäin tärkeän koontinäytön parissa, jossa olet tehnyt niin upeaa työtä. Olet ylpeä itsestäsi ja kaikesta kovasta työstä, jonka olet panostanut siihen.

Mutta unohdit tärkeän askeleen.

Et tallentanut Excel -tiedostoa (huohota !!!)

Okei, leikkaan draamaa ja siirryn suoraan asiaan.

Excelillä on taipumus kaatua, varsinkin kun tarvitset sitä. Jotenkin se tapahtuu pahimmalla mahdollisella hetkellä (ei sillä, että tähän olisi koskaan hyvä aika).

Tällaisessa tilanteessa ainoa vaihtoehto on yrittää palauttaa tallentamattomat Excel -tiedostot.

Joissakin tapauksissa Excel Gods hymyilee sinulle ja saat tiedoston, ja joissain tapauksissa et.

Tässä artikkelissa jaan kaiken, mitä on tiedettävä tallentamattomien Excel -tiedostojen palauttamisesta. Näytän myös sinulle tarvittavat varotoimet ja ennaltaehkäisevät toimenpiteet.

Ja jos haluat ehdottomasti varmistaa, ettei mikään mene pieleen, jaan myös VBA -koodin, joka tallentaa kopion Excel -tiedostostasi aikaleimalla aina, kun tallennat olemassa olevan tiedoston.

Aloitetaan!

Kaikki mahdolliset tavat palauttaa tallentamattomat Excel -tiedostot / tiedot

Excel (ja jopa Windows) on erittäin arvaamaton. Se voi kaatua milloin tahansa ja voi Excel -tiedostot sen kanssa.

On huono tilanne olla…

… Mutta on olemassa keinoja ratkaista tämä.

Excelissä on joitain toimintoja, joiden avulla se voi joissakin tapauksissa palauttaa tallentamattomat Excel -tiedostot tai tiedot.

Tässä on kolme tapausta, joissa Excelin sisäänrakennetut tarkistukset voivat auttaa tiedostojen/tietojen palauttamisessa:

1. Työskentelet uuden tiedoston kanssa (jota et ole vielä tallentanut) ja järjestelmä/Excel kaatuu.
2. Päivitit aiemmin tallennetun tiedoston ja Excel kaatuu ennen kuin voit tallentaa sen.
3. Teit virheen ja tallensit muutokset, mutta haluat nyt palata edelliseen versioon.

Katsotaanpa, miten käsitellä jokaista näistä.

Palauta uusi tallentamaton Excel -tiedosto (jota ei ole koskaan tallennettu)

Jos käsittelet jotain ja Excel kaatuu (tai järjestelmä kaatuu), voit silti palauttaa tallentamattoman tiedoston.

Huomautus: Tämä menetelmä toimii, koska Excelissä on sisäänrakennettu automaattinen tallennus ja automaattinen palautus. Se on oletusarvoisesti käytössä, joten sinun pitäisi pystyä käyttämään näitä menetelmiä tiedostojen palauttamiseen. Jos se ei ole käytössä, sinun on tehtävä se voidaksesi käyttää näitä toimintoja. Automaattisen tallennuksen ja automaattisen palautuksen ottaminen käyttöön käsitellään myöhemmin tässä artikkelissa.

Alla on ohjeet tallentamattoman Excel -tiedoston palauttamiseen:

1. Avaa uusi Excel -työkirja.
2. Napsauta "Tiedosto" -välilehteä
3. Napsauta 'Avaa'
4. Napsauta Viimeaikainen työkirja -vaihtoehtoa (vasemmassa yläkulmassa)
5. Napsauta "Palauta tallentamattomat työkirjat" -painiketta, joka on alareunassa
6. Selaa avautuvassa valintaikkunassa tallentamattomien työkirjojen luetteloa ja avaa haluamasi.
7. Tallenna tiedosto (käyttämällä Tallenna nimellä -vaihtoehtoa) toisella nimellä valitsemassasi paikassa.

Oletuksena Excel tallentaa kopion kaikista tallentamattomista tiedostoista seuraavaan paikkaan:

C: \ Käyttäjät \[YourSystemName]\ AppData \ Local \ Microsoft \ Office \ UnsavedFiles

Yllä olevassa osoitteessa sinun on korvattava [YourSystemName] järjestelmän nimellä (joka minun tapauksessani on Sumit).

Voit myös siirtyä suoraan tähän kansioon (johon tallennetaan Excel-tiedostojen tallentamattomat kopiot) avaamalla minkä tahansa selaimen ja kopioimalla ja liittämällä sen osoite (URL-osoitteen tilalle).

Kun avaat minkä tahansa tiedoston tästä kansiosta, näet ilmoituspalkin, joka kehottaa sinua tallentamaan sen.

Napsauta sitä ja tallenna se uuteen paikkaan valitsemallasi nimellä.

Huomautus: Oletuksena kaikki palautetut tallentamattomat tiedostot ovat XLSB -muodossa. Kun tallennat sen, varmista, että tallennat sen haluamassasi muodossa.

Tällä menetelmällä voit palauttaa luomasi, mutta koskaan tallentamattomat tiedostot.

Palauta päivitetyt Excel -tiedostot (edellinen versio tallennettiin)

Tätä menetelmää voidaan käyttää tiedostoihin, jotka olet tallentanut aiemmin, ja Excel kaatui (tai järjestelmä kaatui tai virta katkesi) työskennellessäsi.

Joten sinulla on edelleen aiemmin tallennettu tiedosto, mutta menetit tekemäsi muutokset.

Alla on ohjeet päivitetyn Excel -tiedoston palauttamiseen:

1. Avaa mikä tahansa Excel -työkirja.
2. Heti kun se avautuu, näet asiakirjan palautusruudun, jossa luetellaan kaikki tallentamattomat tiedostot. Lataa tiedot napsauttamalla mitä tahansa tiedostonimeä.
3. Kun saat haluamasi tiedot, tallenna tiedosto eri nimellä.

Vaihtoehtoisesti voit myös avata Excel -sovelluksen ja näet Näytä palautetut tiedostot -vaihtoehdon (kuten alla).

Voit napsauttaa sitä ja se avaa saman asiakirjan palautusruudun.

Palauta korvatut Excel -tiedostot / aiemmin tallennettu versio (Excelistä)

Vaikka yllä olevissa kahdessa menetelmässä voit syyttää Excelistä tai Windowsista kaatumisesta tai sähkökatkoksesta, tämä on puhtaasti sinun.

Näin on silloin, kun sinulla on tallennettu Excel -tiedosto ja päivität tiedot ja tallennat ne uudelleen.

Mutta päädyt tekemään joitain muutoksia, joita et halua nyt (tapahtuu minulle paljon).

Haluat todella saada edellisen version takaisin.

Vaikka et voi palata elämään ja korjata virheitäsi (paitsi jos sinulla on tietysti aikakone), voit tehdä sen Excel -laskentataulukoiden ihmeellisessä maailmassa.

Excel 2010: ssä ja sen jälkeisissä versioissa Excel sai sisäänrakennetun ominaisuuden, joka auttaa sinua saamaan aiemmat versiot.

Alla on ohjeet Excelin aiempaan versioon palaamiseen (vaikka olet päivittänyt ja tallentanut sen):

1. Napsauta Tiedosto -välilehteä.
2. Napsauta tietosivulla Hallinnoi työkirjaa, löydät kaikki tiedoston aiemmat versiot.
3. Napsauta versiota, jonka haluat palauttaa
4. Tallenna tiedosto (mieluiten uudella nimellä).

Kun valitset aiemmin tallennetun version ja avaat sen, Excel näyttää kehotteen alla kuvatulla tavalla. Voit napsauttaa Palauta saadaksesi valitsemasi edellisen version tai tallentaa sen uutena tiedostona eri nimellä.

Huomaa, että jotta tämä toimisi, sinun on varmistettava, että automaattinen palautus on käytössä. Vaikka se on yleensä käytössä oletusarvoisesti, voit tarkistaa ja varmistaa sen. Käsittelen automaattisen palautuksen ottamista käyttöön myöhemmin tässä opetusohjelmassa.

Kun on kyse tallentamattomien Excel-tiedostojen tai tietojen palauttamisesta, näitä kolmea Excelin sisäänrakennettua vaihtoehtoa voidaan käyttää.

Toinen tapa (jota suosittelen) on tallentaa tiedostot pilveen (OneDrive tai DropBox). Tämä vie paljon huolenaiheita, koska pilvipalvelut säilyttävät tiedostojesi aiemmat versiot.

Palauta korvatut Excel -tiedostot / aiemmin tallennettu versio (pilvestä - OneDrive / DropBox)

Jos sinulla on tapana tallentaa Excel -tiedostosi pilveen - käyttämällä OneDrive- tai DropBox -palveluja, sinun ei tarvitse luottaa täysin Exceliin tallentamattomien tiedostojen tai kadonneiden tietojen palauttamisessa.

Nämä pilvipalvelut säilyttävät myös Excel -tiedostojen aiemmat versiot.

Näytän sinulle, miten saat aiemmat versiot OneDrivesta ja DropBoxista. Olen varma, että tällaisia ​​toimintoja on paljon enemmän.

Excel -tiedoston edellisen version hakeminen OneDrivesta

Saat Excel -tiedoston edellisen version napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella Onedriven nykyistä versiota ja napsauttamalla Versiohistoria.

Tämä avaa tiedoston ja näet kaikki tiedoston aiemmat versiot vasemmanpuoleisessa ruudussa.

Napsauta haluamaasi versiota. Se näyttää tiedoston sisällön ja antaa sinulle myös mahdollisuuden ladata tai palauttaa tiedosto.

Excel -tiedoston edellisen version hakeminen DropBoxista

Aivan kuten OneDrive, DropBox säilyttää myös Excel -tiedostojen aiemmat versiot, joita voit tarkastella uudelleen ja ladata.

Saat aiemmat versiot siirtymällä Dropbox-verkkoportaalin tiedostoon ja napsauttamalla sen tiedoston kolmea pistettä, joiden aiemmat versiot haluat nähdä.

Napsauta Versiohistoria -vaihtoehtoa.

Tämä näyttää kaikki kyseisen tiedoston versiot. Voit avata ja ladata tämän version DropBoxista.

Jos olet asentanut DropBox -kansion järjestelmääsi ja pidät tiedostosi siellä, voit yksinkertaisesti napsauttaa mitä tahansa tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja napsauttaa versiohistoriaa.

Tämä vie sinut DropBoxin verkkoversioon, jossa voit nähdä ja ladata kaikki tiedoston versiot.

Varotoimet tallentamattomien tiedostojen helpon palauttamisen mahdollistamiseksi

Vaikka Excelissä on joitakin oletusasetuksia, jotka varmistavat, että sinulla on hyvät mahdollisuudet palauttaa Excel -tiedostot, on silti hyvä käytäntö varmistaa, että kaikki on otettu käyttöön.

Ota käyttöön automaattinen tallennus ja automaattinen palautus

Varmistaaksesi, että Excel tallentaa tiedostosi automaattisesti ja näyttää palautusvaihtoehdot, sinun on otettava nämä käyttöön.

Vaikka sen pitäisi olla oletusarvoisesti käytössä, jos se ei ole, voit tehdä sen manuaalisesti.

Seuraavat vaiheet ottavat käyttöön automaattisen tallennuksen ja automaattisen palautuksen toiminnot Excelissä:

1. Napsauta "Tiedosto" -välilehteä
2. Napsauta "Asetukset"
3. Napsauta Excel -asetukset -valintaikkunassa Tallenna (se on valintaikkunan vasemmassa ruudussa).
4. Varmista, että seuraavat asetukset ovat käytössä (kuten alla).

Selitän nopeasti, mitä nämä vaihtoehdot tarkoittavat:

• Tallenna automaattisen palautuksen tiedot X minuutin välein: Tämä vaihtoehto varmistaa, että tiedostosi tallennetaan 5 minuutin välein (tai mitä tahansa tässä määritettyä aika -arvoa). Tämä on oletuksena 10 minuuttia ja olen muuttanut sen 5 minuutiksi. Voit halutessasi pienentää tätä vielä.
• Säilytä viimeinen AutoRecovered -versio, jos suljen sen tallentamatta: Tämä varmistaa, että jos Excel/järjestelmä kaatuu tai suljet tiedoston tallentamatta, tallennetaan versio, joka voidaan palauttaa automaattisesti.
• Automaattisen palautuksen tiedoston sijainti: Tämä on oletuspaikka, johon automaattisesti palautetut tiedostot tallennetaan. Voit muuttaa tätä, jos haluat.

Huomautus: Jos sinulla on valtava tiedosto, jossa on paljon kaavoja ja kaavioita, sen tallentaminen 5 minuutin välein johtaa uudelleenlaskentamiseen ja järjestelmän mahdolliseen jäädyttämiseen. Jos et halua sitä, voit valita pidemmän ajan (tai muuttaa laskentatilan manuaaliseksi).

Luo automaattisesti varmuuskopio tallennetusta Excel -tiedostosta

Vaikka automaattisen tallennuksen ja automaattisen palautuksen asetukset ovat hyödyllisiä, kun unohdat tallentaa tiedostot ja järjestelmän kaatumiset, automaattinen varmuuskopiointi luo kopion tiedostosta aina, kun tallennat sen.

Jos esimerkiksi työskentelen tiedoston nimeltä Test.xlsx ja tallennan sen kansioon, tämä luo automaattisesti kopion nimeltä "Backup of Test.xlk"

Nyt kun tallennan testitiedoston, kaikki muutokset tallennetaan myös varmuuskopioon.

Tästä voi olla hyötyä, jos teet joitakin muutoksia tallennettuun tiedostoon ja haluat kumota sen. Tässä tapauksessa voit käyttää sen sijaan varmuuskopiota.

Tai jos tiedosto kaatuu tai vioittuu, saat varmuuskopion, joka sisältää viimeksi tallennetun sisällön.

Alla on vaiheet, joilla voit ottaa työkirjan automaattisen varmuuskopioinnin käyttöön:

1. Napsauta Tiedosto -välilehteä.
2. Napsauta Tallenna nimellä
3. Avaa Tallenna nimellä -valintaikkuna napsauttamalla Selaa.
4. Napsauta Tallenna nimellä -valintaikkunassa Työkalut -vaihtoehtoa (se on valintaikkunan oikeassa alakulmassa).
5. Napsauta "Yleiset asetukset".
6. Valitse Yleiset asetukset -valintaikkunassa Luo aina varmuuskopio.
7. Napsauta OK.
8. Tallenna tiedosto haluamaasi kansioon/sijaintiin.

Nyt kun tallennat tämän tiedoston, tarkka kopio tallennetaan esikorjauksella "Varmuuskopio".

Tässä on muutamia tärkeitä asioita, jotka sinun on tiedettävä tämän automaattisen varmuuskopiointitoiminnon käyttämisestä Excelissä:

• Tämä on työkirjan tason asetus. Tämä tarkoittaa, että jos otat sen käyttöön yhdelle työkirjalle, se toimii vain kyseisessä työkirjassa. Jos haluat sen toimivan myös muille, sinun on otettava se käyttöön manuaalisesti.
• Tämä on eri asia kuin automaattinen palautus ja automaattinen tallennus. Nämä ovat itsenäisiä asetuksia, eikä yhden määrittäminen vaikuta toiseen. Joten sinulla voi olla työkirja, jossa automaattinen palautus, automaattinen tallennus ja automaattinen varmuuskopiointi toimivat.
• Varmuuskopiotiedosto tallennetaan .XLK -tunnisteella. Tämä on varmuuskopiotiedostojen laajennus, ja saatat nähdä kehotteen, kun avaat tämän tiedoston. Napsauta vain Kyllä ja se avaa varmuuskopiotiedoston.
• Varmuuskopiotiedosto on aina yksi versio päätiedostosi takana (paitsi aika, jonka tallennat sen ensimmäistä kertaa). Jos esimerkiksi luot uuden tiedoston ja otat sen varmuuskopion käyttöön ja teet joitain muutoksia ja tallennat sen. Tämä tallentaa uuden tiedoston ja sen varmuuskopion. Tässä vaiheessa molemmat tiedostot (päätiedosto ja varmuuskopio) ovat täsmälleen samat. Jos teet joitain muutoksia päätiedostoon ja tallennat sen kerran, sitä ei tallenneta varmuuskopiotiedostoon. Mutta jos tallennat sen uudelleen, se tehdään myös varmuuskopiotiedostossa.

Automaattinen varmuuskopiointi on hyvä ominaisuus, koska se antaa sinulle tiedoston viimeisen tallennetun version, jos teet joitain ei-toivottuja muutoksia ja tallennat tiedoston. Voit käyttää varmuuskopiotiedostoa saadaksesi version ennen viimeistä tallennettua versiota.

Tallenna Excel-työkirjan aikaleimattu kopio automaattisesti

Vaikka kaikki tähän asti käsitellyt menetelmät perustuvat Excelin sisäänrakennettuihin ominaisuuksiin, voit myös käyttää lyhyttä VBA-koodia varmistaaksesi, että et menetä työtäsi koskaan.

VBA -koodilla voit tallentaa aikaleimatun kopion Excel -tiedostostasi heti, kun tallennat sen (tai suljet sen).

Tämä varmistaa, että sinulla on aina kaikki aiemmat versiot ja voit palata ja palauttaa tiedoston, jos sotket. Lisäksi koska nämä ovat aikaleimattuja, voit helposti löytää haluamasi version (tai missä olet sotkenut).

Alla on koodi, joka luo aikaleimatun kopion työkirjasta heti, kun tallennat sen:

Yksityinen alityökirja_BeforeSave (ByVal SaveAsUI Booleanina, Peruuta Booleanina) Application.ScreenUpdating = False Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Käyttäjät \ sumit \ Desktop \ Test \"ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Nyt" dd-mm-yyyy hh: mm: ss ") &" "& ActiveWorkbook.Name Application.ScreenUpdating = Todellinen loppuosa

Huomaa, että sinun on määritettävä sen kansion sijainti, johon haluat tallentaa varmuuskopiot (muuta yllä olevassa koodissa lihavoituna korostettua polkua).

Tämä voi tarkoittaa, että saat paljon kopioita, mutta se voi olla valtava hengenpelastaja, kun työskentelet kriittisten projektien parissa.

Voit käyttää samanlaista koodia kopion tallentamiseen ennen työkirjan sulkemista (kopion tallentamisen sijaan joka kerta, kun tallennat).

Private Sub Workbook_BeforeClose (Peruuta Booleanina) Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Nyt "dd-mm-yyyy hh-mm-ss") & "" & ActiveWorkbook.Name End Sub

Sinun täytyy laittaa tämä koodi ThisWorkbook -koodi -ikkunaan.

Voit tehdä tämän avaamalla VB -editorin (pikanäppäin - ALT + F11) ja kaksoisnapsauttamalla tämän työkirjan objektia projektinhallinnassa.

Korruptoituneiden Excel -tiedostojen korjaaminen

Jos löydät vioittuneen Excel -tiedoston, voit tehdä muutamia asioita.

Ensinnäkin voit käyttää Excelissä sisäänrakennettua korjausvaihtoehtoa.

Alla on ohjeet viallisen tiedoston palauttamiseen korjaamalla se:

1. Avaa Excel -sovellus.
2. Napsauta "Tiedosto" ja sitten "Avaa" (tai käytä pikanäppäintä Control + O).
3. Napsauta Selaa -painiketta.
4. Valitse avautuvasta valintaikkunasta vioittunut tiedosto.
5. Napsauta pientä alaspäin osoittavaa kolmioa Avaa -painikkeessa (kuten alla).
6. Napsauta Avaa ja korjaa.
7. Excel näyttää kehotteen alla kuvatulla tavalla. Napsauta Korjaa.

Jos olet onnekas, kaikki sujuisi ja voit palauttaa tiedot vioittuneesta tiedostosta.

Jos korjausvaihtoehto ei toimi, noudata yllä olevia vaiheita vaiheeseen 5 asti ja napsauta sitten Korjauksen sijasta "Poimi tiedot". Excel kysyy, haluatko muuntaa arvoiksi vai palauttaa kaavat.

Voit kokeilla mitä tahansa sinulle sopivaa vaihtoehtoa. Excel yrittää poimia niin paljon tietoja kuin mahdollista ja luo uuden työkirjan poimituista tiedoista.

Jos tämäkään ei toimi. saatat joutua turvautumaan kolmannen osapuolen työkaluihin vioittuneiden Excel-tiedostojen palauttamiseksi.